Qué hacer cuando sospecha que un empleado le puede estar robando

Aquí hay algunas  estadísticas aleccionadoras  para los propietarios de pequeñas empresas: el 75 por ciento de los empleados admite haber robado a su empleador al menos una vez y el 38 por ciento dice haber robado dos o más veces. En 2015, los empleados que robaron tomaron un promedio de $ 175,000 de empresas de todos los tamaños, una pérdida que muchas pequeñas empresas no pueden sobrevivir. De hecho, se estima que un tercio de todas las pequeñas empresas quebran debido al robo de los empleados.

Dada la probabilidad de que se enfrente al robo de un empleado como propietario de una pequeña empresa, debe considerar prepararse para responder. Los pasos en falso pueden perturbar su lugar de trabajo y dar lugar a demandas, agravando una situación que ya es difícil.

Consejos para detectar y manejar el robo de empleados

Estas pautas pueden ayudarlo a tomar medidas sabias y prudentes cuando crea que un empleado ha robado su negocio.

Conozca las señales

El robo por parte de los empleados puede tomar muchas formas, desde el robo de efectivo y mercadería hasta el tiempo de relleno y la comisión de fraude, y puede ser difícil de detectar. Su primer paso es estar alerta a los signos reveladores, como:

• Una caída inexplicable de las ganancias
• Caja chica que se agota rápidamente
• Falta inventario
• Discrepancias de nómina y gastos
• Gastos de viaje indebidos
• Suministros de oficina que desaparecen

También tenga cuidado con los empleados que trabajan hasta tarde y nunca se toman vacaciones. Pueden ser el lugar de trabajo ideal (a diferencia de aquellos que siempre llaman para informar  que están enfermos ), pero podrían ser los perpetradores del robo junto con aquellos cuyo estilo de vida e ingresos no coinciden.

Evaluar la situación

A menos que descubra a un empleado con las manos en la masa, es importante no sacar conclusiones precipitadas sobre un presunto robo y quién es el responsable. Un empleado acusado falsamente podría demandarlo por difamación.

Empiece por hacer un balance de los detalles:

• ¿Qué fue robado?
• Si faltan artículos, ¿podrían haber sido extraviados o llevados por accidente?
• ¿Cuál es el costo para su negocio?
• ¿Cuándo ocurrió el incidente? ¿Fue un trato único o ha persistido en el tiempo?
• ¿Quién crees que es el responsable?

(Escuche la discusión del podcast:  Qué hacer cuando sospecha que un empleado le puede estar robando )

Realice una investigación exhaustiva

Si está convencido de que ha ocurrido un robo, realice una investigación exhaustiva para reunir las pruebas que necesita para probar su caso más allá de toda duda razonable. Consulte a su abogado para obtener orientación y siga estos pasos sin demora:

1. Empiece de inmediato para que no se agoten los plazos de prescripción. Estos varían según el estado y el valor de la pérdida; su abogado puede aconsejarle sobre el plazo que se aplica a su caso.
2. Si el robo es complejo o sustancial, contrate a un experto externo, como un contador forense capacitado, para que lo ayude en la investigación. Un forastero traerá no solo el conocimiento especializado que necesita, sino también una perspectiva neutral.
3. Recopile todos los documentos y pruebas relevantes, desde registros financieros y archivos de personal hasta registros contables y videos de vigilancia.
4. Reúna las perspectivas de los testigos a través de entrevistas personales. Antes de reunirse, formule las preguntas que desea hacer para asegurarse de cubrir todos los puntos clave. Toma notas detalladas.
5. Establezca pautas de confidencialidad para todos los que participen en la investigación, incluidos los investigadores y los empleados. Esto ayudará a prevenir filtraciones y minimizará el temor a represalias entre los empleados que revelen información confidencial.
6. Para corroborar la evidencia que ha recopilado hasta la fecha, presente su caso al empleado que sospecha de robo. Deje en claro al empleado que esta es una entrevista preliminar para capturar su versión de la historia, no para obtener una confesión. Concéntrese en los hechos y comuníquese de manera respetuosa e imparcial.
7. Documente sus hallazgos en un informe escrito detallado y reúna las firmas de quienes participaron en la investigación. Juntos, estos constituyen una forma sólida de evidencia que puede ayudarlo a defender su caso en un tribunal de justicia y puede defenderse contra cualquier acción tomada por el acusado que pretenda despido injustificado o difamación.

Conoce la ley

Al investigar el robo de un empleado, siempre tenga en cuenta estas restricciones legales con respecto a la privacidad de los empleados:

• Es un delito federal hacer escuchas telefónicas o grabar las comunicaciones de otros sin la aprobación del tribunal o el consentimiento previo de una de las partes. También es ilegal usar o divulgar información adquirida de esta manera.
• Las cámaras de video generalmente están permitidas siempre que no utilicen audio y los empleados sean notificados de la actividad de vigilancia.
• Algunos estados tienen limitaciones adicionales sobre cómo y dónde se puede monitorear a los empleados. Consulte con su agencia laboral estatal para asegurarse de que sus acciones cumplan con la ley.

Otras consideraciones legales se aplican a la forma en que realiza su investigación. Si utiliza un enfoque demasiado agresivo, un empleado puede afirmar que le infligió angustia emocional intencionalmente. Si sospecha, acusa o despide a un empleado basándose en la sospecha de robo sin pruebas claras, puede ser demandado por difamación.

Conozca la consecuencia adecuada

Una vez que tenga evidencia del robo, su alcance y el culpable, determine el castigo que se adapta al crimen. Para ofensas graves, como fraude con un alto valor en dólares, la rescisión puede ser su única opción. Solo asegúrese de seguir todas las  regulaciones que rigen el despido de empleados . También puede optar por denunciar el asunto a la policía y presentar cargos penales. En caso de hurto menor, una advertencia por escrito, un período de prueba y una restitución pueden ser suficientes.

Presentar las pruebas y las medidas disciplinarias al empleado en una reunión confidencial. Tenga a otra persona en la habitación para disuadir cualquier agresión que pueda surgir.

Evite el robo de empleados

La mejor manera de responder al robo de los empleados es evitar que ocurra en primer lugar:

• Tenga cuidado al contratar. Insista en las referencias y valídelas. Exigir verificaciones de antecedentes penales de todos los empleados nuevos.
• Implemente controles internos para salvaguardar sus activos. Deberes contables separados para que ningún empleado sea responsable tanto del registro como del procesamiento de una transacción. Restrinja el acceso a sus activos y sistemas contables.
• Desarrollar políticas y procedimientos relacionados con el fraude y detallar las medidas disciplinarias por violaciones. Capacite a los empleados sobre estos temas anualmente. 
• Supervise a sus empleados y operaciones para mantener a su personal honesto, pero aléjese de la  microgestión de empleados a  menos que sea bienvenido o necesario.
• Realice auditorías financieras de rutina.
• Compruebe el stock y el equipo de forma regular.
• Proporcione un medio anónimo para que los empleados denuncien actividades sospechosas.

El robo por parte de los empleados puede ser una carga importante para su negocio. Las medidas preventivas, la vigilancia continua y una respuesta rápida y completa a cualquier incidente sospechoso pueden ayudarlo a mantener su negocio resistente y sus empleados honestos.