Business profitable

Cómo crear un plan de recuperación ante desastres para su pequeña empresa

Cualquier pequeña empresa puede verse trastornada por un desastre inesperado, pero tener un plan en marcha puede ayudarlo a volver al negocio.

Una ventisca, un huracán, una tormenta eléctrica, un tornado o un incendio forestal podrían afectar su negocio y cerrarlo durante horas, días, semanas o incluso de forma permanente.

La falta de planificación contribuye a una estadística sorprendente: hasta el 25 por ciento de las pequeñas empresas nunca vuelven a abrir después de un desastre importante, según la Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU. Ponerse en funcionamiento de nuevo rápidamente es fundamental para la supervivencia de la empresa. Las estadísticas muestran que el 90 por ciento de las empresas que no vuelven a abrir después de un desastre dentro de los cinco días finalmente fracasan.

En los últimos años, las pequeñas empresas se han visto afectadas por el huracán Sandy que azotó la costa este, un tornado en Joplin, Missouri, e incendios forestales en California, así como muchas catástrofes menores. Incluso una pequeña tormenta que provoque un corte de energía puede paralizar temporalmente su negocio.

Sin embargo, contar con una cobertura de seguro comercial adecuada  y contar con estrategias de gestión de crisis ayudarán a su empresa a capear cualquier tormenta.

La Administración de Pequeñas Empresas y otras organizaciones ofrecen una variedad de recursos que pueden ayudarlo a crear un plan de desastre para pequeñas empresas para que su empresa pueda recuperarse y, si se ve obligado a cerrar temporalmente, volver a atender a los clientes o clientes rápidamente.

Cómo crear un plan de recuperación ante desastres para su pequeña empresa

11 pasos para crear un plan de acción ante desastres para su empresa

Es importante crear un plan escrito y actualizarlo anualmente. Aquí hay 11 acciones que los propietarios de pequeñas empresas deben tomar para planificar un desastre:

Empiece con una lista de verificación. 

Una lista de verificación de desastres para empresas ofrece una descripción general de los componentes de un plan de recuperación para pequeñas empresas. Téngalo a mano mientras crea su plan y marque cada acción completada para asegurarse de no perder ningún paso crucial. Una lista de verificación debe incluir secciones sobre comunicaciones, datos, empleados, operaciones y seguridad.

Prepárate para los riesgos. 

Conozca los tipos específicos de peligros que probablemente enfrentará su empresa y qué hacer durante e inmediatamente después de estos desastres. Revise una  lista de verificación  específica para los desastres que puede enfrentar en su área, como una lista de verificación de terremotos, una lista de verificación de huracanes, una lista de verificación de tornados, una lista de verificación de incendios forestales y una lista de verificación de clima invernal. Conozca los sistemas de alerta que se utilizan en su comunidad y designe lugares para que usted y sus empleados busquen refugio si es necesario. Para asegurarse de recibir una alerta inmediata sobre cualquier problema inminente, compre una radio meteorológica NOAA con una función de alerta de tono, recomienda la Cruz Roja. Esto le advertirá las 24 horas del día sobre desastres naturales, otros peligros como derrames químicos o de petróleo y cortes temporales del 911 en su área.

Obtenga ayuda de expertos en desastres. 

Inscríbase en el  programa de clasificación de preparación de la  Cruz Roja , que puede brindar capacitación sobre preparación comercial para ayudarlo a asegurarse de que está listo para enfrentar una catástrofe climática u otro desastre. Los expertos pueden tener recomendaciones para hacer que su negocio sea más seguro, como instalar persianas para proteger las ventanas y luces de emergencia económicas que se encienden durante cortes de energía. Asegúrese de que su pequeña empresa esté debidamente protegida por un seguro comercial y verifique también el seguro de continuidad comercial, recomienda la Cruz Roja.

Crea un kit de emergencia. 

Usted, sus empleados y clientes podrían quedarse atascados en su negocio inesperadamente debido al clima extremo o incluso a un incidente extraño como un derrame de materiales peligrosos de un camión volquete. Una pequeña empresa debe tener un  equipo de emergencia que  contenga suficientes alimentos no perecederos, agua embotellada y otros suministros para que duren varias personas durante 72 horas. Su botiquín debe incluir un abrelatas, linternas y baterías adicionales, suministros de primeros auxilios y un libro de referencia de primeros auxilios.

Designe un equipo de recuperación. 

Elija un pequeño grupo de empleados que tomarán medidas inmediatamente después de un incidente. Asigne a un empleado para que sea el administrador de crisis y elija un administrador de crisis de respaldo. Asigne a otros empleados para que trabajen en el equipo de recuperación. Reúnase con estos empleados para describir claramente sus funciones y responsabilidades.

Considere las comunicaciones. 

Desarrolle un plan de comunicaciones de crisis para su negocio. Cree un árbol de comunicación de empleados, proporcione copias a los empleados y almacene una copia adicional fuera de su negocio. Ofrezca múltiples modos de comunicación, incluidos correo electrónico, llamadas telefónicas y mensajes de texto, y considere mantener walkie-talkies a batería como respaldo. Reúna los números de emergencia, incluida la compañía de seguros de su pequeña empresa, el electricista, el plomero, la lista de clientes y los contactos de los medios, y almacene esa información fuera del sitio. También configure el desvío de llamadas programable para los teléfonos de su empresa en caso de que un desastre le impida llegar a la oficina. De esta forma, puede desviar llamadas de forma remota a otro teléfono.

Identificación de funciones comerciales críticas. 

Cada negocio es diferente, por lo que es importante identificar las funciones críticas de su negocio. Asignar a cada función empresarial una prioridad: alta, media y baja. Decida cuánto tiempo de inactividad es aceptable para cada función. Por ejemplo, una función comercial crítica de una empresa de embalaje personalizado sería cumplir con los pedidos de cajas. Una función comercial crítica para una pequeña cooperativa de crédito sería abrir nuevas cuentas corrientes para los clientes.

Planifique proteger sus datos. 

Su pequeña empresa depende de los datos, por lo que necesita un  sistema de respaldo de datos y recuperación de desastres , también conocido como BDR. Esto lo protegerá no solo en caso de un desastre natural o incendio, sino también si es víctima de un ciberataque. Un BDR asegura que una catástrofe no borre sus datos y ayuda a minimizar el tiempo de inactividad causado por problemas de datos. La protección de sus datos es crucial porque el 90 por ciento de las empresas que sufren una interrupción del centro de datos que dura más de una semana nunca vuelven a abrir. Para configurar un BDR, busque un proveedor de servicios que tenga una sólida reputación, soporte las 24 horas y la capacidad de crecer con su negocio, recomienda el consultor tecnológico Larry Alton en Entrepreneur.com. Asegúrese de que sus registros fiscales y financieros se guarden de forma segura.

Documente su equipo.

Al igual que en casa, es fundamental hacer una lista detallada con fotos o una grabación de video de los contenidos de su negocio, especialmente computadoras y otros equipos valiosos. Este registro ayudará a facilitar el proceso de reclamaciones de seguros. Guarde este registro de forma segura para que pueda acceder a él desde fuera de su empresa.

Prepárate para la recuperación. 

¿Qué ayuda estará disponible para su empresa después de un desastre? Si está adecuadamente cubierto por un seguro comercial, su aseguradora puede desempeñar un papel importante para ayudarlo a que su negocio vuelva a funcionar. Sin embargo, si necesita un poco de ayuda adicional, puede solicitar un  préstamo comercial por desastre físico  del gobierno federal. Estos préstamos de hasta $ 2 millones, disponibles para empresas elegibles en un área de desastre declarada, pueden ayudarlo a reparar o reemplazar artículos cruciales para su pequeña empresa, incluidos equipos, maquinaria e inventario.

Asegúrese de que todos los sistemas funcionen. 

Revise periódicamente el plan de desastres de su pequeña empresa, asegúrese de que toda la información esté actualizada y realice pruebas para garantizar que todos los sistemas de respaldo funcionen según lo planeado. Realice sesiones de capacitación periódicas para que todos los empleados sepan exactamente qué hacer si ocurre un desastre.

Tomarse el tiempo para preparar, revisar y actualizar su plan de emergencia según sea necesario aumenta en gran medida las probabilidades de que su pequeña empresa pueda enfrentar una catástrofe y permanecer abierta al público.

Deja una respuesta

Su dirección de correo electrónico no será publicada.