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Lo que necesita saber antes de arrendar una propiedad comercial para su pequeña empresa

Encontrar un espacio para pequeñas empresas en alquiler implica más que encontrar la ubicación perfecta a un precio asequible. Las empresas también deben firmar un contrato de arrendamiento, que es un documento complejo que generalmente favorece al propietario y el éxito de una empresa puede depender de las disposiciones del contrato de arrendamiento.

Pero los términos de un contrato de arrendamiento suelen ser flexibles y, con un poco de conocimiento, puede negociar términos que funcionen tanto para usted como para el propietario.

Cosas que debe saber y cómo negociar un contrato de arrendamiento comercial

Encontrar un espacio para alquilar para una pequeña empresa es emocionante, pero los contratos de arrendamiento pueden ser complicados y no deben firmarse sin comprender primero todo lo que se incluye. Estas son áreas clave a considerar antes de firmar en la línea de puntos.

Pies cuadrados

La mayoría de los arrendamientos comerciales se cotizan sobre la base del pie cuadrado rentable (RSF). Esto incluye los pies cuadrados de sus instalaciones privadas, o pies cuadrados utilizables (USF), más una parte proporcional de las áreas comunes del edificio (si se comparte con otros inquilinos) como vestíbulos, escaleras, pasillos y baños. El  espacio RSF versus el espacio USF es una distinción importante de entender, ya que habrá una diferencia entre los pies cuadrados que usa y los pies cuadrados por los que se le cobra cuando alquila espacio de oficina para una pequeña empresa.

Al evaluar diferentes propiedades, mida el USF usted mismo o pregunte al propietario por las dimensiones. Esto le permitirá determinar y comparar con precisión el tamaño y los costos de las instalaciones que potencialmente ocupará su negocio.

¿Cómo funcionan los arrendamientos comerciales? 

Es importante comprender los arrendamientos comerciales antes de alquilar un espacio de oficina para una pequeña empresa. El tipo de arrendamiento, los términos del arrendamiento y las disposiciones de terminación anticipada son partes importantes de un arrendamiento comercial y son relevantes para la forma de negociar la construcción del arrendamiento comercial.

Tipos de arrendamiento 

Los arrendamientos comerciales generalmente se dividen en una de las  tres categorías principales  según la forma en que los gastos operativos del edificio se transfieren a los inquilinos:

  • Arrendamiento bruto o de servicio completo.  Usted paga una tarifa plana mensual de la cual el propietario paga todos los gastos operativos, incluidos los servicios públicos, los impuestos a la propiedad y el mantenimiento. Esta es una opción simple y conveniente para los inquilinos. Solo asegúrese de comprender el alcance de los gastos incluidos en el contrato de arrendamiento. Por ejemplo, ¿se proporcionan servicios de limpieza? ¿Hay calefacción y aire acondicionado disponibles 24 horas al día, 7 días a la semana? ¿Existe un límite en el uso de electricidad y, de ser así, cómo se le cobrará por el exceso? Todos estos términos deben estar detallados en el contrato de arrendamiento, para que no haya sorpresas en el futuro.
  • Arrendamiento neto.  En un arrendamiento neto, los impuestos, el seguro y el mantenimiento del edificio se comparten entre el propietario y los inquilinos de una de tres maneras. Con un solo contrato de arrendamiento neto, pagará el alquiler mensual, así como los impuestos a la propiedad, mientras que el propietario paga el resto. Con un contrato de arrendamiento neto doble, pagará el seguro junto con los impuestos y el alquiler. Con un arrendamiento neto triple, pagará impuestos, seguros y costos de mantenimiento del edificio además del alquiler base. Si comparte el edificio con otros inquilinos, los gastos que asume se prorratean en función de su parte de los pies cuadrados del edificio.
  • Arrendamiento bruto modificado.  Este tipo de arrendamiento es un cruce entre un arrendamiento neto y un arrendamiento bruto. Por lo general, tendrá un contrato de arrendamiento bruto, pero será responsable de ciertos gastos acordados, como servicios de limpieza, electricidad o reparaciones menores. El arrendador asumirá el pago del resto.

Antes de alquilar un espacio de oficina para una pequeña empresa y firmar un contrato de arrendamiento, asegúrese de comprender el tipo de contrato de arrendamiento, quién pagará qué y el posible alcance de los costos que acepta asumir. Pida ver ejemplos de los gastos que se espera que pague y negocie topes para minimizar los gastos inesperados.

espacio para pequeñas empresas en alquiler

Plazo del arrendamiento

La mayoría de los propietarios prefieren contratos de arrendamiento a largo plazo de cinco a diez años, o más, para mantener las vacantes al mínimo. Es posible que obtenga el mejor trato con un contrato de arrendamiento a largo plazo, pero puede convertirse en una responsabilidad costosa si cierra el negocio o se queda pequeño antes de que finalice el plazo. Un  contrato de arrendamiento de uno a dos años  con una opción de renovación ofrece la flexibilidad que sus pequeñas empresas pueden necesitar, hasta que esté seguro de su éxito y estabilidad.

Trate de establecer un límite en los aumentos en el alquiler que el propietario pueda esperar, ya sea anualmente o al renovar su contrato de arrendamiento, para mantener el espacio asequible.

Terminación anticipada

Si necesita rescindir su contrato de arrendamiento por cualquier motivo, solicite incluir  disposiciones  que le permitan hacerlo de la manera más sencilla posible, que incluyen:

  • El derecho a transferir o “ceder” su contrato de arrendamiento si vende su negocio. Esto permite que el nuevo propietario de su empresa permanezca en el mismo espacio.
  • La capacidad de subarrendar todo o una parte de su espacio si no puede pagar el alquiler o necesita mudarse a un espacio más grande.

Además, considere negociar cualquier sanción por adelantado si necesita rescindir el contrato de arrendamiento antes de que finalice el plazo.

Tus vecinos 

Los inquilinos cercanos pueden tener un impacto significativo en su negocio y pueden ser términos de negociación. Si su negocio depende de un negocio cercano para atraer tráfico peatonal, una cláusula de coarrendamiento le permitirá romper el contrato de arrendamiento si ese inquilino se va y no es reemplazado dentro de un cierto período de tiempo.

Y si prefiere que su arrendador no alquile un espacio cercano a un negocio que compita con el suyo, solicite una cláusula de uso exclusivo.

Cómo negociar un arrendamiento comercial, construir y realizar mejoras 

Si necesita modificar el espacio para que se adapte a las necesidades de su negocio, negocie un contrato de arrendamiento comercial y la inclusión de disposiciones de  “construcción”  en el contrato de arrendamiento que especifiquen:

  • Las mejoras que se realizarán en el espacio de alquiler de pequeñas empresas
  • Qué parte pagará las mejoras (en los arrendamientos a más largo plazo, el arrendador puede asumir el costo)
  • Quién será el propietario de las mejoras (normalmente, el propietario)
  • Si el inquilino (usted) tendrá que devolver el espacio a su estado original cuando expire el contrato de arrendamiento

Asistencia profesional 

Un corredor de bienes raíces puede ayudarlo a encontrar un espacio para pequeñas empresas en alquiler y resolver las complejidades de un contrato de arrendamiento. Sin embargo, tenga en cuenta que el propietario normalmente paga la comisión del corredor. Esto significa que, si bien no tiene ningún costo para usted, podría beneficiarse de la perspectiva imparcial de un abogado con experiencia en bienes raíces comerciales.

Un arrendamiento comercial es un documento legal y vinculante. Al comprender los términos y evaluarlos detenidamente, estará preparado para negociar un acuerdo que no solo satisfaga sus necesidades de espacio de oficina, sino que proteja sus intereses comerciales a lo largo del tiempo.

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