3 formas sencillas de llevar su pequeña empresa sin papel

Cada vez más empresas se están moviendo hacia la eliminación total del papel. Y aparte de la ligera curva de aprendizaje y la pequeña inversión inicial en tiempo y dinero, prácticamente no hay inconvenientes en administrar un negocio sin papel. Un negocio sin papel le permite:

• Reducir la necesidad de contenedores y espacio de almacenamiento físico
• Proteja la información y los datos importantes de daños físicos provocados por eventos como un incendio o una inundación
• Acelere las operaciones y aumente la eficiencia
• Brindar a los clientes y clientes un mejor servicio

Tres tecnologías que le ayudarán a pasar a la industria del papel

Hacer el cambio de archivadores a almacenamiento en la nube puede ser abrumador. Aquí hay tres tecnologías líderes que debe considerar si desea aprovechar los beneficios de un negocio sin papel.

1. Facturación electrónica

Ya sea que su empresa pague sus propias facturas o envíe facturas a clientes y clientes, ir por la ruta sin papel es una gran idea. Probablemente tenga varias facturas que pague cada mes. No dejes que escribir cheques y lamer sobres ocupe todo un sábado. En su lugar, opte por el pago de facturas en línea. Por lo general, puede configurarlo para pagar sus facturas habituales cada mes. Por ejemplo, puede pagar automáticamente  el seguro de su empresa en línea,  así como otros gastos de rutina como facturas de servicios públicos de oficina y compensación laboral para sus empleados.

Del mismo modo, brindar la conveniencia del pago de facturas en línea a sus clientes es algo que probablemente apreciarán mucho. Por ejemplo, muchas peluquerías conocedoras de la tecnología ahora tienen opciones de programación en línea que permiten a los clientes pagar antes de su cita. Esto ayuda a acelerar su proceso, haciendo que los clientes entren y salgan de sus tiendas más rápidamente. También es increíblemente conveniente para el cliente.

Square y PayPal son dos opciones populares para cobrar pagos sin papel de los clientes. Ambas opciones permiten la integración con su tienda en línea y pueden enviar facturas a clientes y clientes. Con la tecnología de pago sin papel, no solo puede evitar ir al banco para depositar cheques, sino que automáticamente tendrá un registro digital de sus finanzas.

2. Uso compartido en la nube

Las plataformas de intercambio de archivos basadas en la nube se están convirtiendo en un elemento básico del negocio sin papel. Estas plataformas permiten a los usuarios almacenar casi cualquier tipo de datos en un servidor remoto alojado por una empresa de terceros.

Por ejemplo, si su empresa tiene cinco empleados y todos están trabajando en el desarrollo de una nueva propuesta comercial, puede almacenar esta propuesta en su plataforma de intercambio de archivos basada en la nube, dando a todos sus empleados acceso al mismo archivo y permitiéndoles hacer ediciones que todos los demás empleados pueden ver.

En lugar de imprimir varios borradores y editarlos con el confiable bolígrafo rojo, simplemente use la función de "seguimiento de cambios" en Microsoft Word. Otra ventaja: las plataformas para compartir archivos también se pueden utilizar para compartir archivos grandes que no se pueden enviar por correo electrónico.

Algunas opciones para compartir archivos:

• Recurso compartido de archivos
• Documentos de Google
• Transferimos

3. Escáneres de documentos

Los escáneres de documentos son elegantes y rápidos, y los modelos más nuevos pueden caber en su estantería. Estos dispositivos le permiten escanear y digitalizar archivadores completos en cuestión de horas. No los confunda con la máquina de copia / fax estándar y torpe que solo funciona el 50 por ciento del tiempo. Estos dispositivos fueron creados específicamente para empresas y organizaciones que necesitan digitalizar rápida y fácilmente grandes cantidades de documentos.

Una de las características más útiles de la mayoría de los escáneres de documentos es que pueden crear archivos PDF con capacidad de búsqueda. Esto significa que si está escaneando un documento mecanografiado, el escáner de documentos puede guardar el contenido como texto de búsqueda en lugar de solo una imagen. Por ejemplo, si ha impreso los registros médicos de sus pacientes, una vez escaneados, debería poder buscar en ellos términos específicos.

En algunos casos, los documentos que se escanean pueden contener texto escrito a mano o ser de tan baja calidad que el dispositivo no los puede leer. Si ese es el caso, es posible que el escáner solo pueda copiar el documento como una imagen.

Estas máquinas son increíblemente rápidas. La mayoría son capaces de escanear ambas caras de un documento a la vez y, por lo general, en un par de segundos.

El Fujitsu ScanSnap iX500 es una opción popular para las pequeñas empresas que buscan digitalizar documentos en papel. El iX500 puede escanear 25 páginas por minuto y su bandeja de documentos le permite alimentar una pila de páginas a la vez. También es uno de los pocos escáneres de documentos compatibles con Mac y Windows, así como con dispositivos iOS y Android.