9 herramientas tecnológicas para su empleado que trabaja desde casa

¡Lo has hecho! Finalmente accedió a dejar que su primer empleado trabaje desde casa . Es solo por un par de días a la semana, pero es un comienzo. Este fue un gran paso para usted y espera que sea la decisión correcta. Probablemente lo será. Pero aún necesitas hacer una cosa más. Debe invertir en la tecnología adecuada para que su empleado pueda ser lo más productivo posible. Para gestionar de forma eficaz a los empleados remotos , es necesario disponer de las herramientas adecuadas para lograr el éxito. La única razón por la que muchas más personas trabajan de forma remota se debe a las excelentes y económicas herramientas tecnológicas disponibles en la actualidad que les permiten parecer que están en la oficina. ¿Cuáles son estas herramientas? Aquí hay nueve que recomiendo:

1. Acceso remoto.

Las herramientas de acceso remoto permiten que su empleado que trabaja desde casa se conecte a sus sistemas internos y al servidor desde su casa para que pueda hacer su trabajo en un "escritorio virtual". El rendimiento de estas herramientas suele ser excelente, dependiendo de la conexión a Internet del empleado, y las herramientas generalmente funcionan en cualquier dispositivo, desde PC y Macbook hasta tabletas y teléfonos inteligentes. El más popular es el Escritorio remoto de Microsoft . Los productos Citrix también son excelentes, así como GoToMyPC (que es propiedad de Citrix) y LogMeIn para usuarios individuales.

2. Gestión de la relación con el cliente.

Un buen sistema CRM es algo necesario que deben tener todas las empresas , tengan o no empleados remotos. Es solo una base de datos y la mayoría de las más populares están basadas en la nube. La base de datos tiene todos los contactos y cuentas que están haciendo o han hecho negocios con su empresa. Integra el calendario y el correo electrónico de todos para que nada se pierda y todos compartan conocimientos sin importar dónde se encuentren. Hay cientos de excelentes aplicaciones CRM disponibles, pero comience con Salesforce.com, ZohoCRM, Insightly, SageCRM o Microsoft Dynamics CRM.

3. Llamada en conferencia.

Deberá mantenerse en estrecho contacto con su empleado que trabaja desde casa y con otros miembros de su equipo, y la forma más fácil y económica es utilizar FreeConferenceCall.com . Si, es gratis. Y puede tener 1,000 (sí, 1,000) personas en la línea al mismo tiempo durante hasta 6 horas, lo cual, por supuesto, es completamente irrelevante a menos que sea Beyonce. Y también grabará tus llamadas. Cada empleado puede incluso configurar su propia línea.

4. Pantalla compartida.

A menudo querrá ponerse en línea con su empleado para discutir contratos, planes, cotizaciones, documentos y otra información del cliente. Es importante que ambos estén mirando lo mismo al mismo tiempo. Es por eso que una buena aplicación para compartir pantalla será vital. Todo lo que necesita hacer es configurar la pantalla compartida e invitar al empleado a unirse (o viceversa). Una advertencia amistosa: ¿esa divertida imagen de fondo de su empleada en sus últimas vacaciones? Todos pueden ver que cuando comparte su pantalla, créanme, no es bonito. Mi aplicación favorita compartir pantalla es Join.me .

5. Comunicaciones.

“¿Recuerdas que hablamos con ese tipo hace un tiempo sobre esa cosa y dijo que tenía una oportunidad sobre otra cosa? ¿Quién era ese chico? ¿Recuerda?" Has tenido esta conversación antes. Con frecuencia cuando está ebrio. Pero también en el trabajo y, por lo general, sobre personas y proyectos del pasado que no podías recordar exactamente. Ya no. Al usar  Slack y su aplicación móvil, todos los mensajes de sus empleados (textos, correos electrónicos, mensajes instantáneos) se almacenan en una base de datos centralizada y con solo una búsqueda de palabras clave, puede recuperar cualquier conversación sobre cualquier persona.

6. Gestión de proyectos.

Hablando de proyectos, su empleado que trabaja desde casa debe estar al tanto de sus tareas y compartir información con el resto del equipo, incluso cuando está fuera de la oficina. La mejor forma de hacerlo es con una buena herramienta de gestión de proyectos basada en la nube. De esta manera, la información se mantiene actualizada para todos, recibe actualizaciones y nada se escapa. Tanto Basecamp como Asana son excelentes herramientas de gestión de proyectos.

7. Videollamadas.

A veces, cara a cara es mejor que no, y los sistemas de videollamadas actuales son excelentes para esas conversaciones individuales en las que las expresiones faciales son importantes.  Skype es genial para esto. También me gusta Oovoo , que me parece más fácil de usar y configurar que Skype.

8. Almacenamiento en la nube.

Su empleado que trabaja desde casa estará trabajando en cotizaciones, proyectos, contratos, cartas, hojas de cálculo y otras cosas fantásticamente aburridas que hacen que su empresa funcione. Todos estos documentos son propiedad de la empresa y lo último que quieres es que alguno de ellos desaparezca porque están guardados en su computadora privada, especialmente cuando los buscas y ella no está disponible. Utilice un servicio de almacenamiento de documentos.  Google Drive , One Drive y Dropbox son los tres más populares y prácticamente gratuitos.

9. Oficina en la nube.

Esos documentos tendrán que crearse con algo y las aplicaciones de oficina de hoy ya no son versiones torpes y solo de escritorio como las del pasado. Su empleado que trabaja desde casa necesitará acceso a procesadores de texto y hojas de cálculo dondequiera que se encuentre y la nube esté ahí para ayudarlo. Hay muchas aplicaciones de oficina en línea disponibles pero, por supuesto , Office 365 de Microsoft es excelente, al igual que las aplicaciones comerciales de Google .

No es solo trabajar desde casa . Así es como trabaja desde casa. Quieres que esté lo más disponible y productiva posible. Afortunadamente, existen herramientas tecnológicas excelentes y económicas para ayudarlo a hacer eso. Ah, y hay muchas aplicaciones geniales que pueden engañarte haciéndote pensar que ella está haciendo su trabajo incluso cuando no lo está. Pero no vayamos allí por ahora, ¿de acuerdo?