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Formatos de cartas comerciales: cómo escribir una carta comercial que genere resultados [Plantillas]

Dar formato a cartas comerciales

Comunicarse en estos días se trata de enviar un correo electrónico, escribir un mensaje de texto o conectarse a través de las redes sociales. Redactar una carta comercial escrita real y asegurarse de que el formato de la carta comercial sea correcto puede parecer anticuado y, sin embargo, sigue siendo más vital que nunca para los propietarios de pequeñas empresas.

Ya sea que necesite escribir una carta de presentación para persuadir a alguien de que lea un informe, presentarse a un cliente potencial o expresar su agradecimiento, una carta comercial bien elaborada puede destacar. Las cartas escritas siguen siendo una parte importante, y quizás incluso crucial, de la estrategia de comunicación de todos los propietarios de pequeñas empresas.

Varios estudios han sugerido que las comunicaciones en papel pueden ser más memorables y enriquecedoras que las que se muestran en pantallas, como el correo electrónico. Como los trabajadores de oficina estadounidenses reciben un promedio de 121 correos electrónicos por día , es probable que una carta también se destaque cuando se envía a través de su buzón en lugar de su bandeja de entrada. (Algunos expertos, incluida la experta en etiqueta empresarial Jacqueline Whitmore, también sostienen que las cartas escritas a mano con fines comerciales son incluso más impactantes que las cartas mecanografiadas).

Formatos de cartas comerciales: cómo escribir una carta comercial que genere resultados [Plantillas]

Una carta comercial real muestra compromiso porque el autor se preocupó lo suficiente por el asunto en cuestión como para sentarse y poner tinta en el papel. Las cartas demuestran un nivel de profesionalismo y clase. También proporcionan un registro escrito de lo que ha ocurrido que ambas partes pueden archivar. A veces, los eventos que marcan las letras son lo suficientemente trascendentales para una empresa que se convierten en recuerdos preciados.

Si bien las cartas comerciales siguen siendo importantes, pueden dañar su reputación profesional si están llenas de errores ortográficos y gramaticales. Una carta comercial que no tiene el formato adecuado también puede sugerir que el escritor no tiene experiencia, no es profesional o no está orientado a los detalles: todas las primeras (o segundas) impresiones que los dueños de negocios no quieren hacer.

Por tanto, es importante que todo propietario de una pequeña empresa sepa cómo elaborar y formatear correctamente una carta comercial de aspecto profesional. Los tipos de formatos de cartas comerciales pueden incluir cartas de presentación, cartas de agradecimiento, cartas de quejas, cartas de ajuste y más, según la situación comercial.

Formatos de cartas comerciales: cómo escribir una carta comercial que genere resultados [Plantillas]

Tipos de formatos de cartas comerciales

Los tipos comunes de cartas comerciales incluyen:

  • Cartas de presentación. Enviada con un paquete, informe u otro artículo, el propósito de una carta de presentación es describir lo que se adjunta y proporcionar una descripción de lo que el destinatario debe hacer con ella.
  • Cartas de agradecimiento. Estos pueden ser excelentes para establecer contactos y establecer relaciones. No escriba simplemente un “Gracias por” y déjelo así. Proporcione más detalles sobre lo que hicieron y cómo le ayudó, y luego cierre con una segunda expresión de agradecimiento.
  • Cartas de quejas. La clave de este tipo de cartas es demostrar que estás disgustado sin estar demasiado enojado. Sugiera cómo el destinatario de la carta podría corregir la situación.
  • Letras de ajuste. Esta es una respuesta a una carta de queja. El punto es ser humilde en la respuesta y ofrecer posibles soluciones. Quiere evitar quemar puentes y, en su lugar, utilizar su respuesta como una herramienta para construir relaciones.
  • Cartas de malas noticias. La clave con las cartas de malas noticias es suavizar el golpe. Ser directo se valora en la redacción de negocios. Pero al escribir cartas con malas noticias, es mejor recordarle al receptor lo que realmente funciona en su relación comercial antes de darle las malas noticias.
  • Cartas de reconocimiento.  Su objetivo es reconocer que recibió un artículo de alguien o que está al tanto de un hecho o error que señaló. Hágale saber al destinatario cuándo recibió el paquete o la información y luego agradézcale por ello.
  • Memos A menudo se utilizan para difundir noticias y directivas importantes dentro de una empresa, el objetivo de los memorandos es ser rápido y directo con sus comunicaciones.
  • Cartas de felicitación. El punto con este tipo de letras es mantenerse en el punto y evitar sonar exagerado o burlón. Describe qué te motivó a enviar felicitaciones y los comentarios positivos que ya has escuchado. Mantenga la carta concisa.
  • Cartas de respuesta. Se trata de explicar o enumerar cómo se cumplió una solicitud.
  • Carta de solicitud. La clave con este tipo de cartas es pedir ayuda sin humillarse o ser demasiado emocional. Eche un vistazo a los adjetivos que está usando en la carta.
  • Cartas de ventas. Estas cartas requieren una fuerte llamada a la acción o un gancho al principio para que el receptor continúe leyendo y descubra los beneficios de lo que venda. Asegúrese de proporcionar información para que puedan responder fácilmente.
  • Cartas de renuncia. Se trata de dar aviso de que va a dejar un puesto, proporcionar un último día de empleo y explicar qué es lo que lo está provocando.

Estos son los conceptos básicos que necesita saber cuando se trata de escribir una carta comercial :

Ejemplos de formato de cartas comerciales

Entonces, digamos que Tanya Smith, CEO de Acme Corp. en Minneapolis, quiere enviar una carta a NewTech de San José, California, para solicitar una consulta gratuita sobre el software de administración de ventas basado en la nube de NewTech. ¿Qué necesita Smith en su carta? ¿Cómo debe formatearse su carta comercial?

Partes de una carta comercial

La mayoría de los expertos están de acuerdo en que una carta comercial debe tener al menos las siguientes siete partes en una carta comercial :

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  1. Dirección del remitente. No desea que el destinatario tenga que buscar su dirección para escribir una respuesta. También se puede incluir un número de teléfono y una dirección de correo electrónico.
  2. Fecha. Debería ser inmediatamente evidente cuando se escribió la carta. De esa manera, se puede recordar más fácilmente al destinatario cuándo y por qué se escribió la carta, especialmente si se trataba de un evento o situación comercial en particular.
  3. Dirección del destinatario. No querrás que tu asistente tenga que buscar la dirección para enviar la carta (o no querrás tener que buscar la dirección de nuevo tú mismo).
  4. Saludo. Un “A quien corresponda” es una manera segura de hacer que su carta forre una papelera. Es importante tener un nombre en la dirección y el saludo del destinatario, incluso si tiene que llamar a la empresa o hacer una búsqueda en LinkedIn para averiguar a quién debe dirigirse la carta.
  5. Cuerpo. Por lo general, es aconsejable mantenerse profesional y llegar al grano. Al igual que con cualquier comunicación, ser claro y conciso tiende a reflejarse mejor en el escritor.
  6. Cierre / firma. La firma le da un toque personal a la carta, muestra exactamente de quién es y que aprueba el contenido de la carta.
  7. Recintos. Es importante tener una lista de cualquier artículo adicional adjunto a la carta comercial , en caso de que el destinatario los pierda.
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Formatos de espaciado y fuente

La presentación también es importante cuando se trata de transmitir profesionalismo en una carta comercial. La regla general aquí es que la utilidad y la legibilidad triunfan sobre la individualidad. No estás enviando una carta a un viejo amigo de la universidad, estás haciendo negocios. Estas son las reglas de espaciado y fuente que generalmente se ven en una carta comercial:

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Alineación. Todas las cartas comerciales adecuadas deben estar alineadas a la izquierda. La sabiduría común a lo largo de las décadas es que tal alineación es mejor para la legibilidad.

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Espaciado. Las letras deben estar a espacio simple entre las oraciones para maximizar el espacio en la página. Incluya cuatro saltos de línea entre la oración o el párrafo final de la carta y su nombre impreso para dejar espacio para su firma.

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Fuente. El estilo de fuente estándar es Times New Roman, tamaño 12, aunque se aceptan otras fuentes de uso común como Arial y Helvetica. La legibilidad es crucial cuando se trata de fuentes, así que evite ser creativo y usar fuentes góticas o cursivas difíciles de leer. Si el cuerpo de la carta se está quedando sin espacio en una sola página, es mejor recortarlo que reducir el tamaño de la fuente.

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Márgenes. La mayoría de los expertos están de acuerdo en que los márgenes de 1 ″ son los mejores porque maximizan el espacio, aunque es posible que tenga que dejar espacio para el membrete si lo está utilizando. (Lea más sobre el membrete a continuación).

Formatos de forma de bloque y forma sangría

¿Sangrar o no sangrar? Esa es la pregunta. Esto es realmente una cuestión de qué tan formal quiere que se vea la carta. Por ejemplo, es posible que desee un formato de bloque para transmitir formalidad si se está quejando de algo, pero un semibloque puede comunicar un aspecto agradable y “formal ligero” en una carta de agradecimiento, especialmente si es alguien que ya conoce.

Los tres estilos generalmente utilizados son bloque, bloque modificado y semibloque. Volvamos a nuestro ejemplo de Smith escribiendo a Wilde. Así es como se vería su carta en cada uno de los tres formatos: formato de bloque, formato de bloque modificado y formato de semibloque.

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Formato de bloque

Sra. Tanya Smith, directora ejecutiva de
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368

1 de junio de 2018

Sr. Oscar Wilde, vicepresidente de ventas
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Estimado Sr. Wilde:

Me gustaría una consulta gratuita sobre el software de gestión de ventas basado en la nube de NewTech. Acme Corp. es un fabricante de rápido crecimiento (20% de crecimiento anual de ingresos durante los últimos cinco años). Queremos seguir creciendo y el software de NewTech parece un producto que podría llevar a nuestro equipo de ventas al siguiente nivel. Quiero explorar con usted si el software NewTech es una buena opción para Acme.

Espero poder hablar con usted lo antes posible.

Sinceramente,

Tanya Smith, directora ejecutiva

Envolventes: folleto de Acme Corp.

Tenga en cuenta que este es un tipo de carta comercial más formal: sin sangrías y todo está a la izquierda. Si está cuestionando qué tan formal debería parecer la carta, probablemente sea mejor ir a lo seguro y optar por un formato de bloque.

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Formato de bloque modificado

Sra. Tanya Smith, directora ejecutiva de
Acme
Corp.1345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1 de junio de 2018

Sr. Oscar Wilde, vicepresidente de ventas
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Estimado Sr. Wilde:

Me gustaría una consulta gratuita sobre el software de gestión de ventas basado en la nube de NewTech. Acme Corp. es un fabricante de rápido crecimiento (20% de crecimiento anual de ingresos durante los últimos cinco años). Queremos seguir creciendo y el software de NewTech parece un producto que podría llevar a nuestro equipo de ventas al siguiente nivel. Quiero explorar con usted si el software NewTech es una buena opción para Acme.

Espero poder hablar con usted lo antes posible.

Sinceramente,

Tanya Smith, directora ejecutiva

Envolventes: folleto de Acme Corp.

Tenga en cuenta que todavía no hay sangrías, pero no todo se alinea a la izquierda. Es un poco menos formal. Smith podría ser más prudente seguir con el formato de bloque en este caso, pero podría cambiar al bloque modificado una vez que tenga una relación de trabajo con Wilde.

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Formateo de semibloques

Sra. Tanya Smith, directora ejecutiva de
Acme
Corp.12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1 de junio de 2018
Sr. Oscar Wilde, vicepresidente de ventas
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Estimado Sr. Wilde:

Me gustaría una consulta gratuita sobre el software de gestión de ventas basado en la nube de NewTech. Acme Corp. es un fabricante de rápido crecimiento (20% de crecimiento anual de ingresos durante los últimos cinco años). Queremos seguir creciendo y el software de NewTech parece un producto que podría llevar a nuestro equipo de ventas al siguiente nivel. Quiero explorar con usted si el software NewTech es una buena opción para Acme.

Espero poder hablar con usted lo antes posible.

Sinceramente,

Tanya Smith, directora ejecutiva

Envolventes: folleto de Acme Corp.

Tenga en cuenta que este es prácticamente un formato de bloque, pero los párrafos tienen sangrías. Si está debatiendo si usar formato de bloque o bloque modificado (o simplemente odia mirar párrafos sin sangrías), el semibloque es un buen compromiso.

El tono para el formato de cartas comerciales

Más allá del formato, el tono de la carta puede ser fundamental para lograr sus objetivos comerciales o, al menos, para asegurarse de que lo tomen en serio. Aquí hay algunos consejos importantes a la hora de establecer el tono adecuado en la carta:

  • No parezca arrogante o jactancioso.
  • Haz que tu tono sea conversacional, pero profesional.
  • Por lo general, es una buena idea ir al grano lo más rápido posible. Como le gustaba decir a Benjamin Franklin, “El tiempo es dinero”.
  • Al escribir cartas de queja, use un tono formal para expresar su disgusto, pero el tono no debe ser abiertamente enojado. “Inicialmente estábamos emocionados de suscribirnos a su software de gestión de ventas, pero nos decepcionó descubrir que …” Describa brevemente el problema y luego explique cómo le gustaría idealmente resolverlo.
  • Cuando escriba cartas que contengan malas noticias, mantenga el tono conciso y profesional de una carta comercial, pero también sea sensible a los sentimientos del lector. No quieres quemar tus puentes. Este es un caso en el que no desea ir al grano rápidamente. Quiere amortiguar el golpe: “Nos alegró saber del interés de su empresa en el software de gestión de ventas de nuestra empresa”. Es importante ser serio y tratar de que el destinatario vea su punto de vista: “Nosotros también somos una empresa de rápido crecimiento, por lo que, lamentablemente, todavía no tenemos los recursos para ofrecer una consulta gratuita a todos los posibles clientes”. Cierre con buena voluntad, así como con una posible solución. “Lamento que no tengamos consultas gratuitas, pero tenemos muchas ganas de iniciar una relación comercial con usted. Adjunto folletos sobre las formas en que nuestro software podría satisfacer las necesidades de su empresa. Me complace hablar más por teléfono y organizar una prueba gratuita de nuestro software “.
  • Al escribir una nota, asegúrese de utilizar un tono profesional y extremadamente nítido. Las notas son a menudo comunicaciones internas de la empresa, por lo que tiene sentido no perder el tiempo de los empleados con sutilezas. “Nuestros folletos de productos de software más recientes están listos para ser enviados a las impresoras. Haga sus pedidos dentro de los próximos 10 días según sus necesidades anticipadas “.

Elección de palabras y gramática

La elección de palabras puede hacer o deshacer la eficacia de una carta comercial. Busque franqueza en su idioma, evitando palabras como “intentar”, “solo”, “probablemente” y “tal vez”. Mantenga su lenguaje simple, evitando las palabras oscuras o la jerga en la que las personas a veces recurren cuando intentan parecer más inteligentes de lo que son.

¿Se pregunta si una palabra transmite correctamente el significado que pretende? Pruebe las búsquedas de diccionario y tesauro en línea. En los casos en que la carta es especialmente importante, también es útil que otra persona la edite y lea para proporcionar comentarios.

Evite a toda costa los errores gramaticales. Sugieren que le falta atención a los detalles y profesionalismo.

Además, use verbos que tengan una voz activa frente a una pasiva. La voz activa muestra que estás a cargo y eres responsable de tus acciones. (Ejemplo: “Instalaremos su software antes del 1 de septiembre”. No … “Su software se instalará el 1 de septiembre”).

Formatos de firma

Cuando se trata de la firma, es importante evitar los sellos y las firmas computarizadas. Una firma manuscrita es una señal de que respalda el mensaje de la carta. Debajo de la firma transcrita, debe escribir su nombre y título para evitar confusiones con su letra. Si representa a una empresa, el nombre de la empresa debe escribirse en mayúsculas. También recuerde incluir cuatro espacios entre el cierre complementario y el nombre mecanografiado, a fin de proporcionar suficiente espacio para la firma.

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Formatos de cartas comerciales de correo electrónico

Una carta comercial escrita realmente puede marcar la diferencia porque transmite que quien envió la carta es serio. Es fácil enviar rápidamente un correo electrónico a alguien y presionar “enviar”, pero una carta escrita lleva tiempo. Debes pensar realmente en lo que estás escribiendo, verificar dos veces para asegurarte de que no haya errores tontos y luego meter la carta en un sobre y enviarla a su destino.

A veces, sin embargo, el tiempo es tan importante que simplemente necesita enviar un correo electrónico. Incluso en ese caso, sin embargo, el uso de un formato de bloque podría agregarle algo de formalidad.

Errores y errores comunes

Evite los errores de rutina en su carta comercial, porque sugieren descuido. Ejecute el texto a través de Grammarly para comprobar si hay problemas gramaticales, errores tipográficos, palabras duplicadas, errores de puntuación y otros problemas. Asegúrese también de hacer una revisión ortográfica mientras lo hace. Cualquier nombre propio que esté usando en la carta: haga una búsqueda en Google para verificar que los está escribiendo correctamente.

Formatos de membrete

También puede considerar el uso de papel con membrete para las cartas comerciales de su empresa porque ofrece una apariencia profesional y también es informativo. Tener papelería con membrete es como tener el sitio web de una empresa: indica que su negocio es legítimo.

El membrete debe mostrar la dirección postal, el número de teléfono y cualquier otra información de contacto de la empresa. Si usa papel con membrete, deberá recordar ajustar los márgenes y el formato en consecuencia.

Escribir cartas comerciales es una habilidad fundamental para cualquier empresario y para su vida profesional en general. Una carta bien redactada demuestra que usted habla en serio porque se tomó el cuidado y el tiempo para escribirla, formatearla, imprimirla y enviarla por correo. Si una empresa recibe una queja por escrito por correo, lo más probable es que el autor no dejará pasar el asunto. Del mismo modo, una carta de agradecimiento por escrito es mucho más poderosa y eficaz que el agradecimiento enviado por correo electrónico.

Sin embargo, una carta comercial pierde su poder si su formato no es profesional, si establece el tono incorrecto, si está mal escrita o si incluye errores gramaticales y ortográficos. Por eso es importante aprender a hacerlas bien.

Como propietario de una pequeña empresa, usted también es un experto. Queremos saber cómo se siente acerca de las cartas comerciales. Háganos saber, y a sus compañeros SBO, compartiendo un comentario a continuación.

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