¿Cuál es el formato de una nota?

A medida que su pequeña empresa u organización crezca, es probable que deba escribir muchas comunicaciones breves y directas para su personal, lo que significa que necesitará conocer el formato de una nota.

Un memorando, o memorándum, es una de las formas más comunes de comunicación empresarial. Si bien hay muchos tipos de formatos de cartas comerciales , el formato de una nota es un animal completamente diferente. Ya no son necesarios un saludo y una firma, porque el punto es transmitir la información necesaria o comunicar un llamado a la acción de la manera más rápida y eficiente posible.

Una carta comercial bien redactada consta de siete partes básicas , que pueden incluir una línea de anexos según sea necesario. El formato de una nota es mucho más sencillo. Escriba “Memo” o “Memorando” en la parte superior, seguido de una línea Para, una línea De, una línea de Fecha, una línea de Asunto y luego el cuerpo real del mensaje.

Tradicionalmente, imprimiría una nota y la distribuiría a las partes relevantes dentro de su pequeña empresa. Hoy en día, incluso si elige enviar su memo como un mensaje de correo electrónico, el uso de algunos de los consejos de este artículo le permitirá comunicar información importante a sus colegas de una manera que demuestre su profesionalismo y conocimientos de comunicación empresarial.

¿Cómo se escribe una nota?

Así como existen muchos matices y reglas sobre cómo escribir una carta comercial , existen pautas que generalmente debe tratar de seguir al escribir una nota.

Es mejor escribir en un tono extremadamente nítido, directo y profesional. Los memorandos se utilizan a menudo para las comunicaciones internas de la empresa. No querrás perder el tiempo de tus colegas con sutilezas o hablando demasiado. Evite el uso de lenguaje emocional, como, "Me alegraría que todos se turnaran para limpiar el microondas en la sala de descanso", porque podría frotar a las personas de manera incorrecta. Lo mismo ocurre con escribir EN MAYÚSCULAS o usar signos de exclamación, especialmente si el memorándum transmite noticias que pueden molestar a la gente.

Siempre es mejor ser directo y compartir información lo más rápido posible.

El mensaje del memorando debe comenzar con una declaración de propósito: "Le escribo para informarle ..." "El propósito de este memo es ..." Luego, resuma la información relevante al asunto en cuestión. Puede cerrar la nota con una llamada a la acción, repitiendo la solicitud que hizo al principio de la nota.

Asegúrese de revisar la gramática y la ortografía del memorando en profundidad. No conviene convertir la oficina en una clase de inglés improvisada en la escuela secundaria. Elija también fuentes fáciles de leer como Times New Roman o Arial.

¿Para qué se escribe una nota?

Si bien el formato de una nota generalmente debe permanecer igual, el tono y el contenido pueden cambiar según la audiencia. Por ejemplo, un memorando sobre la organización de un picnic de verano para el personal tendrá un tono mucho más alegre que un memorando que informa a todos que la empresa tiene que saltarse los aumentos debido a una disminución en los negocios.

Escribir un memo es comparable a saltar sobre un escritorio en la oficina para decirles a todos que necesitan hacer algo, así que siempre escriba un memo asumiendo que cualquiera podría terminar leyéndolo. El tema puede variar desde un recordatorio para que se entreguen los informes de gastos antes de fin de mes, hasta la necesidad de hacer un impulso de ventas final antes de que termine el trimestre. Una nota también puede ir a un grupo externo, como los clientes, si informa sobre un asunto de rutina que requiere acción, como pagos de facturas vencidos.

Lo que no debería ser un memo es un informe sobre todo lo que estás haciendo. Limite el tema del memorando al asunto en particular sobre el que necesita que las personas actúen (por ejemplo, "Este memo es un recordatorio de que los informes de gastos deben enviarse al final del día del viernes". este memorando para informarle que necesitamos un esfuerzo adicional de todos antes de fin de mes para cumplir con nuestros objetivos de ventas ”).

¿Cuánto tiempo debe tener una nota?

La regla más importante al redactar una nota es que menos es más. No quiere que sus empleados o colegas pasen todo el tiempo leyendo sus extensos memorandos (o peor aún, ignorándolos). Vaya al grano rápidamente, para que puedan tomar la acción que les está pidiendo.

Probablemente se esté dirigiendo a un problema si su nota tiene más de una página. Si se ejecuta en una página, es mejor dividir el memo mediante el uso de títulos para hacerlo más digerible. Mejor aún, pregúntese si el alcance del memorando se está volviendo demasiado amplio y actúe en consecuencia.

¿Qué es una muestra de nota?

A continuación, se muestra un ejemplo de cómo se vería una nota:

MEMORÁNDUM

Para: Todo el personal

De: Tanya Smith, CEO

Fecha: 18 de julio de 2018

Asunto: Problemas con el software NewTech

Me ha llamado la atención que muchos empleados están teniendo problemas para utilizar nuestro software de gestión de ventas NewTech recientemente adquirido porque actualmente crea entradas de clientes duplicadas. Algunos de ustedes han dejado de usar el sistema por completo. Queremos que este software le ayude a hacer mejor su trabajo, no que le tome más tiempo. Por lo tanto, está bien posponer su uso hasta que resolvamos los problemas técnicos con el personal de NewTech.

¿Cómo se obtiene una plantilla de nota en Word?

Microsoft Word incluye más de una docena de plantillas de notas destacadas que puede utilizar. Simplemente navegue por las plantillas y haga clic para descargar la que le gustaría usar.

Si decide que no le gusta el estilo o el tema mientras trabaja en la nota, aún puede cambiar todo el documento aplicando un nuevo conjunto de estilos o tema:

• En Word 2016 y Word 2013, las opciones se encuentran en la pestaña Diseño.
• En Word 2010 y Word 2007, vaya a Diseño de página> Temas.

Recuerde que el objetivo de cualquier correspondencia comercial es provocar algún tipo de acción por parte de sus colegas. Comprender el formato de una nota y el estilo de redacción adecuado ayudará a garantizar que su mensaje, y usted, se tomen en serio.

Como propietario de una pequeña empresa, usted también es un experto. Queremos saber cómo se siente acerca de las cartas comerciales. Háganos saber, y a sus compañeros SBO, compartiendo un comentario a continuación.