Por qué los propietarios de pequeñas empresas deberían apostar por los beneficios complementarios para atraer a los mejores empleados

Cuando se trata de contratar y retener empleados talentosos, los beneficios complementarios pueden ayudar a  los propietarios de pequeñas empresas a competir con rivales más grandes que a menudo tienen más recursos y más influencia. Y en muchos casos, puede hacerlo sin aumentar su carga fiscal o la de sus empleados.

En un esfuerzo por seguir siendo competitivos y retener a los empleados, un número cada vez mayor de empresas están examinando más de cerca sus programas de beneficios, según el Informe de Beneficios 2018 de la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos . De hecho, la prevalencia de más de 60 beneficios aumentó de 2017 a 2018.

Desde asistencia para adopción hasta seguros de vida y beneficios para viajeros, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) especifica más de una docena de categorías diferentes de  beneficios complementarios con ventajas fiscales . Aquí hay un vistazo más de cerca a lo que se requiere, lo que es opcional y lo que está disponible cuando se trata de diseñar un plan de beneficios que ayudará a su pequeña empresa a competir.

Desde asistencia para adopción hasta seguros de vida y beneficios para viajeros, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) especifica más de una docena de categorías diferentes de  beneficios complementarios con ventajas fiscales . Aquí hay un vistazo más de cerca a lo que se requiere, lo que es opcional y lo que está disponible cuando se trata de diseñar un plan de beneficios que ayudará a su pequeña empresa a competir.

Beneficios para los empleados: qué es marginal y qué no

Necesitará un buen plan de beneficios para competir por el talento, especialmente si su pequeña empresa opera en un mercado difícil. Y, sin embargo, por ley, no tiene que proporcionar mucho a los empleados.

Los beneficios exigidos por el gobierno federal  generalmente se limitan al seguro social, seguro de desempleo, compensación al trabajador y algunas licencias, aunque no todas las licencias deben pagarse. Por ejemplo, las agencias gubernamentales y las  empresas que emplean a 50  o más empleados deben otorgar una licencia en virtud de la  Ley de Licencia Médica y Familiar (FMLA) . La FMLA permite a los trabajadores tomar hasta 12 semanas de licencia sin goce de sueldo para cuidar de un nuevo bebé o un familiar enfermo, o por una enfermedad personal.

Los  beneficios de atención médica y los  planes de jubilación , por otro lado, son completamente opcionales. Las vacaciones pagas también están al margen, junto al  reembolso de la matrícula  y las  membresías en el gimnasio . Pero, ¿valdría la pena dejar de lado estos beneficios para ahorrar dinero? No si está tratando de encontrar y contratar candidatos calificados. Mickey Swortzel, cofundador y director financiero de New Eagle, un proveedor de sistemas de control para vehículos de Ann Arbor, Michigan, ha invertido mucho en beneficios complementarios con la esperanza de atraer a los mejores talentos a su tienda de 20 personas.

“Estamos en el corazón de la industria automotriz y para atraer y retener a los mejores talentos, necesitamos ofrecer beneficios de nivel Fortune 500”, dice Swortzel. Además de un plan 401 (k) de la compañía, seguro médico y cobertura por discapacidad, vida y atención a largo plazo, el taller de mecanizado también ofrece a sus empleados acceso a seguros complementarios, descuentos en planes de telefonía celular, boletos de cine y membresías en clubes de salud.

“Somos parte de un grupo de compras más grande que brinda estos beneficios adicionales y descubrimos que los profesionales aprecian estos beneficios al comparar empresas. Los beneficios nos ayudan a ser vistos [por los empleados potenciales] como una organización viable y competitiva ”, explica Swortzel.

El "grupo de compra" al que se refiere es lo que se conoce como Organización de Empleo Profesional, o PEO, en el que los propietarios de pequeñas empresas entregan toda la administración de beneficios a un proveedor profesional, desde la nómina hasta el seguro y más, a cambio de una tarifa. ADP maneja los beneficios de New Eagle como parte de su  Total Source PEO .

Beneficios complementarios: lo que dice el recaudador de impuestos

Es posible que su pequeña empresa esté creciendo lo suficientemente rápido como para ofrecer no solo seguros y beneficios de jubilación, sino también beneficios únicos que se parecen más a beneficios complementarios. En  Red Caffeine Marketing + Technology , una agencia de 24 personas ubicada en el suburbio de Lombard, Illinois, en Chicago, que incluye pagar la cuenta de las bebidas de la hora feliz todos los jueves, arreglos para trabajar desde casa y masajes mensuales. El objetivo es lograr que todos se involucren completamente en el negocio, dice Bernice Mirrilees, directora de relaciones públicas de Red Caffeine.

“El liderazgo tiene un propósito en escuchar lo que los empleados quieren y valoran”, dice Mirrilees. “También nos han pedido opiniones sobre nuestras importantes contribuciones a la comunidad. Damos una parte considerable de nuestros ingresos en regalos en efectivo a organizaciones sin fines de lucro y trabajo pro-bono, además de apoyarnos mutuamente en causas que son importantes para cada uno de nosotros ”.

Y es probable que estos beneficios adicionales no le estén costando a Red Caffeine ni a sus empleados nada en impuestos adicionales. Cuando se trata de ofrecer beneficios complementarios a los empleados, el IRS les da a los propietarios de pequeñas empresas mucha libertad. Aquí hay un resumen rápido de las opciones:

• Beneficios de salud y muerte accidental. Las contribuciones realizadas a los planes de salud en nombre de los empleados generalmente están exentas del impuesto federal por desempleo y de la mayoría del impuesto sobre la renta, pero hay excepciones. La cobertura de atención a largo plazo que se ofrece a través de una cuenta de gastos flexible generalmente no está exenta. Además, si es propietario, es posible que deba pagar los impuestos del Seguro Social y Medicare.
• Premios por logros. Llame a esto el beneficio del reloj de oro. Los empleados generalmente no tienen que pagar impuestos sobre los premios otorgados por la duración del servicio o los logros de seguridad, siempre que los artículos no excedan los $ 1,600 en valor en un año determinado.
• Asistencia para la adopción. Los gastos reembolsados ​​pagados a los empleados por la adopción de un niño están exentos del impuesto federal sobre la renta, pero no del seguro social, Medicare ni del desempleo.
• Instalaciones deportivas. Las empresas que construyen instalaciones deportivas en el lugar para que las utilicen los empleados, sus cónyuges y sus hijos dependientes pueden ofrecer acceso como beneficio exento de impuestos. Nota: Esto no incluye membresías a gimnasios.
• Beneficios de Minimis. Estos beneficios se definen oficialmente como una propiedad o un servicio que tiene “tan poco valor” que no sería razonable contabilizarlos. Como resultado, están exentos de impuestos. Suelen incluir entradas para el teatro y fiestas ocasionales de la empresa.
• Asistencia para el cuidado de dependientes. La mayoría de los empleados calificarán para recibir hasta $ 5,000 en asistencia exenta de impuestos para guarderías. (Esto se reduce a $ 2,500 cada uno para las parejas casadas que presentan la declaración por separado). Consulte la página 9 de la Publicación 15-B del  IRS  para obtener detalles sobre lo que se necesita para calificar para este beneficio.
• Asistencia educativa. Esto no solo incluye asistencia para la matrícula, sino también pagos por libros, equipo y otros gastos relacionados con la educación continua. Los empleados elegibles pueden recibir hasta $ 5,520 en asistencia anual exenta de impuestos.
• Descuentos para empleados. Ofrezca a sus empleados un descuento para sus bienes y servicios, dentro de ciertos límites. Consulte a un asesor fiscal antes de establecer el porcentaje.
• Cobertura de seguro de vida. Esto está exento de impuestos hasta los primeros $ 50,000 en beneficios ofrecidos a los empleados asegurados.
• Cuentas de ahorros para la salud (HSA). Si bien existen límites, los empleados calificados cubiertos por un plan de salud con deducible alto pueden contribuir, libres de impuestos, hasta $ 3,350 solo para ellos mismos o $ 6,750 para una familia para cubrir los gastos médicos de su bolsillo.
• Alojamiento (en su local comercial). Este beneficio es exactamente como suena, lo crea o no. Digamos que tiene una fábrica. Como condición de empleo, puede ofrecer a los trabajadores alojamiento en el lugar de su instalación, sin cargo, y no se les cobrará impuestos por el beneficio.
• Comidas Ya sea que se trate de una ronda ocasional de donas y café, la instalación de una cafetería en el lugar para el personal o incluso la compra del almuerzo en el restaurante de al lado, alimentar a su equipo puede ser un complemento libre de impuestos bienvenido.
• Gastos de mudanza. Los pagos realizados para ayudar a los empleados a mudarse están exentos de impuestos siempre que sean por servicios que los empleados habrían tenido que pagar por su cuenta.
• Servicios sin costo adicional. Piense en estos como beneficios de capacidad, como una aerolínea que ofrece a sus empleados el derecho de volar gratis en viajes donde hay asientos sin vender. La mayoría de las pequeñas empresas no podrán ofrecer este lujo, desafortunadamente, pero hay excepciones. Por ejemplo, una librería local puede permitir que los empleados elijan de la lista de copias excedentes antes de dirigirse a la papelera de $ 1.
• Servicios de planificación de la jubilación. Puede pagar para dar a sus empleados acceso libre de impuestos a un especialista en jubilación, pero no a un contador o asesor fiscal.
• Beneficios de transporte. Hasta $ 255 mensuales para pases de tránsito y otros servicios de transporte compartido están libres de impuestos. O, para los empleados que conducen, hasta $ 255 mensuales por estacionamiento. ¿También puede recompensar a los empleados con $ 20 libres de impuestos por cada mes que usen una bicicleta como su único vehículo para ir al trabajo si lo hacen? no reciba otros reembolsos de transporte.
• Beneficios de las condiciones laborales. Los empleados tienen acceso libre de impuestos a los equipos para realizar su trabajo. Esto puede incluir proporcionar un automóvil de la empresa para el negocio o pagar reembolsos mensuales por el costo de un teléfono móvil utilizado para el negocio. Ambos son beneficios típicos de las condiciones de trabajo.

Las opciones sobre acciones también son señaladas como un beneficio adicional por el IRS en la Publicación 15-B, pero las reglas que rigen su uso son lo suficientemente turbias como para que sería falso considerarlas un beneficio con ventajas impositivas. Para algunos empleados, es posible que no lo sean.

¿Que puedes ofrecer?

Si desea ofrecer beneficios complementarios, libres de impuestos, tenga en cuenta que todos los empleados deben tener acceso. Algunos beneficios, como ofrecer un seguro médico, por ejemplo, solo tienen ventajas fiscales cuando se ofrecen de forma “no discriminatoria”. ¿Qué sucede si desea recompensar a un solo empleado con un beneficio adicional?

Eso es posible, aunque su empleado deberá pagar impuestos sobre la recompensa como si fuera un ingreso. La clave es hacer que la recompensa sea lo suficientemente atractiva como para superar a un bono en efectivo. Un ejemplo potencial: ofrecer a un trabajador necesitado la opción de quedarse con un automóvil de la empresa para uso personal.

“Supongamos que el valor imponible de ofrecer el beneficio es de $ 2,000 por año. Si el empleado está en la categoría impositiva del 25 por ciento, significa un costo impositivo de $ 500. En otras palabras, por tan solo $ 500, el empleado disfruta del uso del automóvil de la empresa para desplazarse ... mucho menos de lo que costaría usar un vehículo personal o incluso el transporte público ”, escribe Weltman.

Consulte a un asesor fiscal antes de hacer suposiciones sobre los beneficios que brinda a los empleados. Pero no se limite, sea creativo. Los beneficios complementarios pueden parecer excepcionales, pero si se usan correctamente, también pueden proporcionar una manera inteligente de ayudar al personal con respecto a los impuestos. Hágalo con la suficiente frecuencia y no tendrá problemas para reclutar y mantener a los mejores talentos, incluso en mercados difíciles.