6 pasos para administrar su pequeña empresa como una gran empresa

Una de las razones por las que algunas pequeñas empresas fracasan es que los nuevos empresarios pueden entusiasmarse tanto con el lado creativo de la empresa que descuidan algunos de los conceptos básicos para establecer y administrar una empresa.

Si comenzó su pequeña empresa básicamente por el asiento de sus pantalones, es hora de hacerlo oficial. Aquí hay seis pasos que cualquier empresario serio debe seguir:

1. Obtenga un seguro comercial

Es esencial obtener un seguro comercial para proteger a su pequeña empresa de los riesgos, incluidos los daños a la propiedad, el robo y la responsabilidad. Seguro comercial Ayuda a proteger su propiedad, desde su edificio hasta sus computadoras y muebles de oficina, de tormentas, incendios y otros desastres que pueden dañar su negocio. El seguro comercial también ayuda a cubrirlo si lo demandan, por ejemplo, si un cliente tropieza y se cae mientras visita su tienda.

Su cobertura también debe incluir un seguro de ingresos perdidos, que le reembolsa si su negocio tiene que cerrar temporalmente debido a un incendio, tormenta u otra situación cubierta. Tener la cobertura adecuada también podría evitar que pierda nuevos negocios, dice David Waring, cofundador de FitSmallBusiness.com . "Si su pequeña empresa hace negocios con corporaciones más grandes, a menudo solicitarán prueba de seguro", dice.

2. Abra una cuenta bancaria comercial

Abrir una cuenta corriente comercial puede ayudarlo a mantener los fondos comerciales separados de su dinero personal . También es esencial obtener una tarjeta de crédito para pequeñas empresas o tener una tarjeta personal separada solo para uso comercial, dice Waring.

No mantener separados los fondos comerciales y personales "crea una pesadilla en la época de impuestos", dice Waring, señalando que tendrá que pasar horas revisando sus extractos bancarios personales para tratar de distinguir los gastos e ingresos comerciales.

Una separación limpia de los fondos comerciales también puede ahorrar tiempo, dolores de cabeza y costos financieros si alguna vez se enfrenta a una auditoría del IRS. Y, si tiene una empresa para hacer dinero que algunas personas tratan como un pasatiempo, por ejemplo, la fabricación de joyas o la fotografía, el establecimiento de una cuenta bancaria separada puede demostrarle al IRS que habla en serio.

3. Solicite un número de identificación fiscal

Si es un propietario único, es posible que el IRS no le exija tener un Número de identificación de empleador (EIN) , también conocido como número de identificación fiscal federal. De hecho, algunos propietarios únicos usan sus propios números de Seguro Social en formularios comerciales durante años. Pero obtener un EIN toma segundos y puede aumentar instantáneamente su profesionalismo.

Obtener un EIN del IRS también ayuda a protegerlo del robo de identidad comercial al proteger su SSN personal de demasiadas miradas indiscretas. Si bien un ladrón podría robarle su EIN, no podría usarlo para dañar su crédito personal.

4. Implementar la estructura empresarial adecuada

Es importante obtener asesoramiento de varias fuentes y, si tiene alguna pregunta sobre la estructura correcta, busque el asesoramiento de un abogado que comprenda su tipo de negocio.

La estructura que elija afectará el tipo de impuestos que paga, cuántas personas pueden ser propietarias de la empresa y si usted, como propietario, puede ser considerado personalmente responsable de las deudas y obligaciones de la empresa. Por eso vale la pena elegir sabiamente su estructura. A continuación, se muestran cuatro ejemplos de estructuras comerciales comunes:

• Propietario único : un propietario único es la estructura más simple para el propietario de una pequeña empresa en solitario. El principal inconveniente es que los activos comerciales y personales del propietario se mezclan.
• Asociación : una sociedad es una estructura que permite a dos personas dirigir un negocio juntas. El monto de la responsabilidad de cada socio está determinado por la configuración de la sociedad.
• Sociedad de responsabilidad limitada (LLC) : una LLC permite al propietario separar los activos personales y comerciales sin la complejidad de una corporación.
• Corporación : hay diferentes tipos de corporaciones designadas por letras (S, B y C, por ejemplo) con diferentes reglas y requisitos. Generalmente, una corporación ofrece la mayor protección contra la responsabilidad pero también implica más dolores de cabeza administrativos y costos que otras estructuras.

Si es un propietario único, es posible que desee considerar convertir su empresa en una LLC para proteger sus activos personales de la responsabilidad, recomienda Waring. "Con un servicio como LegalZoom, puede hacer esto en línea por unos cientos de dólares", dice.

5. Contratar a un contador

Algunos propietarios de pequeñas empresas comienzan a hacer cálculos en hojas de cálculo, pero cambiar a un contador, más temprano que tarde, puede mejorar su productividad y profesionalismo. Un contador puede ahorrarle horas a la semana y mucha frustración. En lugar de tirarse de los pelos por un error matemático, puede usar su día de manera más eficiente, enfocándose en las actividades generadoras de ingresos y en el panorama general de su negocio.

Charlotte O'Hara, propietaria de la empresa de diseño y desarrollo web Charlotte O'Hara Designs, tardó más de un año en contratar a un contador. “Dejé de contratar a un contador porque, al principio, pensé ingenuamente que no sería tan difícil hacer un seguimiento de mis ganancias y gastos y que podría hacerlo todo”, dice O'Hara. "Estaba tan ocupado concentrándome en hacer crecer mi negocio que no estaba enfocado en el lado administrativo de las cosas".

Recientemente, contrató a un contador para que le hiciera los impuestos comerciales y planea seguir recibiendo ayuda contable según sea necesario. “Vale la pena el gasto porque terminas embolsando más dinero cuando llega la época de impuestos”, dice.

6. Adquirir sellos oficiales de aprobación

Si su industria requiere algún tipo de certificación o licencia, no se demore. Los requisitos varían de un estado a otro, así que averigüe si se requiere una licencia comercial en su estado para su tipo de negocio.

Obtener las credenciales adecuadas no solo lo mantiene en el lado correcto de la ley, sino que también muestra a los posibles clientes y clientes que es concienzudo y lo distingue de los aficionados y los trabajadores a tiempo parcial, al igual que lo hace la obtención de un seguro comercial. Por ejemplo, muchos propietarios buscan contratar a un contratista con licencia, asegurado y asegurado en lugar de un personal de mantenimiento sin licencia.

Seguir estos pasos lo antes posible después de comenzar su negocio puede ayudarlo a operar de manera más profesional, a diferenciarse de la competencia y allanar su camino hacia el éxito. “Si configura estas cosas correctamente desde el principio, le ahorrará tiempo, molestias y dolores de cabeza en el futuro”, dice Waring.