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3 pasos para prepararse para un evento meteorológico no planificado

Ya sea debido a un desastre natural, un incendio u otro evento imprevisto, las empresas a veces deben suspender sus operaciones temporalmente, durante días, semanas o posiblemente incluso meses. Un cierre temporal de incluso unos pocos días puede ser devastador para la viabilidad de una empresa, especialmente si la empresa no tiene un plan sobre cómo manejarlo.

De hecho, según la Agencia Federal para el Manejo de Emergencias (FEMA), alrededor del 40 por ciento de las empresas no vuelven a abrir después de un desastre.

Y el  riesgo de un desastre natural  u otra situación de emergencia no es tan raro como podría pensar. “El riesgo es algo que está sucediendo en todas partes”, dijo Mark Norton, director de servicios para miembros de Agility Recovery Services, según CNBC. “Nadie puede volar con esa excusa de que aquí no ocurren desastres. Incluso si no han sucedido en los últimos dos o tres años, eso no significa que en el futuro no tenga que pensar en estos riesgos y amenazas “.

Si bien un cierre inesperado puede dañar drásticamente una empresa, no es necesario que lo haga: las empresas que planifican con anticipación cómo enfrentarán un cierre temporal de sus operaciones pueden reducir en gran medida el daño potencial financiero y de reputación.

1. Evalúe el daño potencial

Un primer paso importante es comprender el impacto, financiero o de otro tipo, que un cierre breve o prolongado tendría en su negocio. Los efectos exactos probablemente dependan de la razón detrás del cierre: suspender las operaciones debido a un incendio probablemente generaría más simpatía y, por lo tanto, apoyo de sus clientes que, digamos, un cierre debido a una violación de datos que compromete la información privada de los clientes. Por lo tanto, es una buena idea pensar en los diversos riesgos específicos de su negocio. Los factores a considerar incluyen:

  • ¿Cuántos ingresos genera la empresa en un día o una semana normal? Entonces, ¿cuántos ingresos podría perder la empresa si tuviera que cerrar durante uno o dos meses? ¿Qué tal seis meses?
  • ¿Cómo reaccionarían los clientes ante un cierre? ¿Se sentirían frustrados y llevarían su negocio a otra parte, o probablemente regresarían de inmediato una vez que el negocio reabra?
  • ¿En qué costos continuos (como alquiler, servicios públicos y salarios y beneficios de los empleados) seguirá incurriendo la empresa a pesar de no estar abierta?
  • ¿Qué costos adicionales podría tener que pagar la empresa debido a un evento específico que obligue a un cierre (como los costos de limpieza de una tormenta o una violación de datos)?

2. Construya un fondo para días lluviosos

Todos los dueños de negocios deben tener dinero ahorrado en caso de costos inesperados o para ayudarlos a sobrevivir un período económico difícil o un evento inesperado que obstaculice su capacidad de generar ingresos. Los expertos generalmente recomiendan que los dueños de negocios mantengan al menos tres a seis meses de gastos como ahorros de emergencia.

Más allá de los fondos de emergencia, los dueños de negocios también deben considerar obtener una cobertura que proteja su viabilidad financiera en caso de un cierre. La  cobertura de protección de ingresos comerciales cierra la brecha y ayuda a una empresa a cubrir sus facturas, nómina y otros gastos. La cobertura se puede adaptar a los riesgos únicos del negocio y los propietarios a menudo pueden recibir sus fondos dentro de las 12 horas posteriores a la ocurrencia de un evento de interrupción del negocio. Por ejemplo, una empresa puede obtener cobertura por una pérdida de ingresos resultante de una interrupción del servicio en la nube que almacena sus datos o si se corta la energía después de una tormenta. Un restaurante puede obtener protección en caso de que deba cerrar porque su sistema de refrigeración deja de funcionar.

3. Crea un plan de juego

Determina cómo reaccionarás si tu negocio tiene que cerrar temporalmente. Por ejemplo, ¿qué pasará con sus clientes? ¿Entrarán en pánico porque dependen de su negocio para sus propias operaciones? ¿Tendrá que dejar de atenderlos por completo o podrá ofrecerles un apoyo limitado?

Considere cómo puede ayudar a sus clientes a lidiar con su cierre de una manera que genere más lealtad a largo plazo hacia su negocio. Ciertamente, no quiere arriesgarse a que se vayan a otra parte y nunca regresen una vez que su negocio vuelva a abrir.

Asegúrese de revisar sus pólizas de seguro y de tener la cobertura adecuada para cubrir los riesgos clave que enfrenta su empresa. Además, mantenga la información de contacto en una ubicación fuera del sitio de las personas clave a las que deberá llamar en caso de una emergencia.

Considere también:

  • ¿Quién es responsable de comunicarse con los clientes sobre el cierre? ¿Y cómo te comunicarás? ¿Los llamará o enviará un correo electrónico?
  • ¿Qué pasos tomará para que el negocio vuelva a funcionar lo más rápido posible? Quizás pueda operar su negocio desde una ubicación remota. Prepare una lista de verificación de las cosas que tendrá que hacer, y las personas a las que deberá llamar, para ayudarlo a reanudar las operaciones después de una emergencia.
  • En caso de un desastre natural o un incendio, ¿cómo accederá a sus registros y datos comerciales si no puede acceder a las instalaciones? Querrá asegurarse, por ejemplo, de tener un sistema de respaldo de datos sólido y tal vez almacenar sus registros en la nube para que se pueda acceder a ellos desde cualquier lugar.

Esté siempre listo

Es importante que usted y los empleados clave estén listos para ejecutar sus planes de emergencia. Hable con sus empleados clave sobre quién es responsable de qué en caso de un desastre natural, violación de datos u otro evento. Asegúrese de que esos empleados sepan cómo acceder a la información que necesitarán para responder con prontitud a una emergencia, como números de teléfono clave y acceso a documentos clave.

Revise su plan al menos una vez al año para asegurarse de que esté actualizado.

Recuerde que la mejor manera de reducir el impacto negativo de un evento inesperado es planificarlo con anticipación. Cuanto mejor preparado esté, menos probable es que dicho evento cause daños a largo plazo a su negocio y sus finanzas personales.

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