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¿Qué es el proceso de cuentas por cobrar?

Comenzó su pequeña empresa para obtener ganancias. Ahora que lo ha hecho, es posible que desee expandir aún más su operación. En 2017, el 40% de las pequeñas empresas dijeron que mejorar la experiencia y la retención del cliente era su principal estrategia para aumentar el crecimiento de los ingresos. Si bien puede parecer sorprendente, el proceso de cuentas por cobrar correcto puede hacer ambas cosas.

¿Qué es el proceso de cuentas por cobrar?

Probablemente le haya prestado dinero a un amigo antes como un “Te debo” (pagaré). En los negocios, esto es esencialmente lo que son las cuentas por cobrar. Son dinero que se le debe a su negocio y que los clientes ya han gastado a crédito.

La mayoría de las veces, estas transacciones IOU se realizan sin problemas, pero sin los pasos correctos en el proceso de cuentas por cobrar (proceso AR), pueden complicarse rápidamente.

Estos son los pasos en el proceso de cuentas por cobrar que pueden ayudar a que su negocio tenga éxito:

Pasos en el proceso de cuentas por cobrar

1. Establecer prácticas crediticias como parte de su proceso de AR

Extender crédito es arriesgado. Para ayudar a garantizar que tenga la mayor probabilidad de recibir un reembolso, querrá establecer un sistema de verificación de crédito como parte del proceso de cuentas por cobrar. Esto le permitirá ver el crédito de cada cliente antes de que le pidan prestado. A continuación, puede eliminar a los clientes que probablemente no le pagarán el paquete. Es tan simple como no ofrecer crédito a los clientes con mal crédito, y es una parte fundamental de un proceso de AR que se ejecuta sin problemas.

Para establecer sus términos de crédito con éxito, deberá completar algunas tareas. Algunos de los primeros pasos en el proceso de cuentas por cobrar incluyen:

  • Decidir la cantidad de crédito que desea extender a cada cliente
  • Elegir el período de pago para sus clientes
  • Decidir si desea ofrecer descuentos por pago anticipado y cuáles serían esos términos
  • Elegir una multa por pagos atrasados ​​que recibe de los clientes
  • Identificar cualquier otra condición específica de su pequeña empresa que desee incluir.

Una vez que haya establecido sus términos de crédito básicos, también querrá considerar:

  • Cuánto tiempo ha estado su cliente en su negocio. Es posible que desee ofrecer a los nuevos clientes plazos de pago más cortos y ofrecer a los clientes mayores plazos más largos. Recompensar a los clientes que se han quedado con usted con plazos de pago más largos puede aumentar aún más la lealtad a la marca.
  • El historial de pagos de sus clientes. Para los clientes que siempre han pagado a tiempo, es posible que desee ser más flexible. Por ejemplo, digamos que un cliente, que siempre ha pagado a tiempo, solicita plazos de pago más largos. Debido a que nunca fallaron en un pago, es posible que desee considerar su solicitud.
  • Tus competidores. Si los competidores de su industria envían facturas que vencen dentro de los 20 días, es posible que desee hacer lo mismo. O, si puede pagarlo, considere ofrecer un período de tiempo más largo para que los clientes paguen. Esto puede darle una ventaja competitiva.
  • Tu flujo de caja. En ciertos casos, reducir sus términos le permitirá recuperar su dinero más rápido. Esto puede ayudar a aumentar su flujo de caja.

Aunque estas consideraciones pueden sonar muy bien, otra pregunta puede estar ardiendo en el fondo de su mente: ¿Cómo verifica el crédito de su cliente?

Siga estos pasos para verificar la calificación crediticia de su cliente:

  1. Obtenga una autorización firmada de su cliente para realizar una verificación de crédito.
  2. Asegúrese de tener su nombre legal completo, fecha de nacimiento y número de seguro social.
  3. Utilice Equifax , Experian y TransUnion para enviar formularios de solicitud en línea.

2. Facturación a clientes y proceso comercial de cuentas por cobrar

La forma en que maneja sus facturas puede ayudar o inhibir el proceso de sus cuentas por cobrar, y todo se reduce a la comunicación. La comunicación es clave en cualquier relación. Esto incluye la relación que tiene con sus clientes. Su factura sirve como la principal plataforma de comunicación entre usted y su cliente. Esta factura les comunica los requisitos de su transacción directamente. Dicho esto, tenga en cuenta que su factura no es un documento legal.

Como parte de su proceso de AR, cada factura que produzca debe describir sus productos o servicios vendidos. También debe incluir el costo de esos productos o servicios, así como la fecha de vencimiento del pago. Una vez que tenga estos componentes, querrá seguir mejorando sus facturas al:

  • Asegurarse de que su información sea lo más clara posible. Desea evitar palabras o lenguaje confusos.
  • Asegurándose de que su información esté completa. Verifique que no olvidó partes importantes de la factura.
  • Asegurarse de no tener condiciones de pago poco claras. Preste atención a sus condiciones de pago en su factura. Cualquier confusión sobre esto puede hacer que los clientes se comuniquen con preguntas. Cuanto más suceda esto, más retrasos recibirá en los pagos.
  • Usando el tipo correcto de numeración. Establecer un sistema de numeración de facturas es fundamental. Quiere poder realizar un seguimiento de sus facturas fácilmente. Cada factura debe tener un número único para facilitar el seguimiento y la identificación.
  • Revisar sus facturas con frecuencia. Siempre revise sus facturas por problemas con la gramática o los cálculos. La precisión es imprescindible.
  • Asegurándose de hacer un seguimiento. Desea asegurarse de realizar un seguimiento en los momentos adecuados. No necesita acosar a sus clientes, pero si se atrasa en un pago, no tema enviar un seguimiento o hacer una llamada.
  • Utilice software para facturación o facturación en línea. El software puede ayudarlo a realizar facturas coherentes y precisas para cada transacción. Por ejemplo, QuickBooks puede ayudarlo a facilitar la facturación.

3. Seguimiento de cuentas por cobrar

No dejaría que un cliente abandone su pequeña empresa sin pagar, ¿verdad? Perder el rastro de sus cuentas por cobrar es esencialmente eso. Estás perdiendo pagos.

Como sugiere el término “cuentas por cobrar”, estar al tanto de sus cuentas es una parte importante del proceso comercial de cuentas por cobrar. Para las facturas que aún no se han pagado, querrá completar un libro mayor de cuentas por cobrar. Esta es una lista de facturas que vencen con un monto total en la parte inferior. El total debe coincidir con el total de cuentas por cobrar reportadas en su balance .

También puede utilizar software para realizar un seguimiento de sus cuentas por cobrar. Por ejemplo, QuickBooks tiene la opción de producir informes de antigüedad. Estos informes le muestran cuándo una factura está vencida y cuánto es el pago. También hay una variedad de otras aplicaciones de contabilidad y teneduría de libros que puede examinar. Algunos de los más populares incluyen FreeAgent , Nutcache y Sage Business Cloud Accounting .

Si no está preparado para invertir en aplicaciones de contabilidad o teneduría de libros, también puede utilizar determinadas plantillas de seguimiento. Por ejemplo, la hoja de cálculo de seguimiento de facturas de Microsoft Excel es una buena opción.

4. Contabilidad de cuentas por cobrar

Sus cuentas por cobrar son componentes esenciales de sus estados financieros. Esto significa que deberá registrarlos y contabilizarlos correctamente en el proceso de cuentas por cobrar. . Para hacer esto, querrá asegurarse de documentar sus cuentas por cobrar a través de sus facturas, que deben describir los bienes o servicios que le ha brindado al cliente, la cantidad que se le debe y cuándo debe pagarse esa cantidad.

Hay dos métodos de contabilidad a considerar al contabilizar sus cuentas por cobrar. Son:

  1. Contabilidad de caja. En este tipo de contabilidad, sus ingresos se consideran ingresos cuando se recibe efectivo. Sus gastos se consideran gastos cuando los paga. Para la contabilidad de caja, realiza un seguimiento de sus cuentas por cobrar por separado de los ingresos. Sus ingresos no se registran hasta que se recibe el efectivo.
  2. Contabilidad devengado . En este tipo de contabilidad, sus ingresos se consideran ingresos cuando se incurre en la venta. Del mismo modo, sus gastos se consideran gastos cuando se incurre en un costo. Sus cuentas por cobrar se registran bajo este sistema. Existe el riesgo de que el cliente no le pague. Si no pagan, más tarde puede cargar estas pérdidas a gastos.

La evolución del proceso de cuentas por cobrar

Sus cuentas por cobrar se pueden documentar a mano en plantillas u otros métodos preferidos. Deberá crear manualmente los bienes o servicios que le ha proporcionado al cliente, la cantidad que se le debe y cuándo debe pagarse esa cantidad.

  • Cada factura
  • Cada orden de venta
  • Cada reconocimiento de cliente
  • Todos los documentos de envío

Cuantos más clientes gane, más desorganizado se volverá. Esta desorganización puede afectar los ingresos generales de su pequeña empresa. Cuando sus ingresos se ven interrumpidos, el crecimiento de su pequeña empresa puede verse atrofiado.

En lugar de seguir esta ruta manual para su proceso de cuentas por cobrar, es posible que desee considerar el uso de programas de contabilidad. Puede cambiar gradualmente a estos programas o puede implementarlos inmediatamente.

Otras herramientas que puede utilizar incluyen:

  • Ola . Este es un programa de contabilidad basado en la nube que fue diseñado para contratistas y empresas con menos de 10 empleados. Wave es compatible con los sistemas operativos Mac, Windows y Linux.
  • Factura Ninja . Este es un programa de contabilidad diseñado para autónomos y emprendedores en línea. Es 100% gratuito y está alojado en la nube, por lo que se puede acceder a él desde cualquier lugar.
  • FreshBooks . Este es un programa de contabilidad que se utiliza en 120 países por más de 500.000 usuarios. Tenga en cuenta que este programa no es gratuito, pero puede familiarizarse con una prueba de 30 días.
  • Zoho Books . Este es un software de contabilidad basado en la nube que se enfoca en la facturación y es ideal para las pequeñas empresas. Es especialmente útil para las pequeñas empresas que son propiedad y están operadas por una sola persona.
  • Xero . Este software de contabilidad puede ayudarlo con la facturación y el seguimiento. También hace nóminas, conexiones bancarias, conciliación bancaria y más.

Optimización de su proceso de cuentas por cobrar

El proceso de cuentas por cobrar ayuda a que su pequeña empresa funcione de manera eficiente. Sin embargo, querrá optimizarlo periódicamente para mantenerlo actualizado.

Para optimizar con éxito el proceso de sus cuentas por cobrar, querrá identificar qué funciona y qué no. A partir de ahí, puede realizar ajustes que ofrezcan soluciones a cualquier problema identificado. Esto te ayudará a ahorrar dinero y evitar sufrir pérdidas. También lo ayudará a reducir la deuda y aumentar el crecimiento con el tiempo.

Para optimizar su proceso de RA, considere estos pasos:

  1. Discuta los términos de pago con anticipación con cada cliente.
  2. Use pagos electrónicos al principio del proceso.
  3. Mantenga los datos de sus clientes precisos y actualizados.
  4. Busque siempre formas de mejorar y mejorar su proceso de cobranza. Una forma de hacerlo es mediante la facturación electrónica.

¿Están sus clientes motivados para pagar más rápido?

Motivar a sus clientes para que paguen a su negocio es uno de los pasos más importantes del proceso de cuentas por cobrar. Sus clientes tienen que pagar muchas facturas. Brindarles un poco de motivación para pagar su factura más rápido no les hará daño.

A continuación, se ofrecen algunos consejos para motivar a sus clientes a pagar más rápido:

  • Agregue un cargo por demora . El riesgo de un cargo por pago atrasado anima a sus clientes a pagar lo antes posible y no correr el riesgo de perder la fecha de vencimiento.
  • Ofrezca recompensas por pagar con anticipación. A menudo, estos se tratan directamente en la factura. Por ejemplo, si ofrece un 2% de descuento por pagar en 20 días en lugar de 30, debe escribir “2/20 netos 30”.
  • Utilice políticas de crédito. Puede implementar políticas que prohíban aceptar un pedido de un cliente si ha excedido su límite de crédito. También puede implementar una política que prohíba el envío de artículos si un cliente tiene facturas vencidas. Estas políticas pueden alentar a los clientes a mantenerse al día con sus pagos.

Cómo cobrar cuentas por cobrar más rápido

Las empresas, especialmente las pequeñas como la suya, siempre están cambiando y evolucionando para adaptarse a su mercado. Esto significa que incluso si el proceso de sus cuentas por cobrar se desarrolla sin problemas en este momento, es probable que haya formas de mejorarlo.

Algunas formas de mejorar la parte de cobranza de su proceso comercial de cuentas por cobrar incluyen:

  • Usando software . Diferentes software de contabilidad pueden generar informes de antigüedad de cuentas por cobrar. Estos le permiten ver el estado de pago de cada cliente. Su software de contabilidad también le alertará si las facturas están vencidas.
  • Envío de sus facturas de inmediato . No querrá perder tiempo enviando facturas a sus clientes. Cuanto antes reciban la factura, más rápido podrán recibir el pago.
  • Seguimiento de pagos . No es necesario que fastidie a sus clientes, pero si llegan tarde, puede ser necesario hacer un seguimiento.
  • Usando pagos electrónicos. Configurarlos temprano puede crear un sistema de pago más eficiente. Cuanto más fácil sea para los clientes pagarle, más rápido lo enviarán. Las opciones de pago electrónico incluyen PayPal , Venmo , Square , Google Pay , WePay y más.
  • Considerando planes de pago. Éstos pueden ser una buena opción para los clientes que se retrasan en el pago de lo que deben.
  • Contratación de un abogado de cobranza. Si los pagos atrasados ​​se están volviendo comunes para su pequeña empresa, considere contratar a un abogado de cobranza. Estos abogados pueden ayudarlo a cobrar pagos, manejar el papeleo e incluso representarlo en la corte si es necesario.
  • Aceptar depósitos por adelantado. Esta puede ser una estrategia útil para ayudar a garantizar que se le pague a su pequeña empresa. De hecho, la mayoría de las pequeñas empresas minoristas ya lo hacen. Por ejemplo, cuando compra un artículo en Amazon u otra tienda en línea, su cuenta se carga mucho antes de recibir el artículo.

A medida que evalúa el proceso comercial de sus cuentas por cobrar para manejar las cuentas por cobrar, observe de cerca su procedimiento general. Todo lo que necesita son algunos ajustes sencillos para mejorar la eficiencia de su pequeña empresa. A partir de ahí, puede continuar optimizando el proceso de sus cuentas por cobrar y alentar a sus clientes a pagar más rápido. Recuerde que cuanto más rápido paguen sus clientes, más rápido podrá cobrar sus cuentas por cobrar. Esto conduce a un mayor crecimiento financiero a largo plazo.

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