Qué hacer cuando un empleado siempre llega tarde

Un día, son 10 minutos. El siguiente, son 30 o 50.

Ya sea por mal tráfico, quedarse dormido o cuidar de una mascota enferma, los empleados ofrecen muchas excusas diferentes cuando llegan tarde al trabajo. Como gerente, puede pasarlo por alto la primera vez. Pero, ¿y si se convierte en un patrón?

La tardanza de los empleados es un problema generalizado. Una  encuesta de 2016 realizada por CareerBuilder  encontró que uno de cada cuatro empleados admite llegar tarde al trabajo una vez al mes, mientras que el 13 por ciento de los empleados dice que es una ocurrencia semanal. Los gerentes dicen que escuchan todo tipo de excusas: "Un oso negro entró en mi estacionamiento techado y decidió tomar una siesta en el capó de mi auto". "Fui detenido por Seguridad Nacional". "Mi cabello se incendió con mi secador de pelo".

Los empleados que rara vez llegan tarde al trabajo probablemente deberían recibir el beneficio de la duda, ya que existen razones válidas para llegar tarde. (¡Las llantas realmente se desinflan!) Pero generalmente lo mejor para un gerente es confrontar a los empleados que con frecuencia, o siempre, llegan tarde.

Los empleados que llegan tarde pueden reducir la productividad empresarial, especialmente si no están recuperando el tiempo de trabajo perdido al final de sus turnos. Además, daña la moral y la ética de trabajo de otros empleados que podrían resentir que los que llegan tarde no sean llamados o disciplinados por su retraso. Incluso podría alentar a otros empleados a comenzar a llegar tarde al trabajo si no ven consecuencias por el mal comportamiento.

Pero no se desespere. Las empresas tienen muchas oportunidades para aumentar las probabilidades de que los empleados se presenten cuando se supone que deben hacerlo. A continuación, se incluyen algunas formas de disuadir a los empleados de que lleguen tarde y cómo tratar con quienes lo hacen con regularidad:

Utilice un reloj de tiempo.

Puede parecer pasado de moda o como si estuvieras microgestionando, pero un reloj hace que las personas rindan cuentas. No solo registra cuándo los empleados entran y salen de la jornada laboral, sino que también les permite saber que usted sabe cuándo entran y salen.

Los empleados se sentirán más obligados a llegar a tiempo si saben que están siendo monitoreados.

Las empresas pueden comprar un reloj de tiempo físico que requiera que los empleados ingresen y salgan todos los días o, si los empleados trabajan en computadoras, se puede instalar un software de seguimiento del tiempo que registre cuándo los empleados inician y salen de su estación de trabajo.

Programe una reunión de personal a primera hora del día.

Incluso si es un “registro” rápido de cinco minutos, si los empleados saben que deben asistir a una reunión práctica con el jefe a primera hora de la jornada laboral, tendrán una buena razón para llegar a tiempo. O enfrentarse a preguntas sobre por qué estaban ausentes.

Sea claro y coherente con las reglas.

Si no está comunicando activamente que espera que los empleados lleguen a tiempo, es posible que piensen que no le importa si llegan tarde.

Asegúrese de que el manual del empleado explique las expectativas sobre las horas de trabajo y la llegada a tiempo, y recuerde a los empleados esas expectativas de forma regular, como en las reuniones de personal. Además, asegúrese de que las reglas se apliquen de manera consistente en todos los empleados, o podría ser acusado de favoritismo o trato injusto.

Tener una forma establecida de rastrear los retrasos, como usar un reloj de tiempo, puede ayudar a asegurar esa consistencia.

Requiere llamadas telefónicas.

Establezca como requisito que los empleados que se retrasen más de 15 minutos deban llamar a la oficina. Es menos probable que los empleados lleguen tarde si saben que tienen que discutirlo con alguien.

Instituir consecuencias por la tardanza.

Dependiendo de la cultura de su lugar de trabajo y de las leyes laborales federales y estatales, es posible que desee crear sanciones para los empleados que llegan tarde al trabajo más de, digamos, una vez al mes. Podría comenzar con una carta de advertencia o un correo electrónico, pero si eso no funciona, es posible que deba recuperar el tiempo de trabajo perdido al final de sus turnos.

Podría considerar reducir el pago de los empleados por retrasos, pero tendría que andar con cuidado. Muchos estados permiten que los empleadores reduzcan el pago de los empleados clasificados como no  exentos —aquellos que califican para el pago de horas extra cuando trabajan más de 40 horas a la semana— siempre que se les notifique por escrito con anticipación las sanciones. Los empleados asalariados clasificados como exentos, lo que significa que no califican para el pago de horas extra, generalmente no pueden tener su salario reducido según las reglas federales de la Ley de Normas Laborales Justas.

Además, el cheque de pago de un empleado generalmente no se puede reducir si su salario por hora efectivamente caería por debajo del salario mínimo de su estado al hacerlo.

Por supuesto, cada vez que crea sanciones, puede haber preocupaciones sobre un trato injusto. Asegúrese de que las consecuencias de la tardanza se especifiquen claramente de antemano por escrito, como en el manual del empleado. Luego, haga cumplir esas reglas de manera cuidadosa y constante según lo requiera la ley.

Haga que la puntualidad sea parte de la revisión del desempeño y la compensación de los empleados.

Si llegar a tiempo es esencial para hacer un buen trabajo, hágalo oficial evaluando a los empleados por su puntualidad en su revisión anual de desempeño. Quizás incluso convertirlo en una meta de desempeño para los empleados que con frecuencia tienen problemas para llegar a tiempo.

Al formalizarlo como parte del proceso de revisión, no debe haber duda de que es una parte importante de su evaluación de desempeño.

La puntualidad también puede tenerse en cuenta en su compensación. Considere vincular la puntualidad a los aumentos o bonificaciones. Por ejemplo, los empleados que nunca llegan tarde pueden recibir una bonificación adicional, mientras que los que llegan tarde más de una vez al mes o a la semana reciben poca o ninguna bonificación.

Cree un programa de recompensas para empleados puntuales.

Ofrezca recompensas, ya sea un día libre adicional o un certificado de regalo de $ 50 para un restaurante popular, para los empleados que lleguen a tiempo al trabajo todos los días durante, digamos, seis meses seguidos. Esto refuerza que ser puntual es un objetivo clave en el lugar de trabajo.

Sin embargo, deberá realizar un seguimiento cuidadoso de la puntualidad si ofrece tales recompensas para evitar ser acusado de errores o favoritismo.

Hable directamente con el empleado que se retrasa constantemente.

Una vez que haya probado enfoques de no intervención para fomentar la puntualidad, es posible que todavía tenga un empleado o dos que empujen el sobre en la puntualidad. En estas situaciones, necesita un enfoque más directo.

Siéntese en privado con el empleado. Hágales saber que ha notado que llegan tarde al trabajo con regularidad y pídales que expliquen por qué. (Es posible que tengan una razón personal, como cuidar a un niño antes de la jornada escolar, en cuyo caso puede tener sentido hablar sobre establecer un horario de trabajo diferente para ese empleado o crear otra solución alternativa).

Destacar al empleado la importancia de la puntualidad para el éxito del negocio y para ser parte del equipo. Recuérdeles que los empleados deben llegar al trabajo a tiempo.

Pídales que elaboren un plan de acción para llegar a tiempo al trabajo. En lugar de imponer sanciones, puede ser más eficaz responsabilizar al empleado de corregir su comportamiento. Ellos saben mejor que usted por qué llegan tarde al trabajo de manera persistente, por lo que están mejor posicionados para encontrar una solución.

En última instancia, si todas las demás estrategias fallan, es posible que deba considerar tomar medidas más severas con un empleado que no respete sus reglas de puntualidad. Si el empleado tiene un desempeño bajo debido a su retraso y continúa llegando tarde, puede considerar si vale la pena quedarse con ese empleado por completo.

Recuerde que el trabajo de un gerente es mantener a los empleados motivados para trabajar duro, y un empleado que constantemente rompe las reglas solo dañará la moral.