¿Qué son las cuentas por cobrar y por qué son importantes para su negocio?
Entonces, ¿qué son las cuentas por cobrar y por qué son importantes para su pequeña empresa? Las cuentas por cobrar son el saldo del dinero adeudado cuando una empresa vende bienes o servicios a un cliente a crédito.
Los clientes están en el corazón de su pequeña empresa, por lo que es importante que cada transacción sea una buena experiencia y, a veces, eso incluye vender a los clientes a crédito. Si extender las opciones de crédito a los clientes le parece arriesgado, tiene razón. Una encuesta reciente encontró que el 59% de las pequeñas empresas que vendían a los clientes a crédito tenían que hacer un seguimiento de los pagos atrasados al menos dos veces en promedio. Si bien esto no suena ideal, ofrecer opciones de crédito puede ser un paso necesario para mantenerse competitivo en su industria.
¿Cómo tienen cuentas por cobrar las empresas?
A medida que su pequeña empresa crezca y gane más clientes, encontrará presión para ofrecer opciones de crédito flexibles. Estas opciones de crédito crean cuentas por cobrar para su pequeña empresa. Las empresas brindan el servicio y luego facturan al cliente, y luego el cliente envía su pago (cuenta por cobrar).
Muchos clientes prefieren usar crédito porque pueden realizar compras y pagar más tarde. Para mantenerse al día con su competencia, es posible que deba ofrecer esta opción a sus clientes.
Antes de comenzar a ofrecer crédito, primero querrá echar un vistazo a su industria y considerar algunas prácticas comerciales .
El proceso de facturación de cuentas por cobrar
Establecer un proceso de facturación es el primer paso para establecer un proceso de crédito. El objetivo es enviar sus facturas lo más rápido posible. Cuanto más tarde en enviar una factura, más tiempo tendrá que esperar para recibir su pago.
Software de facturación de cuentas por cobrar
No se requiere software de facturación para su pequeña empresa, pero puede ayudar a que su proceso de pago sea más eficiente y preciso. También puede utilizar sistemas independientes o aplicaciones móviles para facturar a los clientes de forma eficaz. Sin embargo, algunos clientes todavía prefieren recibir facturas enviadas por correo postal o electrónico.
Balance de cuentas por cobrar
Las empresas deben registrar todas las cuentas por pagar y por cobrar en el balance de una pequeña empresa . Las cuentas por cobrar se clasifican como cuentas de activos a corto plazo y se incluirán en la sección “activos” del balance general. Además, un balance general lo ayudará a realizar un seguimiento de la diferencia de saldo entre las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar.
¿Qué método contable es el mejor para registrar cuentas por cobrar?
A medida que las empresas ofrecen crédito a los clientes, es posible que deban revisar su método contable actual . Los diferentes métodos contables incluyen:
Tipos de contabilidad de cuentas por cobrar
Contabilidad de caja
En este tipo de contabilidad, los ingresos se consideran ingresos cuando se recibe efectivo. Además, los gastos se consideran gastos cuando se paga en efectivo. Este tipo de contabilidad es popular entre los propietarios únicos y las empresas que no tienen inventario. Para la contabilidad de caja, no registrará cuentas por cobrar ni cuentas por pagar, basándose únicamente en los flujos de caja. Por lo general, la contabilidad de caja es para empresas que tienen menos de $ 25 millones en ingresos. Estas empresas a menudo prefieren la contabilidad de caja porque pueden recibir ciertos beneficios fiscales.
El devengo
Según la contabilidad de acumulación (o devengo), los ingresos se consideran ingresos cuando se incurre en la venta. De manera similar, los gastos se consideran gastos cuando se incurre en el costo. Una venta se considera una venta cuando se envía un producto o se realiza un servicio. Se produce un gasto cuando se ordenan los materiales o cuando se ha realizado el trabajo. Las fechas de la transacción son importantes para una contabilidad precisa basada en valores devengados.
Al decidir qué método es mejor para su negocio, es posible que desee consultar a un contador. Por lo general, las pequeñas empresas comienzan con la contabilidad de caja y luego pasan a la contabilidad de acumulación (o devengo) a medida que crecen.
Tenga en cuenta que puede ofrecer crédito que generará cuentas por cobrar (AR) en algunas otras situaciones comerciales. Éstas incluyen:
Cuentas por cobrar bajo contratos a largo plazo
Los contratos a largo plazo se utilizan para proyectos que tardarán un tiempo prolongado en completarse, como proyectos de construcción, instalación, edificación o incluso fabricación. Para los métodos de contabilidad de contratos a largo plazo, es importante no asumir que las cuentas por cobrar serán ingresos para su pequeña empresa. Las cuentas por cobrar involucran el efectivo que se adeuda por el contrato, pero los ingresos reconocidos dependerán del momento del trabajo que se está realizando. Las pequeñas empresas en la construcción deben hablar con su contador sobre qué opción de seguimiento de cuentas por cobrar es mejor para su negocio.
Cuentas por cobrar a accionistas
Los accionistas de su pequeña empresa pueden pedirle un préstamo. Cuando esto ocurre, la cantidad adeuda se considera cuentas por cobrar.
Cuentas por cobrar de empleados
Sus empleados también pueden pedir un préstamo a su pequeña empresa. Cuando esto ocurre, la cantidad de dinero adeuda se considera cuentas por cobrar, al igual que con sus accionistas o clientes.
¿Cuáles son los beneficios y las ventajas de mantener cuentas por cobrar?
Como pequeña empresa, desea que sus clientes se vayan felices. Para evitar molestias y experiencias negativas de los clientes, deberá ofrecer crédito. Esto es especialmente cierto si sus competidores ofrecen opciones de crédito.
Las cuentas por cobrar pueden ayudar a las pequeñas empresas a mantenerse competitivas al mismo tiempo que ofrecen varios beneficios.
Fidelización del cliente
Permitir que sus clientes realicen compras a crédito les demuestra que confía en ellos. Esta confianza ayudará a mejorar su relación con los clientes, lo que, a su vez, puede aumentar las ventas futuras.
Ayudándole a rastrear fácilmente el crédito del cliente
A medida que recopila las cuentas por cobrar, también recopilará información sobre la confiabilidad y el crédito de sus clientes. Esta información puede ayudarlo a ver cuánto tardan los clientes en pagar. También puede ayudarlo a ver qué productos se compran con frecuencia a crédito.
El seguimiento del crédito del cliente puede permitirle tomar decisiones sobre la concesión de crédito a determinados clientes. Si un cliente tiene un historial de pagos constantemente malo, es posible que desee dejar de ofrecerle crédito como opción.
Incrementar las ventas generales
Ofrecer crédito a sus clientes significa que no necesitan efectivo inmediato para realizar una compra. Esto podría aumentar las ventas totales de su pequeña empresa, pero se necesitan clientes confiables para que el crédito funcione. Si demasiados clientes no pagan sus facturas, pueden producirse pérdidas importantes.
¿Cuáles son las desventajas de mantener cuentas por cobrar?
Si bien las cuentas por cobrar ofrecen una variedad de beneficios a las pequeñas empresas, existen algunos inconvenientes que se deben tener en cuenta.
Riesgo crediticio
Cada vez que permite que un cliente compre a crédito, existe el riesgo de que no pague lo que debe. Como propietario de una pequeña empresa, solo debe otorgar crédito a los clientes con un buen puntaje crediticio que demuestre confiabilidad al realizar los pagos. De lo contrario, puede sufrir pérdidas de clientes que no paguen.
La necesidad de realizar un seguimiento frecuente
El seguimiento de los saldos pendientes de las cuentas por cobrar es una tarea constante. Es posible que deba realizar un seguimiento más de una vez, lo que puede llevar mucho tiempo y requiere que tenga un procedimiento de seguimiento establecido.
Aumento de los costos de transacción
Grabar, imprimir y enviar facturas puede tener costos más altos, en comparación con procesar efectivo por adelantado. Es posible que también deba invertir en software para ayudar en el proceso de seguimiento, lo cual es un costo adicional.
Contabilización de cuentas por cobrar deudas incobrables
Como propietario de una pequeña empresa, deberá saber cómo contabilizar las deudas incobrables al ofrecer opciones de crédito a los clientes.
Contabilización de la deuda incobrable como una cancelación
Una vez que se determina que un cliente no pagará lo que debe, el monto se puede cargar directamente a, es decir, cancelar como gastos de insolvencia.
Utilice el método de asignación para contabilizar las deudas incobrables
En este método, cuando se da cuenta de que un cliente no va a pagar lo que debe, la cantidad se deduce de una estimación predeterminada. Esta estimación es la cantidad de cuentas que predice que no pagarán.
¿Cuál es la diferencia entre cuentas por pagar y cuentas por cobrar?
Las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar pueden parecer similares, pero son muy diferentes. Entonces, ¿cuál es la diferencia entre cuentas por pagar y cuentas por cobrar? Cuentas por pagar es lo opuesto a cuentas por cobrar. En lugar de que los clientes le deban dinero, su empresa le debe dinero a sus proveedores. Las cuentas por pagar representan lo que compra a crédito de proveedores o vendedores. Estas transacciones se consideran pasivos de su pequeña empresa.
Ejemplos de la diferencia entre cuentas por pagar y cuentas por cobrar
Digamos que es dueño de un negocio de reparación de computadoras. Cuando te quedas sin hardware, lo pides a tu proveedor a crédito. Esta transacción se procesaría como una cuenta a pagar. Deberá pagar a su proveedor en el futuro por el hardware que haya comprado.
Registro de cuentas por cobrar
Ofrecer una opción de crédito a sus clientes es solo una buena idea si registra las transacciones correctamente. Esto significa que querrá considerar los pasos necesarios para el éxito. Estos pasos incluyen:
- Establecer sus prácticas y estándares crediticios
- Envío de facturas a sus clientes
- Seguimiento de cuentas por cobrar
- Recibir sus cuentas por cobrar o pagos
Métodos de registro de cuentas por cobrar
Cada paso para implementar el proceso de cuentas por cobrar se puede realizar de diversas formas. Éstas incluyen:
- Grabación manual. Siempre puede llevar sus propios registros a mano. Sin embargo, tenga en cuenta que existen formas más eficientes de registrar sus transacciones.
- Usando software de contabilidad. Puede utilizar un software de contabilidad interno para registrar sus cuentas por cobrar. Este software puede generar facturas fácilmente. También puede obtener un sistema independiente que se concentre únicamente en las cuentas por cobrar de su pequeña empresa. Muchas pequeñas empresas utilizan el software de contabilidad QuickBooks . También puede utilizar el software de contabilidad Patriot para pequeñas empresas. Si no puede encontrar un software de contabilidad empresarial que se adapte a sus necesidades, puede buscar en el sitio web de Capterra .
Excepciones y alteraciones de cuentas por cobrar
Al documentar sus cuentas por cobrar, deberá prestar atención a:
Ingreso diferido
Se trata de montos recibidos por su pequeña empresa antes de ganarlos. Cualquier pago que sus clientes realicen por adelantado es lo opuesto a las cuentas por cobrar. Se consideran pasivos. Deberá asegurarse de que sus facturas abiertas reflejen los pagos realizados por adelantado. Debido a que los ingresos diferidos se consideran un pasivo, también deberán diferirse al balance general de la empresa en lugar de registrarse en el estado de resultados.
Depósitos del cliente
Se trata de cantidades recibidas por su pequeña empresa antes de proporcionar su producto o servicio. A veces, los clientes realizan depósitos que se destinarán al costo de fabricación de su producto. Al igual que los ingresos diferidos, los pagos realizados por los clientes por adelantado se consideran pasivos y lo contrario de cuentas por cobrar. Deberán registrarse en sus facturas abiertas.
Inventario devuelto
Para el inventario devuelto, registrará un crédito en el libro mayor general para las cuentas por cobrar si el artículo se compró a crédito o mediante una factura. Para transacciones en efectivo, cheques o tarjetas de crédito, acreditaría su cuenta de efectivo en lugar de las cuentas por cobrar.
Cuando se realiza el cobro de cuentas por cobrar
Informe de antigüedad de cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar se pueden acumular rápidamente, pero no se preocupe, analizarlas no será tan difícil como puede parecer al principio. Para analizar sus cuentas por cobrar, querrá consultar un informe de antigüedad de cuentas por cobrar. Este informe es estándar en la mayoría de los programas de cuentas por cobrar utilizados para la contabilidad de pequeñas empresas.
El informe mostrará las facturas impagas de los clientes en ciertos rangos de fechas. Por ejemplo, esto podría ser un grupo de edad de 0 a 30 días, un grupo de edad de 31 a 60 días y un grupo de edad mayor de 60 días. Al considerar las cuentas de su informe, deberá prestar especial atención a:
- Número de factura
- Fecha de la factura y fecha de vencimiento
- Nombre del cliente
- Cualquier nota de colección
- Créditos no aplicados (eliminar los créditos no aplicados puede ayudarlo a reducir la cantidad de cuentas por cobrar vencidas en su lista, lo cual es mejor para su organización)
Querrá dirigirse a los clientes que han retrasado sus pagos por más tiempo. A partir de ahí, puede avanzar en la lista.
Abordar los clientes vencidos
Cobrar cuentas por cobrar de clie
tes vencidos puede ser estresante. Querrá asegurarse de abordarlos de la manera correcta. Éstas incluyen:
Asegurarse de que sus registros internos de cuentas por cobrar estén actualizados
Antes de hacer un seguimiento con alguien, asegúrese de que su sistema le indique con precisión qué clientes llegan tarde.
Considere el uso de software
Su software de contabilidad interno puede alertarlo con anticipación cuando un cliente muestra la posibilidad de llegar tarde.
Seguimiento de los clientes que llegan tarde continuamente
Cada pequeña empresa que ofrece cuentas por cobrar tiene clientes que constantemente no pagan o pagan tarde. Descubrirá rápidamente quiénes son estos clientes y querrá hacer un seguimiento con ellos. Puede comenzar enviando un correo electrónico y luego pasar a una llamada telefónica.
Evitar el seguimiento demasiado pronto
No desea hacer un seguimiento de los clientes buenos que pagan demasiado pronto. Esto puede resultar molesto para ellos y pueden sentirse acosados.
Utilizar una empresa de cobranza como último recurso
Esto solo debe usarse para los clientes que no hayan pagado después de haber enviado un correo electrónico, llamado y realizado un seguimiento repetidamente. En esta etapa, debe estar preparado para no recibir el pago.
Durante el proceso de cobro de pagos, manténgase abierto a las opiniones de los clientes. Si escucha la misma queja una y otra vez, es posible que pueda mejorar la experiencia del cliente. A veces, el problema puede incluso estar al final de la transacción. Por ejemplo, si su departamento de facturación no envía las facturas a tiempo, es probable que su cliente no pague a tiempo. Los problemas de facturación pueden ocurrir y ocurren en empresas de cualquier tamaño.
¿Qué es un índice de rotación de cuentas por cobrar?
Una vez que comprenda el informe de antigüedad de sus cuentas por cobrar, puede llevar su análisis un paso más allá. Para hacer esto, puede explorar el índice de rotación de cuentas por cobrar de su pequeña empresa . Aunque esta proporción no es comúnmente utilizada por las pequeñas empresas, puede ser útil. Le dirá cuántas veces al año una pequeña empresa cobra cuentas por cobrar. A partir de ahí, puede saber qué tan eficiente es emitiendo crédito y recolectando fondos:
Índice de rotación de cuentas por cobrar = ventas netas a crédito / cuentas por cobrar promedio
Una alta tasa de rotación de cuentas por cobrar puede indicar que el proceso de cobro de cuentas por cobrar de su pequeña empresa es eficiente. Por el contrario, una proporción baja indica que su proceso de cobranza no es eficiente.
Este índice indica la eficiencia de la recaudación porque le dice cuántas veces, en promedio, cobra sus cuentas por cobrar por año. Puede saber si su proporción es buena o mala según la proporción del año anterior y el promedio de su industria.
Cuanto más cuidadosamente rastree sus cuentas por cobrar, mejor. Normalmente, las pequeñas empresas calculan su índice de rotación anual, trimestral o mensual. Cuanto más tiempo le lleve cobrar sus ventas a crédito, más probabilidades tendrá de perder dinero.
Ofrecer cuentas por cobrar puede ayudar a mantener su pequeña empresa en línea con la competencia en su industria. También puede generar una fuerte lealtad del cliente, ayudarlo a rastrear la deuda de los clientes y mejorar la organización financiera de su pequeña empresa. Siempre que pueda manejar el riesgo crediticio potencial, las deudas incobrables y el seguimiento de los pagos, las cuentas por cobrar pueden ser una buena opción a considerar. ¿Y quien sabe? Incluso puede ayudar a mejorar el margen de beneficio de su pequeña empresa.
