Aprenda de la fórmula de sus cuentas por cobrar

Al analizar el desempeño de su pequeña empresa, el índice de rotación de cuentas por cobrar es una métrica importante que debe conocer. Esta relación evalúa la eficacia con la que está cobrando sus cuentas por cobrar cuando los clientes compran a crédito. Específicamente, el índice de rotación de cuentas por cobrar mide cuántas veces al año cobra, en promedio.

Si bien las ecuaciones matemáticas pueden aburrirlo, cobrar sus pagos a un ritmo más rápido no es nada aburrido. Una encuesta reciente encontró que el 10% de los pagos nunca se pagan o se pagan tan tarde que las empresas tienen que cancelarlos como deudas incobrables.

Comprender y utilizar la fórmula del índice de rotación de cuentas por cobrar puede permitirle evitar esta deuda incobrable, obtener ingresos del trabajo y hacer crecer su negocio a nuevas alturas. Todo lo que tiene que hacer es sacar su calculadora y enfrentar su índice de rotación de frente.

Explicación de la fórmula del índice de rotación de cuentas por cobrar

Entonces, está listo para abordar su índice de rotación, pero ¿qué mide exactamente? El índice de rotación de sus cuentas por cobrar evalúa la eficacia con la que está cobrando sus cuentas por cobrar cuando los clientes compran a crédito. Mide cuántas veces al año recolecta, en promedio.

Esto es importante, porque sus cuentas por cobrar son solo activos valiosos si las recolecta de manera eficiente y regular. Además, cuando las cuentas por cobrar no se cobran, pueden afectar significativamente sus ingresos. Las cuentas por cobrar no cobradas pueden incluso convertirse en pérdidas para su pequeña empresa.

Dicho esto, veamos la fórmula:

El índice de rotación de sus cuentas por cobrar = ventas netas a crédito / cuentas por cobrar promedio para el período de seguimiento.

Para usar esta fórmula con éxito, todo lo que tiene que hacer es ingresar el valor neto de sus ventas a crédito y dividirlo por su promedio de cuentas por cobrar. Es realmente un simple problema de división que puede ahorrarle dinero a su pequeña empresa a largo plazo.

Interpretación del índice de rotación de cuentas por cobrar

Una vez que calcule el índice de rotación de sus cuentas por cobrar, échele un vistazo más profundo. Cuanto mayor sea la proporción, más eficiente será su pequeña empresa para cobrar el dinero que se le debe. Cuanto menor sea la proporción, menos eficiente será su pequeña empresa.

Las proporciones bajas indican que su pequeña empresa no realiza cobros a tiempo. Por ejemplo, supongamos que su empresa tiene una proporción de dos. Esto significa que cobrará sus cuentas por cobrar dos veces al año o cada seis meses. Cuando está cobrando pagos de deudas, esto generalmente no se considera suficiente. Sin embargo, cada industria tiene diferentes proporciones.

Además de realizar cobros frecuentes y puntuales, querrá calcular su ratio con regularidad. Los propietarios de pequeñas empresas normalmente calculan sus índices de rotación anual, trimestral o mensual. Para asegurarse de no quedarse atrás de la competencia, querrá comparar regularmente su proporción y el número de días de cobro de cuentas por cobrar con los estándares de su industria. Para obtener su número promedio de días de cobro de cuentas por cobrar, divida 365 por su proporción.

Las industrias con los días de cobranza de cuentas por cobrar más altas dentro de los 12 meses incluyen:

• Empresas gestoras . Estas empresas tienen 125 días de cuentas por cobrar. Esto equivaldría a un índice de rotación de cuentas por cobrar de 2.9. Esto significa que estas empresas cobran sus pagos cada 125 días o poco menos de tres veces al año.
• Productores de petróleo y gas . Estos productores tienen 110 días de cuentas por cobrar y un índice de rotación de 3.3. Esto significa que estas empresas cobran los pagos cada 110 días o un poco más de tres veces al año.
• Escuelas técnicas y comerciales . Estas escuelas tienen 109 días de cuentas por cobrar y una tasa de rotación de 3.34. Esto significa que cobran sus pagos cada 109 días o poco más de tres veces al año.
• Empresas de alquiler o leasing de automóviles . Estas empresas tienen 104 días de cuentas por cobrar o una tasa de rotación de 3,5. Esto significa que cobran sus pagos cada 104 días o tres veces y media al año.
• Centros de atención ambulatoria . Estos centros tienen 98 días de cuentas por cobrar y una tasa de rotación de 3,72. Esto significa que cobran pagos cada 98 días o un poco menos de cuatro veces al año.
• Empresas de arquitectura o ingeniería . Estas empresas tienen 74 días de cuentas por cobrar o una tasa de rotación de 4.9. Esto significa que cobran sus pagos cada 74 días o poco menos de cinco veces al año.
• Contratistas exteriores de cimientos o edificios . Estos contratistas tienen 67 días de cuentas por cobrar o un índice de rotación de 5.4. Esto significa que cobran sus pagos cada 67 días o casi cinco veces y media al año.
• Otras construcciones de ingeniería civil y pesada. Estas empresas tienen 66 días de cuentas por cobrar y un índice de rotación de 5.5. Esto significa que cobran sus pagos cada 66 días o cinco veces y media al año.

En comparación, las empresas privadas promedian entre 35 y 40 días para cobrar sus cuentas por cobrar.

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Ejemplo

Para tener una mejor idea de cómo utilizar e interpretar el índice de rotación de cuentas por cobrar, considere este ejemplo:

Supongamos que su pequeña empresa obtuvo $ 900,000 en ventas netas a crédito en 2017. Luego, tenga en cuenta que su pequeña empresa obtuvo un promedio de $ 70,000 en cuentas por cobrar. Para obtener este promedio, puede promediar los saldos de sus cuentas por cobrar iniciales y finales.

Cuando inserta estos valores en la fórmula, su índice de rotación sería:

$ 900 000 / $ 70 000 = 12,86

Esta proporción significa que su pequeña empresa recauda sus cuentas por cobrar 12,86 veces en promedio durante el año. Ahora, lleve esta relación un paso más allá. Si divide 365 días en un año, por el valor de su relación, puede averiguar cuánto tiempo le toma a su cliente promedio pagar sus cuentas por cobrar. En este caso sería:

365 / 12,86 = 28,38

Esto significa que sus clientes tardan en promedio 28 días en pagar sus facturas. Si su pequeña empresa tiene un período de pago de 30 días, entonces este es el objetivo. Sin embargo, si se supone que sus clientes le devolverán el dinero antes de los 30 días, esto puede indicar muchos pagos atrasados. Como resultado, es posible que deba revisar su proceso de recolección.

Además, si compara el período de cobro de 28 días con el período de cobro promedio de la empresa privada de 35 a 40 días, entonces su pequeña empresa está cobrando cuentas por cobrar a una tasa eficiente.

Mejorando su ratio

Como propietario de una pequeña empresa, es probable que la venta de inventario sea lo más importante en su mente. Si bien esto es bueno, no olvide optimizar el proceso de sus cuentas por cobrar. Esto es importante porque sus cuentas por cobrar representan dinero que se le debe a su negocio. Si no lo recolecta de manera eficiente, su negocio sufrirá pérdidas.

Los métodos para mejorar el índice de rotación de cuentas por cobrar incluyen:

• Usando un informe de antigüedad de cuentas por cobrar. Estos informes le muestran qué clientes están atrasados ​​en sus pagos.
• Establecer límites al crédito ofrecido. No ofrezca a todos los clientes la opción de usar crédito. Querrá revisar las calificaciones crediticias de sus clientes antes de ofrecerlo. Solo dé una opción de crédito a aquellos que tengan buen crédito. Además, si tiene un cliente que paga constantemente tarde, no continúe extendiéndoles la opción. Está bien interrumpir a algunos clientes que pagan tarde.
• Ofreciendo recompensas por pago anticipado. Esta es una manera fácil de motivar a sus clientes a pagar a tiempo. Por ejemplo, puede ofrecer un descuento por pago anticipado.
• Envío de recordatorios. Los recordatorios por correo electrónico suelen ser los mejores, aunque los recordatorios de texto son una tendencia próxima. Para los clientes que llegan especialmente tarde, puede recurrir a las llamadas telefónicas. Sin embargo, asegúrese de no acosar a sus clientes.
• Ofrezca pagos en línea. Estos pueden ser de fácil acceso y uso para los clientes. Cuanto más conveniente sea pagar a tiempo, es más probable que sus clientes financien los cargos y los paguen a tiempo.

Uso en modelos financieros

Su índice de rotación de cuentas por cobrar puede decirle más que la frecuencia con la que cobra sus cuentas por cobrar a los clientes. Con el tiempo, puede darle una mejor idea de la regularidad con la que está cobrando sus cuentas por cobrar. La evolución general de sus índices puede indicar cualquier problema que pueda estar enfrentando.

Por ejemplo, supongamos que acaba de empezar a ofrecer crédito a sus clientes hace unos años. Si sus proporciones aumentan constantemente, es posible que deba revisar su proceso de recolección. Pero no se preocupe. Esto es normal. Todo buen proceso requiere algunos ajustes para lograrlo.

También puede usar su índice para ver si ofrecer crédito está perjudicando sus ingresos o su balance final. Si es así, es posible que desee ser más selectivo acerca de a quién ofrece crédito. O puede que desee acortar el período de pago. Esto hará que el dinero de sus clientes y su negocio sea más rápido.

Un uso final de su índice de rotación de cuentas por cobrar involucra a su competencia. Su industria, como todas las demás, seguirá evolucionando y cambiando. Como resultado, querrá mantenerse actualizado sobre los índices de rotación de las cuentas por cobrar de sus competidores.

Por ejemplo, supongamos que sus competidores cobran las cuentas por cobrar cada 15 días. Puede obtener una ventaja competitiva ofreciendo un período de pago más largo. La introducción de un período de pago más conveniente puede alentar a los clientes a elegirlo sobre la competencia.

Sin embargo, si no es posible ofrecer un período de pago más largo, está bien. Solo asegúrese de ofrecer un período de pago que sea al menos igual al de sus competidores.

Limitación de la tasa de rotación de cuentas por cobrar

Por muy buena que parezca la fórmula de rotación de cuentas por cobrar, existen limitaciones. Estas limitaciones involucran:

• Usar las ventas totales en lugar de las ventas netas. Si calcula su ecuación utilizando las ventas totales en lugar de las ventas netas, correrá el riesgo de inflar su índice de rotación. Esto puede hacer que tome decisiones comerciales que no sean lo mejor para su pequeña empresa.
• La variación de su pequeña empresa. No siempre recibirá el mismo flujo constante de cuentas por cobrar de sus clientes. Habrá épocas de recogida fácil y épocas de muchas colecciones tardías. Para manejar las fluctuaciones, debe elegir cuidadosamente sus puntos de inicio y finalización. Querrá elegir los que reflejen con mayor precisión su año. Para hacer esto, es posible que desee tomar un promedio de sus cuentas por cobrar para cada mes.
• Midiendo a los competidores equivocados . Asegúrese de comparar únicamente sus números con los de la competencia en su industria. Esto es importante porque las diferentes industrias tienen una amplia gama de proporciones medias. Comparar sus números con los de la industria incorrecta realmente podría confundirlo.
• Otras influencias en tu ratio. Las proporciones bajas significan que es menos eficiente en la recolección. También pueden significar que es posible que no reciba sus productos o facturas a sus clientes de manera oportuna. Cuando esto sucede, sus clientes no suelen pagar a tiempo.

Comprender el índice de rotación de sus cuentas por cobrar es un primer paso importante para eliminar las deudas incobrables y los pagos atrasados. Esta proporción le ayudará a tener una mejor idea de las tendencias de colección de su propio negocio. Una vez que identifique los hábitos de cobranza de su pequeña empresa, puede implementar nuevos procedimientos de mejora. Solo sube desde aquí.