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Cuentas por cobrar y contabilidad

Su pequeña empresa no puede operar de manera eficiente si no controla sus prácticas contables. Esto significa que si se siente un poco inestable en la contabilidad de sus cuentas por cobrar , es posible que desee darle otra mirada.

Dicho esto, si eres tú, no estás solo. Solo el 40% de los propietarios de pequeñas empresas informaron que se sentían muy bien informados o muy bien informados sobre contabilidad. Para poner sus habilidades al día, querrá profundizar en sus cuentas por cobrar.

Informe de antigüedad de cuentas por cobrar

Dependiendo del tamaño de su negocio, puede tener cientos de clientes al año. Esto es excelente para las ventas, pero puede ser muy tedioso mantener un registro, especialmente si ofrece opciones de crédito y está esperando que lleguen sus cuentas por cobrar.

Para mantener sus registros en orden y sus pagos fluyendo sin problemas, querrá utilizar un informe de antigüedad de cuentas por cobrar. Estos informes le muestran qué clientes están atrasados ​​en sus pagos. Cada informe incluye la información de contacto de sus clientes vencidos. El informe organizará a sus clientes en grupos específicos en función del número de días en que su factura esté pendiente. Estos suelen seguir este formato de cuatro columnas:

  • La columna de la izquierda enumerará todas las facturas que tienen 30 días o menos.
  • La siguiente columna enumerará todas las facturas que tienen entre 31 y 60 días de antigüedad.
  • La siguiente columna enumerará todas las facturas que tienen entre 61 y 90 días de antigüedad.
  • La última columna a la derecha enumerará todas las facturas que tienen más de 90 días.

Estos informes se pueden crear en minutos usando software de contabilidad como QuickBooks o Xero . También puede crear un informe manualmente en una hoja de cálculo de Microsoft Excel. Estos informes generalmente se generan al menos una vez al mes. Sin embargo, la frecuencia con la que genera informes depende de cuántos días tienen sus clientes para devolverle el dinero. Por ejemplo, si les da 30 días, es posible que desee generar y revisar un informe de antigüedad mensualmente. Si les da solo 10 días, es posible que desee generar y revisar un informe semanalmente.

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Cómo cobrar más rápido

Si nota muchos clientes atrasados ​​cada mes, es posible que deba explorar formas de cobrar sus pagos más rápido. Algunos métodos efectivos incluyen:

  • Usando software de contabilidad. Las aplicaciones y el software de contabilidad son más eficientes en el seguimiento de sus cuentas por cobrar que las hojas de cálculo tradicionales.
  • Envío de recordatorios de pago. Puede hacer esto manualmente o puede utilizar programas de contabilidad. Por ejemplo, FreshBooks enviará automáticamente recordatorios por correo electrónico a los clientes antes de que venza su factura. FreshBooks también ofrece un  creador de facturas gratuito , donde puede crear y descargar facturas personalizadas en segundos.
  • Tomando la acción apropiada. Cada vez que genere un informe, querrá hacer un seguimiento de los pagos atrasados. Esto se puede hacer mediante recordatorios por correo electrónico o llamadas telefónicas.
  • Registro de infractores reincidentes. Si nota clientes que constantemente llegan tarde o no pagan, regístrelos. Es posible que desee dejar de ofrecerles opciones de crédito. Después de todo, cada pago que pierden es una pérdida directa para su pequeña empresa.
  • Aceptando pagos en línea. Ofrecer una opción de pago en línea permite a sus clientes una forma más fácil y rápida de pagarle. Puede mejorar esto aún más enviando facturas por correo electrónico a los clientes con un enlace al sitio de pago.
  • Envío de facturas impagas a abogados de cobranza. Esta es una opción de último recurso si no ha podido cobrar el pago de un cliente después de un período de tiempo razonable.

Riesgo crediticio

Las grandes ganancias a menudo no vienen sin riesgos. A veces, para seguir siendo competitivo y hacer crecer su negocio, deberá ofrecer opciones de crédito a sus clientes. Esto significa asumir el riesgo de las cuentas por cobrar.

Ofrecer crédito a los clientes puede ayudarlos a gastar más. Incluso puede acelerar sus gastos. De cualquier manera, los clientes generalmente ven las opciones de crédito como una ventaja.

Antes de comenzar a ofrecer crédito, querrá administrar su riesgo en consecuencia. Algunos riesgos de ofrecer crédito a los clientes incluyen:

  • Flujo de caja reducido. Esperar los pagos de sus clientes reducirá su flujo de caja. Si no lo tiene en cuenta, es posible que tenga problemas para pagar los suministros necesarios y el funcionamiento de su pequeña empresa.
  • Beneficio reducido. Dependiendo de cuándo sus clientes le devuelvan el dinero, es posible que tenga ciertos períodos de ganancias reducidas. Asegúrese de fijar el precio de sus productos y servicios correctamente, a fin de obtener ganancias y mantenerse competitivo. (Hacer esto puede requerir algo de investigación).
  • Deuda. Si tiene muchos clientes que no le devuelven el dinero de manera oportuna, es posible que se endeude.
  • Recursos y tiempo adicionales. La implementación de un proceso de administración de cuentas por cobrar puede requerir tiempo, energía y recursos adicionales al principio.

Para gestionar estos riesgos, deberá equilibrar el potencial de aumento de ventas con el potencial de flujo de caja reducido. Puede comenzar verificando el crédito de los clientes antes de que compren a crédito. A partir de ahí, querrá realizar un seguimiento de los clientes que continuamente pagan tarde. Si ve una tendencia, es posible que desee dejar de ofrecerles opciones de crédito por completo.

Servicios de grabación proporcionados a crédito

Los servicios que proporcione deben registrarse correctamente cuando venda a crédito. Esto ayuda a garantizar que pueda realizar un seguimiento de ellos. Para cada transacción, debe crear una factura. Una vez que haya hecho eso, acreditará la cuenta de ventas y debitará la cuenta de cuentas por cobrar de su pequeña empresa.

En una fecha posterior, después de que se pague la factura, debitará la cuenta de efectivo y acreditará la cuenta de cuentas por cobrar.

Registro de ventas de bienes a crédito

El mismo concepto se aplica a la venta de bienes a crédito. Para cada producto que vende a crédito, desea registrar la venta y las cuentas por cobrar relacionadas. Sin embargo, también deberá asegurarse de reducir sus números de inventario y reflejar un costo de venta en su estado de resultados.

Contabilización de descuentos por pago anticipado

Operar una pequeña empresa requiere mucha motivación. Esto ya lo sabes. En algún momento durante el proceso de cuentas por cobrar, es posible que deba extender esa motivación a sus clientes para generar pagos más rápidos.

Una forma de hacerlo es ofreciendo descuentos por pago anticipado. Por ejemplo, puede ofrecer un 1% de descuento a los clientes que paguen dentro de los 10 días, en comparación con los 30 días habituales. Los programas de contabilidad como QuickBooks pueden ayudarlo a generar facturas personalizadas con descuentos por pago anticipado agregados.

Los descuentos más comunes ofrecidos incluyen:

  • 1% / 10 – NET 30. Este es un 1% de descuento si pagan dentro de los 10 días.
  • 1% / 15 – NET 30. Este es un 1% de descuento si pagan dentro de los 15 días.
  • 2% / 10 – NET 30. Este es un 2% de descuento si pagan dentro de los 10 días.
  • 2% / 15 – NET 30. Este es un 2% de descuento si pagan dentro de los 15 días.

Sin embargo, asegúrese de tener en cuenta estos descuentos financieramente antes de comenzar a ofrecerlos. Por lo general, puede contabilizar los pagos anticipados cargando el descuento como un débito en su cuenta de descuento de ventas. Luego cargará un crédito a su cuenta de cuentas por cobrar. Esto dará como resultado una cifra de ventas netas más pequeña que representa el descuento.

Si ha comprometido a su pequeña empresa a ofrecer opciones de crédito, asegúrese de dedicar también el tiempo suficiente para aprender la contabilidad que la acompaña. Durante este proceso, el informe de antigüedad de sus cuentas por cobrar será su mejor amigo.

También querrá asegurarse de comprender su riesgo crediticio, registrar sus ventas correctamente y tener en cuenta los descuentos anticipados y las deudas incobrables. Una vez que los tenga, debería estar listo para administrar la contabilidad de sus cuentas por cobrar.

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