Cuentas de balance

Conoces tu pequeña empresa como la palma de tu mano. Ha dedicado horas a su diseño y organización, pero ¿siente lo mismo acerca de su balance ?

Una encuesta reciente encontró que el 40% de los propietarios de pequeñas empresas dedican al menos 80 horas al año a hacer contabilidad. Si comprende mejor cómo está organizado su balance general, podrá revisar su contabilidad a un ritmo más eficiente. Pero primero, deberá comprender cada cuenta en su balance.

¿Qué son las cuentas de balance?

Como propietario de una pequeña empresa, probablemente esté familiarizado con el uso de carpetas, y tal vez incluso archivadores, para mantener sus documentos organizados. Su balance general utiliza un sistema similar, solo que en lugar de carpetas, está separado por cuentas.

Sus cuentas de balance incluyen:

• Efectivo . Este es el efectivo que recibe durante las transacciones regulares en su negocio. Por ejemplo, cuando vende inventario y recibe un pago, esto se documenta en la cuenta de efectivo. Su cuenta de efectivo se incluirá como activo corriente o a corto plazo en su balance.
• Depósitos . Como pequeña empresa, es posible que haya realizado depósitos de seguridad anteriormente. Lo hace cuando le está dando dinero a otra persona para que lo guarde contra cargos futuros. Estos a menudo se denominan "Depósitos de garantía por cobrar". Los depósitos de garantía se consideran activos corrientes en su balance.
• Activos intangibles. Estos son activos no físicos. Las patentes, los derechos de autor, las listas de clientes, las obras literarias y los derechos de transmisión son todos ejemplos comunes. Estos se enumeran como activos corrientes en su balance.
• Inversiones a corto plazo. Estas inversiones se convierten en efectivo en un año. También se registran en la sección de activos corrientes de su balance.
• Cuentas por cobrar. Esto implica el dinero que sus clientes le deben por productos o servicios que han recibido pero que todavía no han pagado. Estos se documentan como activos en su balance.
• Gastos pagados por anticipado. Estos incluyen transacciones para las que se han realizado pagos por adelantado. Por ejemplo, puede pagar el alquiler de un espacio comercial antes de usarlo. Esta transacción, así como sus otros gastos pagados por adelantado, se registrarán como un activo en su balance.
• Inversiones a largo plazo . Por lo general, se trata de inversiones que no se convierten en efectivo en un año. Pueden incluir acciones, bonos, bienes raíces y, a veces, efectivo. Sus inversiones a largo plazo se registran en el lado de los activos de su balance.
• Cuentas por pagar. Esta es la cantidad de dinero que debe a los proveedores o acreedores. Sus cuentas por pagar son cuentas de pasivo corriente en su balance.
• Gastos acumulados. Estos pueden incluir salarios, intereses, servicios públicos, reparaciones, bonificaciones e impuestos. Estas se consideran cuentas de pasivo.
• Tarjeta de crédito. Si tiene una tarjeta de crédito solo para su pequeña empresa, no está solo. Esta es una práctica común. Las compras realizadas con tarjetas de crédito se registran como cuentas de pasivo en su balance.
• Deuda a corto plazo. Esta cuenta se muestra en la parte del pasivo corriente de su balance. Esto incluye cualquier deuda que vence dentro de un año. Un ejemplo de deuda a corto plazo son los impuestos sobre la nómina.
• Deuda a largo plazo. Esta es una deuda que no vencerá dentro de un año. Los ejemplos incluyen bonos por pagar, préstamos a largo plazo, obligaciones de arrendamiento o bonos convertibles. Estos se registran en la sección de pasivos de su balance.
• Equidad . El patrimonio de los propietarios es una sección separada del balance. Esta sección incluye el valor nominal de las acciones, los montos pagados en capital y sus ganancias retenidas.

¿Qué son las cuentas por cobrar del balance general?

Las transacciones de sus clientes son importantes. Alimentan su negocio. Por lo tanto, mientras crea y analiza su balance general, preste mucha atención a sus cuentas por cobrar. Como se mencionó anteriormente, estos representan pagos que sus clientes le deben después de comprar bienes o servicios a crédito. Por ejemplo, supongamos que es dueño de un negocio de jardinería. Después de arreglar el patio de un cliente, le envía una factura. A su vez, en una fecha posterior, devuelven un pago por los servicios prestados.

Las cuentas por cobrar, como la que recibiría en el ejemplo de jardinería anterior, son activos corrientes. Esto se debe a que se espera que se conviertan en efectivo dentro de un año.

¿Qué son las cuentas por pagar del balance general?

Ya sabe que el dinero que fluye hacia su negocio es tan importante como el dinero que sale. Por lo tanto, es importante vigilar de cerca sus cuentas por pagar, ya que son pagos que debe a otras empresas.

Sus cuentas por pagar son, de hecho, cuentas por cobrar de otras empresas. Por ejemplo, supongamos que su pequeña empresa se queda sin inventario esencial antes de lo esperado. Se comunica rápidamente con su proveedor y le compra más inventario a crédito. Una vez que se evita la crisis y se reabastecen sus estantes, recibe una factura para el pago. Este pago se considera una cuenta por pagar (y es una cuenta por cobrar para el proveedor). Está legalmente obligado a pagarlo de manera oportuna a su proveedor.

Conciliación de cuentas de balance

Probablemente se haya reconciliado con otros antes, pero es posible que no haya reconciliado un balance general. Para comenzar, sepa que conciliar su balance general implica comparar las cuentas de su balance general con otra fuente.

Para muchos propietarios de pequeñas empresas, esta fuente es su extracto bancario. Sin embargo, debe tener en cuenta que estos estados de cuenta solo se aplican a las cuentas de efectivo del balance general. Para comparar sus cuentas por cobrar, cuentas por pagar y transacciones de activos fijos, puede usar su libro mayor auxiliar .

Esta comparación es importante para propietarios de pequeñas empresas como usted, ya que le permite asegurarse de que su balance general sea correcto. Quieres que tus cuentas coincidan. Si no es así, podría tener problemas en el futuro. Dicho esto, comparar su balance puede permitirle detectar errores temprano. A veces, estos errores pueden ser tan simples como un error tipográfico o dígitos transpuestos en un número.

A medida que avanza en el proceso de conciliación, querrá mantener una lista de lo que compone cada cuenta de balance. Esto puede ayudarlo a mantenerse organizado. Estas listas son:

• Activos fijos
• Gastos individuales prepagos que suman el monto de prepagos
• Cuentas por cobrar y cuentas por pagar vinculadas al balance general

Su estado de cuenta debe conciliarse al final de un mes, trimestre o período de un año. El momento depende de usted como propietario de la pequeña empresa. Sin embargo, conciliar su balance como parte de su proceso de cierre se considera una buena idea.

Una vez que haya determinado que su balance general es exacto, podrá utilizarlo con facilidad y confianza para tomar decisiones financieras futuras.

¿Qué es un balance general presupuestado?

No es ajeno a los presupuestos. Cada negocio tiene uno. Independientemente de cuán alto o bajo sea su presupuesto, también querrá un balance presupuestado además del actual.

El balance general presupuestado es el mismo que su balance general actual, excepto que refleja una estimación para los períodos presupuestarios futuros. Por lo tanto, le muestra dónde estarán sus cuentas de balance al final de los períodos contables futuros, si se apega a su presupuesto actual.

La próxima vez que revise el balance general de su pequeña empresa, no lo pase por alto. Realmente deténgase y comprenda cada cuenta en él. Esto lo ayudará a comprender mejor su mercado, operación y pequeña empresa en general.

Además de esto, da un paso más. Concilie su balance de este período contable. Luego, cree un balance general presupuestado para brindarle una ventaja financiera aún mayor. En última instancia, depende de usted cuánto se sumerja en su balance general.