¿Cómo se escribe una carta comercial?

El tiempo es oro cuando se trata de administrar un negocio. Por lo tanto, cuando se siente a escribir una carta comercial, es fundamental que vaya al grano lo más rápido posible y exponga su caso de manera concisa y profesional.

Incluso teniendo en cuenta la poca capacidad de atención de las personas, hay otras cosas que pueden hacer que su carta comercial termine en la papelera del destinatario. Por ejemplo, no seguir los formatos estándar de cartas comerciales puede sugerir que no tiene experiencia.

Su escritura, sin embargo, es el corazón de una carta. La forma en que escriba una carta comercial determinará si la carta logra sus objetivos. Usar el tono correcto, no sonar arrogante o jactancioso, transmitir el mensaje de manera concisa y rápida, evitar errores gramaticales y ortográficos vergonzosos; todas estas cosas ayudan a garantizar que lo tomen en serio y que su carta tenga el efecto deseado.

¿Cómo se inicia una carta comercial?

Cuando se trata de comenzar una carta comercial, puede cojear desde el primer momento si no tiene un saludo que incluya el nombre de la persona que está escribiendo, o si no se está refiriendo al destinatario por el honorífico correcto (dirigirse a un médico o Ph.D. como Sr. o Sra. en lugar de Dr., por ejemplo). Escribir mal el nombre de su destinatario es aún más desastroso.

Si es necesario, llame a la empresa a la que está escribiendo para averiguar quién debería recibir la carta.

"Estimado" es la opción tradicional y segura para iniciar una carta de saludo comercial, pero ha habido algunos argumentos de que "Hola" también está bien, e incluso puede agregar algo de simpatía. Sin embargo, un "Oye" o un "¡Yo!" definitivamente iría demasiado lejos.

En el cuerpo real de la carta comercial, es importante minimizar las sutilezas y llegar al grano:

• "Le escribo para solicitar su ..."
• "Le escribo para confirmar que usted. ..."
• "En respuesta a su solicitud de ..."

Incluir un "usted" y / o un "su" en la primera oración puede aumentar la efectividad de la carta porque enfoca la carta en el lector.

Hay excepciones a la regla, por supuesto, cuando se trata de llegar rápidamente al grano en una carta comercial. Al dar malas noticias, por ejemplo, es mejor suavizar un poco el golpe antes de lanzarse a las malas noticias: “Gracias por su interés en el taller de verano de startups de nuestra empresa. Sin embargo, lamento informarle que ... "

¿Cómo se escribe una muestra de carta comercial?

Generalmente, el primer párrafo debe indicar el propósito de la carta comercial de forma rápida y sencilla.

Después del primer párrafo, no pierda el tiempo del lector saliéndose por la tangente o planteando otro problema o cuestión. Desarrolle el primer párrafo proporcionando la evidencia o la persuasión que apoye la posición que usted señaló anteriormente. En el tercer y cuarto párrafo (si tiene un cuarto párrafo), repita el punto que señaló y luego cierre con una llamada a la acción. ("Por favor, avíseme cuando esté disponible para una reunión para discutir").

Establecer el tono adecuado para la carta es esencial cuando escribe una carta comercial, así que tómese el tiempo para leerla varias veces. Si la carta es especialmente importante, retrase el envío de la carta por un día, para que pueda volver a leerla. (El presidente Abraham Lincoln, por ejemplo, era famoso por sus cartas enojadas no enviadas ).

Ciertos tipos de cartas comerciales requieren un estilo y tono específicos. Por ejemplo, una carta de queja debe ser lo suficientemente formal como para expresar disgusto pero evitar sonar abiertamente enojado. La carta debe explicar el problema y luego informar al lector cómo le gustaría que se resolviera.

Los memorandos , que a menudo son comunicaciones internas de la empresa, deben ser especialmente precisos y precisos para que no pierdan el tiempo de los empleados. También evite el lenguaje emocional o casual.

Su elección de palabras puede marcar la diferencia en una carta comercial. El lenguaje debe ser directo, así que evite usar palabras como "solo", "intentar", "probablemente" y "tal vez". Mantenga su lenguaje simple y evite palabras oscuras o jerga.

No tenga miedo de buscar en un diccionario y tesauro para asegurarse de que una palabra transmita correctamente el significado que desea para ella. Evite los errores gramaticales y ortográficos, ya que pueden sugerir falta de atención a los detalles y falta de profesionalismo.

Asegúrese de escribir también con voz activa o pasiva. La voz activa muestra que usted está a cargo: se está apropiando de lo que dice y hace. ("Le enviaremos el nuevo informe antes del 1 de septiembre". No: "El nuevo informe le será entregado antes del 1 de septiembre").

Ejemplo de una carta comercial simple

Vea un ejemplo de cómo se vería una carta comercial en formato de bloque, que se usa comúnmente para cartas comerciales.

¿Cuáles son las partes de una carta comercial?

Cuando escribe una carta comercial, es importante incluir todas las partes que se requieren. Generalmente, hay siete partes que debe incluir en una carta comercial.

Hagas lo que hagas, recuerda que la forma en que escribes una carta comercial puede marcar una diferencia significativa cuando se trata de la efectividad de la carta. Especialmente en esta era de correos electrónicos y mensajes de texto escritos rápidamente, tomarse el tiempo para redactar, imprimir y enviar una carta comercial escrita puede demostrar su seriedad. Así que asegúrese de elegir sus palabras con prudencia.

Como propietario de una pequeña empresa, usted también es un experto. Queremos saber cómo se siente acerca de las cartas comerciales. Háganos saber, y a sus compañeros SBO, compartiendo un comentario a continuación.