Impulsar la retención de información durante las reuniones de personal

Según Harvard Business Review , el 15 por ciento del tiempo colectivo de una organización se dedica a reuniones. Este porcentaje ha aumentado año tras año desde 2008, lo que significa que muchas organizaciones están dedicando aún más tiempo y energía a las reuniones que en el pasado.

Las reuniones de personal pueden ser muy valiosas para difundir información importante en toda la empresa y fomentar la colaboración. Pero estas sesiones deben ser realmente impactantes para lograr tales objetivos. De lo contrario, las organizaciones corren el riesgo de que las reuniones se conviertan en una distracción de otros trabajos o incluso en una fuente de frustración para los empleados.

Impulsar la retención de información durante las reuniones del personal es clave para hacer que cuenten. Quieres que todos salgan de la habitación después de haber digerido y entendido los puntos clave. Sólo entonces los empleados pueden incorporar estos conocimientos en sus flujos de trabajo diarios, algo que es especialmente importante para los temas de capacitación y cumplimiento.

Considere estos consejos para maximizar la retención de información de los participantes durante su próxima reunión de trabajo.

Aplicar información a la vida real

La manera más rápida de abrumar a los empleados es tirando una corriente de términos, hechos y cifras sin arraigarlos en ningún tipo de contexto aplicable. La información es importante, sí. Pero es más importante asegurarse de que los participantes sepan cómo poner en práctica lo que están aprendiendo.

Como aconseja un CEO para Entrepreneur , “Desafiar al personal no sólo por la información de rutina, sino también por su capacidad para aplicarla en desafíos basados en escenarios que reflejen el contexto de la vida real al que se enfrentarán”.

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Digamos que está celebrando una reunión para capacitar a su equipo de ventas antes del lanzamiento de un nuevo producto. La creación de una cubierta de presentación que enumere las características y especificaciones es un primer paso. Pero la memorización memorizada no es la mejor manera de darle vida a este producto. Simular las preguntas que los compradores reales harán es una estrategia más dinámica para ayudar a los empleados a dominar esta información. Esta sesión de preguntas y respuestas ayudará a su equipo de ventas a prepararse para las reuniones de lanzamiento y a ver los productos desde el punto de vista de los clientes. Por lo tanto, es más probable que la información más importante se pegue.

Gamificar el proceso de aprendizaje

Los empleados que ven una presentación o asisten a una reunión normalmente escuchan información importante sólo una vez. Considerando que muchas reuniones duran de 30 minutos a una hora o más, es fácil ver cómo las comunicaciones importantes se deslizan a través de las grietas usando métodos de aprendizaje pasivo. ¿La solución? Promover el aprendizaje activo con un juego de reuniones de personal basado en trivialidades para reforzar los conceptos centrales para los participantes.

Empiece pidiendo a alguien en la sala que cree preguntas basadas en el contenido de la reunión a medida que se desarrolla. A continuación, conecte las preguntas más importantes a una encuesta en vivo y comparta la URL con todos los participantes de la reunión. Los encuestados pueden utilizar sus dispositivos móviles para contribuir con respuestas anónimas antes incluso de regresar a sus escritorios. Terminar una reunión de esta manera hará que los temas más importantes vuelvan a la mente. También permitirá a los líderes determinar qué temas deben volver a tratar en futuras reuniones.

Dejar tiempo para tomar notas

El final de una reunión trae consigo una ráfaga de actividad: cierre de portátiles y blocs de notas, empleados charlando y personas que se dirigen a su próximo destino. Algo tan simple como dejar un margen de cinco minutos para la toma de notas y la organización puede marcar una gran diferencia. Después de todo, es más fácil para los empleados recordar los elementos de acción y anotar los pensamientos mientras el material está fresco en sus mentes.

Termine cada reunión con cinco minutos dedicados exclusivamente a tareas administrativas como terminar notas, nombrar archivos y crear listas de tareas. Esto permite a los empleados “poner sus patos en fila”, por así decirlo. Todos saldrán de la sala con notas organizadas que pueden volver a visitar cada vez que necesiten un repaso.

Impulsar la retención de información durante las reuniones del personal es una cuestión de promover el aprendizaje activo, integrar la información en un contexto de la vida real y animar a los participantes a tomar notas útiles.

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