¿Están sus beneficios complementarios sujetos a impuestos? Cosas que saber
Si amas tu trabajo, al menos parte de la razón de tu felicidad en el trabajo podría tener algo que ver con los beneficios adicionales que obtienes.
El IRS define los “beneficios complementarios” como el pago que un empleador otorga a un empleado por realizar servicios. Los beneficios complementarios generalmente están sujetos a impuestos a menos que la ley excluya específicamente el beneficio de la tributación.
Según cifras recientes de la Oficina de Estadísticas Laborales, los beneficios para los empleados representan casi el 32% del costo total de compensación a los empleados . Los beneficios pueden incluir todo, desde seguro médico, vacaciones pagadas y ahorros para la jubilación hasta arreglos laborales flexibles, escritorios de pie, café y donas, y más. La parte difícil es comprender si los beneficios complementarios están sujetos a impuestos.
¿Los beneficios complementarios están sujetos a impuestos?
Cualquier beneficio proporcionado por un empleador a sus empleados está sujeto a impuestos a menos que la ley lo excluya específicamente.
La lista de exclusiones aparece en la Publicación 15-B del IRS e incluye…
- Beneficios para accidentes y salud
- Premios por logros
- Asistencia de adopción
- Instalaciones deportivas
- Beneficios de minimis
- Asistencia para el cuidado de dependientes
- Asistencia educativa
- Descuentos para empleados
- Opciones sobre acciones para empleados
- Teléfonos celulares proporcionados por el empleador
- Cobertura de seguro de vida colectivo a término
- Cuentas de ahorro para la salud
- Alojamiento en locales comerciales
- Comidas
- Servicios sin costo adicional
- Servicios de planificación de la jubilación
- Transporte (beneficios de transporte)
- Reducción de matrícula
- Beneficios de las condiciones laborales
Estos son beneficios que su empleador no tiene que incluir en su base imponible.
Definición de "de minimis"
Es posible que esté familiarizado con muchos de los beneficios incluidos en la lista anterior. Pero a menos que se ocupe de los recursos humanos y los beneficios para los empleados como parte de su trabajo, es posible que el término “beneficios de minimis” no le resulte familiar.
El IRS define los beneficios complementarios de minimis como "cualquier propiedad o servicio que le brinde a un empleado que tenga tan poco valor (teniendo en cuenta la frecuencia con la que brinda beneficios similares a sus empleados) que contabilizarlos sería irrazonable o administrativamente impráctico".
Esto incluye cosas como usar ocasionalmente la fotocopiadora de la oficina para uso personal, recibir flores en su cumpleaños u otra ocasión especial, café, donas y refrescos gratis en la sala de descanso o regalar a todos una camiseta con el logotipo de la empresa.
¿Cómo se gravan los beneficios complementarios?
Si su empleador proporciona beneficios complementarios sujetos a impuestos, el valor de esos beneficios debe determinarse antes del 31 de enero del año siguiente para que su empleador pueda retener y depositar los impuestos sobre la nómina.
El valor de esos beneficios se determina utilizando la regla de valoración general, que es básicamente el valor justo de mercado del beneficio adicional. Para muchos beneficios complementarios, esto es fácil.
Por ejemplo, si su empleador le da una tarjeta de regalo de $ 50, el valor del regalo es de $ 50, y ese es el valor justo de mercado. Si su empleador le da un vehículo de la compañía para uso personal, puede calcular el valor multiplicando la tarifa estándar por millaje (54.5 centavos por milla para 2018) por el total de millas conducidas para uso personal. Deben retener los impuestos sobre la nómina sobre este monto e incluirlo en los salarios sujetos a impuestos en su W-2 al final del año.
Su empleador puede agregar el valor de sus beneficios complementarios a su salario regular y aplicar su tasa de retención ordinaria al total, o puede retener el impuesto federal sobre la renta a una tasa fija del 25%.
¿Son ingresos gravables los reembolsos de gastos?
A menudo, los empleados gastan su propio dinero en gastos relacionados con el negocio y solicitan un reembolso al empleador completando un informe de gastos. Estos gastos pueden ocurrir cuando viaja por trabajo, compra herramientas y suministros de trabajo o entretiene a los clientes. En estas situaciones, puede preguntarse si esos reembolsos se incluirán en su ingreso imponible .
Los reembolsos de gastos no tienen que incluirse en su salario si su empleador tiene un plan "responsable" que tiene estos tres requisitos para reembolsar gastos:
- Propósito comercial : debe incurrir en el gasto mientras realiza sus servicios como empleado.
- Justificación: debe justificar sus gastos proporcionando a su empleador pruebas de la cantidad, la hora, el lugar y el propósito comercial del gasto. También debe enviar los gastos comerciales dentro de un período de tiempo razonable después de que ocurrieron. Un informe de gastos mensual con recibos adjuntos cumple con este requisito.
- Devolución de montos en exceso: si su empleador le da más dinero del que gasta en gastos comerciales, debe devolver los fondos en exceso a su empleador dentro de un período de tiempo razonable.
En pocas palabras, si su empleador le otorga una asignación mensual de $ 500 para cubrir gastos como comidas de trabajo y viajes, y no le pide que presente recibos ni devuelva los fondos en exceso, entonces esos $ 500 serían ingresos sujetos a impuestos. Pero si su empleador le exige que presente los recibos de los gastos laborales y devuelva los fondos no utilizados, los reembolsos de sus gastos no son ingresos imponibles.
¿Qué impacto tuvo la reforma fiscal en los beneficios complementarios?
La Ley de Empleos y Reducción de Impuestos eliminó las exenciones fiscales para algunos beneficios complementarios. A partir del 1 de enero de 2018, su empleador debe tratar como ingresos imponibles algunos beneficios complementarios que solían estar libres de impuestos, incluidos ...
- Gastos de mudanza: La TCJA eliminó la disposición para reembolsos libres de impuestos de gastos de mudanza, a menos que el empleado sea un miembro de las fuerzas armadas de los Estados Unidos en servicio activo.
- Premios por logros de los empleados: antes del 1 de enero de 2018, un empleador podía reconocer a los empleados proporcionando premios por logros libres de impuestos en forma de efectivo, certificados de regalo, vacaciones u opciones sobre acciones. Estos ahora deben incluirse en la renta imponible del empleado, aunque los obsequios de propiedad personal tangible (como un reloj) aún pueden excluirse.
- Gastos de desplazamiento en bicicleta: los empleadores ya no pueden ofrecer reembolsos libres de impuestos a los empleados por desplazamientos en bicicleta.
Descubra cómo la reforma fiscal podría afectar sus impuestos de 2018
Conclusión
Desde la perspectiva de un empleado, el manejo de los beneficios complementarios debería ser simple. Su empleador es responsable de determinar qué beneficios complementarios incluir en los ingresos sujetos a impuestos, cuánto impuesto retener sobre esas cantidades y qué información debe incluir en su W-2. Aún así, si cree que su empleador está proporcionando beneficios complementarios sujetos a impuestos, pero no los retiene ni los informa correctamente, es una buena idea preguntarle a su empleador al respecto.
Es posible que un empleador no sepa que los beneficios complementarios que brindan para atraer y retener a sus empleados estrella tienen consecuencias fiscales. Si un empleador se equivoca y excluye un beneficio de sus ingresos que el IRS dice que debería estar sujeto a impuestos, ese buen beneficio podría convertirse en un problema tanto para usted como para su empleador.
Deja una respuesta