¿Cuánto tiempo debe mantener los registros de impuestos?

¿Qué hace con todos los formularios de impuestos, ya sean impresos o digitales, cuando finaliza la temporada de impuestos? Mantener esos formularios probablemente parece una idea inteligente para muchas personas: una encuesta del IRS de 2014 dice que el 59% de los contribuyentes le temen tanto a una auditoría que ni siquiera pensarían en hacer trampa con sus impuestos.

Y debe mantener registros de impuestos, al menos por un tiempo. En algunas situaciones, es posible que desee conservar algunos formularios para siempre.

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¿Por qué debería llevar registros de impuestos?

Primero, ¿por qué tiene que mantener registros de impuestos? Una vez que termine la temporada de impuestos, es posible que ni siquiera quiera pensar en los impuestos, y mucho menos en los formularios de impuestos, durante otro año.

Para algunas personas, la respuesta probablemente sea el miedo a ser auditados. Si el IRS decide auditarlo, necesitará sus registros tributarios para responder sus preguntas.

“Los documentos fiscales pueden incluir recibos, extractos bancarios, 1099 y más”, dice la Dra. Cozette M. White, contadora y experta en resolución fiscal de White Tax Services LLC en Oxnard, California. "Si usted es uno de los pocos desafortunados en ser auditado, estos registros serán vitales para defenderse del IRS".

¿Cuáles son sus posibilidades de ser auditado por el IRS?

Pero el miedo a una auditoría no es la única razón para conservar sus registros fiscales.

Después de presentar su declaración de impuestos, el IRS podría notificarle que encontraron un error en su declaración. Podrían tener una pregunta sobre la información en su declaración. O puede descubrir que cometió un error en su declaración y necesita presentar una enmienda. Es posible que incluso necesite información de la declaración de un año anterior para presentar la declaración de este año.

Tener acceso a sus documentos fiscales facilita el manejo de estas situaciones.

¿Qué registros necesitas mantener?

Hay una larga lista de registros de impuestos para mantener, pero los detalles de cuáles debe almacenar y por cuánto tiempo dependen de su situación.

El IRS recomienda conservar todos los documentos que respalden los ingresos que declara o cualquier deducción o crédito que reclame hasta el período de limitaciones (el límite de tiempo para que el IRS tome cualquier medida) para que expire la declaración de impuestos.

Algunos de los registros que debe mantener, según Josh Zimmelman, propietario de Westwood Tax & Consulting en Nueva York, incluyen ...

• Comprobante de ingresos, incluidos los formularios W-2 y 1099, estados de cuenta bancarios y de corretaje, formularios K-1 y registros de pago de manutención del cónyuge
• Registros financieros generales, como facturas y facturas, extractos de tarjetas de crédito, registros de kilometraje, cheques cancelados y otros comprobantes de pago necesarios para respaldar las deducciones y los créditos que reclame.
• Registros financieros relacionados con bienes inmuebles, incluido el papeleo de la compra o venta de una casa, así como todos los documentos asociados con los costos de compra, venta o administración de propiedades de alquiler.
• Registros de inversión, incluidos los relacionados con transacciones de acciones, IRA y otras cuentas de jubilación

En caso de duda, a menudo es mejor mantener registros en lugar de tirarlos.

"Con suerte, nunca tendrá que mostrar sus registros de impuestos al IRS", dice el Dr. White. "Pero, si te auditan, tus registros de impuestos podrían mantenerte alejado del fuego".

¿Cuánto tiempo debe mantener registros?

Para la mayoría de las situaciones, el IRS recomienda que mantenga registros de impuestos durante tres años después de la presentación. El IRS recomienda este período de tiempo porque esa es la cantidad de tiempo que tiene para modificar su declaración para reclamar créditos o reembolsos elegibles adicionales, y generalmente es la cantidad de tiempo que el IRS tiene para auditarlo para tratar de cobrar los impuestos adicionales adeudados.

Sin embargo, en ciertas situaciones, el IRS le aconseja mantener registros por más tiempo.

• Siete años si presenta una reclamación por pérdidas por valores sin valor o reducción de deudas incobrables
• Seis años si no declara los ingresos que debería tener, pero solo si esos ingresos eran más del 25% de los ingresos brutos que declaró en su declaración
• Cuatro años para los registros de impuestos sobre el empleo
• Para siempre si no presenta una declaración
• Para siempre si presenta una declaración fraudulenta

“Tenga en cuenta que si presentó una extensión, el IRS tendrá tres años a partir de la fecha en que presentó la declaración”, advierte el Dr. White.

El IRS recomienda mantener su documentación por más tiempo en estas situaciones porque hay un límite de tiempo extendido para que el IRS tome medidas. Si no declara más del 25% de los ingresos brutos, por ejemplo, el IRS tiene seis años para iniciar acciones legales y tratar de cobrar.

Conservar los documentos de impuestos durante todo el tiempo que sea propietario de un inmueble, y durante los tres años posteriores, también es importante para demostrar las ganancias imponibles o las pérdidas deducibles al vender la propiedad, o para asegurarse de calcular correctamente la depreciación, la amortización o las deducciones por agotamiento. Querrá mantener estos registros durante este período de tres años después de la venta debido al límite de tiempo de tres años que el IRS tiene para auditarlo después de que haya presentado una declaración que incluya información sobre su propiedad.

Cómo presentar una declaración de impuestos enmendada

Pero algunos expertos dicen que es posible que desee conservar los documentos por más tiempo

Si bien el IRS sugiere que la mayoría de los contribuyentes solo necesitan mantener registros básicos durante tres años, existe un argumento para retener estos documentos durante al menos siete años, un año más que el estatuto de limitaciones de seis años en los casos en que los ingresos no se declararon sustancialmente.

“Si su declaración de impuestos se parece a la gran novela estadounidense, es posible que el período de auditoría de tres años no lo salve”, dice el Dr. White.

Ella explica que debido a que el Servicio de Impuestos Internos (IRS) tiene seis años para perseguirlo si reportó ingresos sustancialmente inferiores a los registrados, es posible que necesite sus registros para demostrar que no declaró sus ingresos inferiores en más del 25%.

"Si cree que está potencialmente en riesgo de una auditoría, debe conservar sus documentos más tiempo de lo habitual", aconseja Zimmelman. “Estar en riesgo de una auditoría no significa que esté haciendo algo mal. Simplemente significa que su situación fiscal podría generar algunas señales de alerta que requieren que el IRS lo examine más de cerca ".

También debe guardar copias de sus declaraciones de impuestos para siempre para que pueda probar que presentó sus impuestos si el IRS dice que no lo hizo, ya que no hay límite de tiempo para que el IRS presente un caso por incumplimiento.

“Se sabe que el IRS pierde o extravía las declaraciones de impuestos”, advierte el Dr. White. “El IRS recibe millones de devoluciones durante un período de tres meses y las devoluciones perdidas son inevitables. Entonces, ¿cómo protegerse? Conserva copias de cada declaración de impuestos ".

¿Debería conservar copias en papel o digitales?

Si ha enviado sus declaraciones, tiene derecho a obtener copias impresas, y debería hacerlo. El IRS proporcionará copias gratuitas de la información de la declaración de impuestos de los tres años anteriores. También puede imprimir copias de formularios de impuestos anteriores desde el software que utilizó para completar sus impuestos.

“Guarde sus copias impresas de sus documentos fiscales y financieros”, aconseja Zimmelman.

Sin embargo, aunque el IRS o el software de impuestos pueden proporcionar copias de las declaraciones que presentó, no tienen copias de extractos bancarios, recibos, transacciones de bienes raíces u otro papeleo necesario para demostrar ingresos y demostrar elegibilidad para créditos y deducciones.

Obtener copias impresas de los formularios de impuestos y guardar copias de otros documentos es importante para que usted tenga el control de la información. Los programas de impuestos en línea van y vienen y es posible que no estén disponibles en los próximos años. También existen diferencias en cuanto al tiempo que los programas almacenan la información fiscal, y algunos programas cobran tarifas por almacenar documentos.

El Dr. White recomienda conseguir un archivador para guardar copias de la documentación; puede encontrar unos a prueba de fuego por si acaso. Y Zimmelman sugiere organizar los documentos primero por año y luego por categoría. Esto significaría mantener todos los recibos de transporte juntos, toda la documentación de las donaciones caritativas agrupadas, etc.

También puede hacer copias digitales de sus documentos y almacenarlos para tener una copia de seguridad.

Deseche estos documentos con cuidado

Cuando finalmente llegue el momento de tirar sus declaraciones de impuestos, es imperativo que deseche los documentos correctamente.

“Triture todo el papeleo para no correr el riesgo de que le roben su identidad”, aconseja Zimmelman.

Los documentos fiscales contienen mucha información confidencial, incluido su número de seguro social, extractos bancarios y estados de cuenta de corretaje. Si esta información cae en las manos equivocadas, es vulnerable a sufrir pérdidas económicas.

HECHOS RÁPIDOS

¿Qué tan común es el robo de identidad fiscal?

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Conclusión

Es posible que sueñe con un mundo sin papeles, un estilo de vida completamente libre de desorden y nunca más tener que pensar en su declaración de impuestos de 2018 después de presentarla. Pero en el mundo real, es importante conservar los documentos fiscales durante al menos algunos años, y tal vez más.

Tener copias de registros impositivos importantes, así como sus declaraciones anteriores, puede ayudarlo a hacer frente a una auditoría o carta del IRS y asegurarse de que esté equipado para presentar una declaración enmendada si es necesario. Su información fiscal pasada también será útil para presentar declaraciones futuras.

Y, finalmente, saber que tiene documentación para todo lo que incluye en su declaración de impuestos le brinda tranquilidad.

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