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¿Contratar a su primer empleado? Cómo hacerlo en 5 pasos

La tecnología ha hecho más fácil que nunca manejar un negocio exitoso por su cuenta. Pero para aquellos propietarios de pequeñas empresas que esperan hacer crecer sus empresas, en algún momento es probable que deba considerar la posibilidad de contratar a su primer empleado.

Pero, ¿cómo sabes cuándo es el momento adecuado y cómo lo haces cuando llega el momento? Estas son las preguntas que debe hacerse y los pasos que debe seguir para contratar a su primer empleado. 

Contratación de su primer empleado: Preguntas para hacer antes

1. ¿Está lo suficientemente ocupado como para contratar a su primer empleado?

Si su negocio tiene muchos altibajos en términos de flujo de efectivo, por ejemplo, si es dueño de un negocio estacional, probablemente haya momentos en los que esté totalmente inundado y otros en los que esté perdiendo el tiempo. Durante los tiempos ocupados, puede que tenga la tentación de contratar empleados. ¡No tan rápido!

Antes de contratar a su primer empleado, usted debe tener suficiente trabajo estable para mantenerlo ocupado incluso durante los tiempos de inactividad. De lo contrario, tendrá que dejar ir al empleado, lo cual es desagradable para ambos. Además, asegúrese de que el trabajo estable es algo que usted está dispuesto a delegar y puede capacitar a otra persona para que lo haga.

Si usted no tiene trabajo adecuado para un empleado de manera constante, contratar empleados temporales, subcontratar a contratistas independientes o contratar a un pasante es una mejor solución para esos momentos en los que necesita ayuda adicional.

Por otro lado, si usted está constantemente ocupado y frecuentemente tiene más trabajo del que puede manejar -por ejemplo, si realmente ha tenido que rechazar clientes o referirlos a otros negocios- entonces probablemente esté listo para contratar.

2. ¿Necesita un empleado para llevar su negocio en una nueva dirección?

A medida que su negocio crece más allá de la etapa inicial, usted querrá expandirse a nuevas áreas, posiblemente incluyendo áreas en las que carece de la experiencia, el tiempo o las habilidades para abordar con eficacia.

Por ejemplo, un diseñador de joyas que vende sus artículos en línea podría decidir que también quiere llevarlos a tiendas minoristas en todo el país. Si no son buenos en ventas o no pueden viajar de manera realista por todo el país en llamadas de ventas sin dejar de mantener el resto del negocio, contratar a un empleado para que se encargue de las ventas podría ser la mejor manera de lograr esos objetivos de expansión.

3. ¿Está listo financieramente para contratar a su primer empleado?

Contratar a su primer empleado no es barato. En primer lugar, está el costo de la publicidad del puesto, posiblemente la realización de comprobaciones de antecedentes, y el costo del tiempo dedicado a revisar los currículos y entrevistar a los candidatos.

Una vez que el empleado se incorpora, su salario por hora no es el único gasto con el que tendrá que lidiar. Es posible que tenga que comprar equipo nuevo para la persona, como una computadora y una estación de trabajo. También tendrá que pagar impuestos de seguro social, impuestos de Medicare, impuestos de nómina e impuestos estatales de desempleo. Si planea ofrecer beneficios a los empleados, como seguro médico o un plan 401(k), sepa que los beneficios pueden costar 20% del salario del empleado o más. Por último, es posible que tenga que comprar un seguro de compensación del trabajador.

El flujo de caja de su negocio es un factor decisivo para saber si está o no listo para contratar. Usted tiene que tener suficiente dinero en efectivo en sus cuentas el día de pago para cubrir la nómina; no puede pedir a los empleados que esperen un par de días adicionales para recibir sus cheques de pago porque sus clientes aún no le han pagado. (Si alguna vez te encuentras sin dinero suficiente para pagar la nómina, un préstamo a corto plazo puede ayudarte a superar el problema, pero esta no es una solución a la que debas recurrir en forma continua).

4. ¿Estás listo para lidiar con la burocracia?

Tan pronto como comience el proceso de contratación, tendrá que cumplir con las leyes estatales y federales contra la discriminación en el empleo al anunciar el trabajo, entrevistar a los candidatos, evaluarlos y hacer su oferta. La burocracia sólo se enreda más una vez que su primer empleado sube a bordo:

  •      Usted tendrá que pagar a sus empleados el salario mínimo (ya sea el salario mínimo federal o uno establecido por su estado, el que sea más alto).
  •      Debe mantener registros de las horas trabajadas, los salarios pagados y las horas extras de los empleados.
  •      Tendrá que seguir las normas de seguridad en el lugar de trabajo y es posible que se le pida que adquiera un seguro de compensación del trabajador.
  •      Finalmente, cualquier beneficio para empleados que usted ofrezca también deberá cumplir con las regulaciones federales.

Si prefiere una solución más simple para sus necesidades de empleo, la subcontratación a contratistas independientes puede ser la ruta para usted. Visite el sitio web del departamento de trabajo de su estado para obtener más información sobre las leyes estatales de empleo; consulte el sitio web del Departamento de Trabajo para conocer las leyes federales de trabajo.

Contratación de su primer empleado: Pasos a seguir

Antes de contratar a su primer empleado, necesita tener cubiertas algunas bases. Estos son los pasos que debe seguir:

1. Obtenga su EIN

Es posible que ya tenga un número de identificación del empleador, pero si no lo tiene, este es el primer paso absoluto que debe dar antes de contratar a su primer empleado.

2. Ponga sus impuestos en orden

Una vez que usted contrata a su primer empleado, usted será responsable de retener parte de su salario o pago, medicare, y los pagos de impuestos del seguro social y enviarlo al IRS.

Como empleador, usted necesita mantener sus registros de impuestos de empleo al día por lo menos durante 4 años. Usted también tendrá que asegurarse de que está preparado para pagar los impuestos correctos después de contratar empleados. Usted tendrá que arreglar su retención de impuestos federales, declaración de salarios e impuestos federales, e impuestos estatales.

3. Configure su seguro

Asegúrese de que el seguro de su empresa incluya seguro de compensación laboral antes de contratar a su primer empleado. Esto es importante para todas las empresas, especialmente para aquellas en las que los empleados realizarán trabajos manuales.

Contratar a su primer empleado no es una decisión que se deba tomar a la ligera. Al hacerse las preguntas anteriores, puede tomar una decisión informada: una que ayude a hacer crecer su negocio.

4. Escriba una descripción del puesto y publique la vacante

Una vez que tenga sus impuestos y seguro en fila, es hora de la parte emocionante de contratar a su primer empleado: Obtener grandes candidatos a través de la puerta!

Su primer paso es escribir una descripción del trabajo.

Usted quiere que la descripción de su trabajo sea vista, por supuesto, así que su próximo paso es publicar la descripción en sitios de trabajo prominentes. Hay tantos sitios de contratación disponibles en estos días. Es importante asegurarse de que la persona con la que trabajas tenga la posibilidad de conseguir usuarios con los fondos que estás buscando.

También considere compartir la descripción del trabajo con su red, ya que las referencias pueden ser una gran fuente de candidatos de alta calidad.

5. Entrevista y contratación

Al entrevistar, asegúrese de tener una idea completa de quiénes son estos candidatos. Asegúrese de que usted también está llevando a cabo un proceso de entrevista justa, haciendo las mismas preguntas a todos los candidatos – esto le ayudará a comparar las manzanas con las manzanas cuando necesite hacer una elección. También debe repasar las preguntas que debe hacer y las que no puede hacer por motivos de discriminación.

Una vez que usted ha encontrado un primer empleado impresionante para su negocio, haga la contratación!

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