Cómo llenar un W-4

Un W-4 le dice a su empleador cuánto dinero debe retener de su cheque de pago para destinarlo a su obligación tributaria federal sobre la renta. Si retiene muy poco, podría terminar debiendo impuestos (y posiblemente una multa) cuando presente su declaración federal de impuestos. Si retiene más de lo necesario, podría terminar con un reembolso (lo que puede que no suene tan mal).

¿Prefieres tener más sueldo neto durante todo el año? ¿Prefieres obtener un reembolso? ¿O quiere pagar exactamente la cantidad correcta de impuestos? Cualquiera que sea su objetivo financiero, deberá comprender cómo completar un W-4 para ayudarlo a lograrlo.

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• ¿Qué es un W-4?
• ¿Cómo completo un W-4?
• ¿Cuándo debo completar un W-4?
• ¿Dónde puedo buscar ayuda?
• ¿Qué pasa con la retención de impuestos sobre la renta estatal?

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¿Qué es un W-4?

Un formulario W-4, Certificado de retención del empleado (anteriormente conocido como Certificado de asignación de retención del empleado) es un formulario del IRS que le indica a su empleador cuánto impuesto federal sobre la renta debe retener de su cheque de pago. Usted completa el formulario y se lo entrega a su empleador, quien puede tener que compartirlo con el IRS.

La cantidad que retenga su empleador también dependerá de cuánto gana en cada período de pago y cómo le pagan (semanalmente, dos veces al mes, etc.), así como de la información que ingresa en su W-4.

¿Qué información hay en un W-4?

Si completa un W-4 después del 1 de enero de 2020, estará trabajando con un formulario revisado que elimina el concepto de retenciones, que confundió a muchas personas. Ahora, no tendrá que intentar decidir cuántas asignaciones tomar o si elegir cero asignaciones; el formulario revisado pretende ser más sencillo.

El nuevo Formulario W-4 incluye ...

• Su información personal básica, como su nombre, dirección, número de Seguro Social y estado civil para efectos de la declaración: soltero, casado que presenta una declaración por separado, casado que presenta una declaración conjunta, viudo calificado o cabeza de familia.
• Una hoja de trabajo para personas con ingresos de varios trabajos. Esto se aplicaría si usted mismo tiene más de un trabajo o si presenta una declaración conjunta con un cónyuge que también tiene un trabajo, por ejemplo.
• Información para ayudar a determinar si tiene dependientes y cumple con los requisitos de ingresos para reclamar el crédito tributario por hijos y el crédito para otros dependientes.
• Otros ingresos, deducciones y montos de retención adicionales que pueden afectar el monto que ha retenido de su cheque de pago.

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¿Cómo completo un W-4?

El nuevo W-4 se divide en cinco pasos.

Paso 1: ingrese su información personal

En esta sección, ingresará su nombre, dirección, estado civil para efectos de la declaración y número de seguro social.

Asegúrese de que el nombre que proporcione coincida con el de su tarjeta de Seguro Social. Si no es así, es posible que no reciba crédito por sus retenciones. Si necesita actualizar su nombre en su archivo del Seguro Social, puede llamar a la Administración del Seguro Social al 1-800-772-1213 o visitar ssa.gov .

Si no está obligado a que se le retenga el impuesto federal sobre la renta de su cheque de pago, puede pasar al Paso 5 (donde firma el formulario W-4). Es posible que esté exento de la retención si no adeuda ningún impuesto federal en el año fiscal anterior y no espera adeudarlo durante el año fiscal actual.

Paso 2: Complete si tiene varios trabajos o dos personas en su hogar

Tiene que hacer esta sección solo si se aplica a usted. Si tiene un segundo empleo o presenta una declaración conjunta con un cónyuge que también trabaja, deberá completar este paso. Puede hacer esto usando el Estimador de retención de impuestos del IRS (debe usar esta opción si usted o su cónyuge tienen ingresos de trabajo por cuenta propia) o usando la Hoja de trabajo para trabajos múltiples incluida con las instrucciones W-4.

Si tiene dos trabajos que tienen un salario similar, simplemente marque la casilla en la Línea C de esta sección.

Paso 3: Reclamar dependientes

Si completó el Paso 2, completará el Paso 3 solo para uno de los trabajos del Paso 2. El IRS recomienda que trabaje con el trabajo mejor pagado para obtener la retención más precisa.

El paso 3 debería ayudarlo a determinar si califica para el crédito tributario por hijos y el crédito para otros dependientes y, de ser así, para cuánto podría calificar. Si califica para el crédito, puede reducir directamente la cantidad de impuestos que debe y es posible que pueda retener menos impuestos de su cheque de pago.

Paso 4: otros ajustes

Esta sección es opcional e incluye solo tres líneas para completar. Si tiene ingresos no salariales que no estarán sujetos a retención, como intereses, dividendos o ingresos de jubilación, puede incluirlo aquí para incorporarlo en sus ajustes de retención.

Si cree que detallará sus deducciones en lugar de tomar la cantidad de deducción estándar para su estado civil para efectos de la declaración, puede completar la hoja de trabajo en la página 3 del formulario y registrar el resultado en esta sección.

Y aquí es donde puede decirle a su empleador que retenga una cantidad adicional de impuestos de su cheque de pago cada período de pago. Puede hacer esto si desea aumentar su reembolso o reducir cualquier monto de impuestos que deba cuando llegue el momento de presentar la declaración.

Paso 5: Firme su formulario

Firmará el formulario aquí para informar al IRS que ha completado su W-4 de la manera más completa, precisa y honesta que sabe. Aquí también es donde su empleador completará su nombre, dirección, número de identificación de empleador y su fecha de inicio.

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¿Cuándo debo completar un W-4?

Cuando comienza un nuevo trabajo, su empleador debe solicitarle que complete un W-4. Su empleador debe mantener su W-4 archivado durante al menos cuatro años. El IRS también recomienda que considere completar un nuevo W-4 si ...

• Ha pasado por un cambio importante en su vida, como casarse o tener un hijo.
• Tuvo demasiados o muy pocos impuestos retenidos en el año fiscal anterior y desea acercarse a su obligación fiscal real para el año fiscal actual.
• Si tuvo un cambio financiero importante (por ejemplo, un aumento significativo o una bonificación en el trabajo).

Puede completar un nuevo W-4 en cualquier momento que experimente uno de estos cambios durante el año, ya que los impuestos se retienen durante todo el año. Pero consulte con el departamento de nómina de su empresa sobre cómo hacer esto para seguir las políticas que tiene para actualizar un W-4.

Una buena noticia: si ya ha enviado un W-4 a su empleador, no ha cambiado de trabajo o ha tenido un cambio de vida que requeriría que presente un nuevo W-4, y está satisfecho con su retenciones de impuestos cada año, no tiene que completar un nuevo W-4 solo porque el formulario ha cambiado para 2020. Puede hacerlo si lo desea, pero no es obligatorio.

¿Dónde puedo buscar ayuda?

Si necesita ayuda para calcular el monto de la retención, el IRS ofrece un Estimador de retención de impuestos en línea . La calculadora de retención también puede darte una idea de si deberás o recibirás un reembolso en función de la cantidad que te han retenido actualmente y la cantidad de impuestos que debes durante el año.

El IRS dice que la herramienta debería funcionar para la mayoría de los contribuyentes, pero si su situación fiscal es más compleja, es posible que desee consultar la Publicación 505, Retención de impuestos e impuesto estimado .

¿Qué pasa con la retención de impuestos sobre la renta estatal?

El W-4 está diseñado para su retención de impuestos federales sobre la renta. Si su estado tiene un impuesto sobre la renta a nivel estatal (no todos los tienen), es posible que tenga su propio formulario que deberá completar para que se retengan los impuestos estatales de su cheque de pago.

Por ejemplo, en el estado de Nueva York, los empleados llenan el formulario IT-2104 para informar a los empleadores sobre los montos de las retenciones. En Alabama, los empleadores no pueden basar las retenciones en el W-4. En cambio, deben hacer que los empleados completen el Formulario A-4, el certificado de exención estatal.

Algunos estados usan el W-4 federal. Por ejemplo, Colorado y Carolina del Sur usan el W-4 federal, aunque Carolina del Sur dice que puede crear su propio formulario debido a cambios en el formulario federal.

Si no está seguro de qué formulario utilizar, o si necesita uno, consulte con los recursos humanos de su empresa o con el departamento de ingresos de su estado u otra agencia de administración tributaria.

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Conclusión

Saber cómo completar un W-4 puede ayudarlo a administrar mejor sus impuestos durante todo el año. La información en su W-4 le ayudará a determinar cuánto debe, si recibirá un reembolso y qué tan grande podría ser su reembolso. El IRS recomienda usar su Calculador de retención de impuestos para hacer un "chequeo de cheque de pago".

Si desea cambiar sus retenciones, puede actualizar su W-4 en cualquier momento que experimente un cambio calificado. Para realizar cambios en su W-4, comuníquese con su empleador. Es posible que exista un portal en línea que pueda utilizar para realizar cambios en el formulario W-4, o puede que tenga que enviar un nuevo formulario en papel.

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Fuentes relevantes: IRS: Retención de impuestos para individuos | IRS: Acerca del formulario W-2, declaración de impuestos y salarios | IRS: Tema No. 306 Penalidad por pago insuficiente del impuesto estimado | IRS: Preguntas frecuentes sobre las tablas de retención del IRS