La única tecnología que no necesita en su oficina

Hay tres tipos de personas que simplemente no entiendo: paracaidistas, corredores de larga distancia y propietarios de pequeñas empresas que hacen su propia nómina.

Saltar de un avión por la emoción parece una tontería. Hay muchas formas de hacer que te maten aquí en la tierra, así que ¿por qué arriesgar tu suerte? Correr largas distancias también parece una mala idea: el cuerpo humano no fue construido para soportar esos golpes y cada vez que miro las caras de las personas que terminan un maratón, nunca hay una expresión de alegría ... solo agonía.

Y finalmente, está la nómina. La nómina, como el paracaidismo y las carreras de larga distancia, es algo que ningún propietario de negocio debería emprender.

Claro, hay muchas tecnologías y servicios excelentes que están disponibles para usted si desea hacer su propia nómina. Intuit , Sage y otros proveedores de contabilidad tienen buenos productos de nómina independientes que se integran con sus sistemas de contabilidad. La tecnología de nómina de Gusto es definitivamente poderosa y fácil de usar. E incluso plataformas de recursos humanos como Zenefits , bambú y A saber todos tienen opciones de nómina, además de todas las características que ofrecen para gestionar su personal. Si desea hacer su propia nómina, hay muchas opciones excelentes para ayudarlo.

Pero toda esta gran tecnología no puede protegerlo contra lo único que puede hacer que la nómina sea una carga enorme. Y ese eres tú.

Usted (o su contable) va a cometer un error. Probablemente tampoco será muy importante. Quizás sea la transposición de un número. O se olvidará de actualizar una tasa impositiva. O sin darte cuenta escribirás mal el nombre de alguien. O tal vez se quede en blanco y se olvide de presentar un formulario de impuestos local oscuro que se debe pagar cuando hay luna llena. Ninguno de estos son errores enormes, por supuesto, pero no importa cuán grande sea su tecnología, no podrá protegerlo de una precisión menor al 100%. El problema es que una vez que comete este error, por insignificante que sea, las repercusiones serán rápidas y despiadadas.

Yo se esto. Tengo clientes que han intentado hacer su propia nómina con un software que poseen o alquilan porque les parecía una buena idea. El costo fue menor que pagar un servicio de nómina de caja grande como ADP o Paychex . El software fue fácil de configurar y usar. El proceso fue sencillo. Pero en todos los casos se cometió un error. Uno de mis clientes cometió un atroz error de entrada de datos al enviar su declaración trimestral 941. Otro se olvidó de actualizar la dirección de la casa de un empleado en una declaración estatal. Y otro impreso, pero luego accidentalmente se olvidó de enviar por correo su reconciliación federal. ¿Entonces qué pasó?

Cartas del IRS y del estado, avisos de agencias estatales, advertencias de funcionarios federales y solicitudes de más información. Lo que significó más tiempo para solucionar el problema y volver a enviar el formulario. Uno pensaría que eso terminaría la historia, pero en muchos casos no fue así. Por cada respuesta enviada por uno de mis clientes, el IRS respondería en especie con tres letras, todas diciendo cosas diferentes. Los cheques se envían, luego se cancelan y se vuelven a enviar. Se hacen y archivan copias. Se hacen llamadas telefónicas. Y lo más importante, se pierde tiempo.

La tecnología de nómina es excelente hasta que algo sale mal. Eres propietario de un negocio. No es un experto en impuestos. Y no importa lo concienzudo que seas, alguien cometerá un error. Y cuando eso suceda, pagará, principalmente a tiempo y con molestias. Entonces, sí, puede ahorrar algunos dólares con software en lugar de simplemente subcontratar su nómina a un servicio. Pero los dueños de negocios más inteligentes que conozco hacen lo que mejor saben hacer y subcontratan el resto. Los servicios de nómina son expertos en hacer nóminas. ¿Eres tú?