¿Puede su pequeña empresa ahorrar tiempo y dinero cambiando al procesamiento de pagos móviles?

Bryan Clayton de  Greenpal  ha estado contratando el paisaje durante toda su carrera. El negocio de Clayton solía cobrar a la antigua: enviando facturas y avisos de pago de seguimiento por correo mucho después de que se completaba un trabajo.

Recibir el pago llevó mucho tiempo y la gestión del registro de documentos y las cuentas por cobrar consumió un valioso tiempo del personal.

Ahora, los operadores de cuidado del césped de Clayton pueden recibir pagos instantáneamente gracias a dos cambios simples: agregar una aplicación de procesamiento de tarjetas de crédito a sus teléfonos inteligentes con un lector de tarjetas.

“Implementamos el sistema de pago móvil Square como un medio para que nuestros técnicos de servicio en el campo procesen los pagos en el sitio, después de completar las llamadas de servicio y los pequeños trabajos”, dice.

Clayton dice que la aplicación de procesamiento de pagos móviles alivió la necesidad de facturación y pago en su oficina administrativa. Y la tecnología móvil mejora el servicio al cliente, ya que los recibos pueden enviarse inmediatamente por correo electrónico.

Aceptar pagos móviles simplifica la administración de cuentas por cobrar y cuentas vencidas porque la necesidad de "perseguir dinero por toda la ciudad durante 60, 90 y 120 días" ha desaparecido.

Aceptar pagos móviles puede ayudar a su empresa a ahorrar tiempo y mejorar el flujo de caja, el procesamiento de cuentas por cobrar y el servicio al cliente. Pero, ¿funcionará para su pequeña empresa?

¿Por qué aceptar tarjetas de crédito con su teléfono inteligente o tableta?

El uso de un teléfono inteligente o tableta para aceptar pagos con tarjeta le permite facturar a los clientes y aceptar pagos en el acto, lo que ayuda a mejorar el flujo de efectivo al acelerar el proceso de pago. También elimina el desperdicio de papel.

Sin embargo, procesar pagos inalámbricos con un teléfono inteligente o una tableta beneficia a algunos tipos de empresas más que a otros. Si su negocio incluye llamadas de servicio, trabajo al aire libre o cualquier otra ubicación "en el campo", el procesamiento de tarjetas móviles podría ser una excelente opción.

Piense en los vendedores de alimentos en los mercados de agricultores, puestos, mercados de pulgas, camiones de comida y entornos minoristas donde los vendedores pueden aceptar pagos en cualquier lugar de la tienda. La movilidad de este sistema es una ventaja porque evitar las filas en una tienda minorista deleita a los clientes y mejora su experiencia general de servicio al cliente. Piense en la tienda Apple donde un vendedor puede ayudar a un cliente desde el momento en que entra por la puerta hasta el momento en que se procesa su pago.

Yael Krigman, propietaria de la panadería de bagels y cakepop de Washington DC  Baked By Yael , utiliza NCR Silver, un lector de tarjetas de crédito conectado a un iPad en su tienda. "¡A los clientes les encanta!" dice Krigman. “Baked by Yael está directamente enfrente del Zoológico Nacional, por lo que recibimos muchos turistas de todo el mundo. Muchos de ellos ven un POS de tableta por primera vez y piensan que es realmente genial ".

Piense en sus clientes: si por lo general pagan con tarjeta de crédito y usted y su personal están a menudo en movimiento, aceptar pagos con tarjeta móvil podría ser muy conveniente y eficiente. Sin embargo, si tiene una tienda de comercio electrónico o una empresa que recibe la mayoría de los pagos en efectivo (como una tienda de conveniencia o una cafetería), estar equipado para aceptar pagos con tarjeta móvil puede no tener tanto impacto.

Cómo las pequeñas empresas utilizan los pagos con tarjetas de crédito móviles

Para comenzar, necesitará un teléfono inteligente o tableta, un lector portátil y una aplicación de pago móvil para instalar en su dispositivo. Un lector portátil es un pequeño dispositivo de plástico que se conecta a su teléfono inteligente y lo convierte en un procesador de tarjetas móvil, que le permite deslizar tarjetas. Cuando se registre con un proveedor, este le proporcionará el lector de tarjetas y la aplicación para su teléfono inteligente.

Algunos proveedores populares de procesamiento de tarjetas móviles:

• Square  procesa tarjetas de regalo y acepta pagos fuera de línea, como cuando no hay Internet.
• La línea de pago  incluye administración de inventario y está habilitada para EMV para aceptar tarjetas con chip.
• QuickBooks GoPayment se  integra con la contabilidad de QuickBooks y está habilitado para EMV.
• PayAnywhere  incluye opciones de administración de inventario, descuentos e impuestos directamente en la aplicación.

Al vender fuera del sitio en festivales y mercados de agricultores, Krigman y su personal usan un lector Square. El gran beneficio de los pagos móviles para Krigman es el costo.

“Descubrimos que procesar pagos con tarjetas de crédito móviles era menos costoso que los sistemas POS tradicionales”, dice. "Como panadería pequeña, no necesitamos todas las características de los sistemas POS más tradicionales, que tienden a estar más orientados a restaurantes y minoristas más grandes".

Un POS tradicional o sistema de punto de venta es la configuración típica de caja registradora (una o más cajas registradoras para procesar compras en efectivo, débito y crédito en una ubicación determinada) con la que la mayoría de nosotros estamos familiarizados en restaurantes y tiendas departamentales. El  precio  de un punto de venta tradicional puede oscilar entre $ 600 y $ 2000, lo que lo hace más caro que la mayoría de los sistemas de tarjetas móviles que vienen con lectores de tarjetas y tarifas de transacción gratuitos o de menor precio.

Aceptar pagos con tarjeta móvil podría darle a su empresa una ventaja competitiva con los clientes que no llevan dinero en efectivo o chequera. Sin embargo, si usted es como Krigman y está en una industria en la que su competencia ha adoptado rápidamente la tecnología, tendrá que participar solo para mantenerse al día con sus pares.

“En los mercados y festivales de agricultores, la mayoría de los proveedores aceptan pagos con tarjeta de crédito y utilizan un procesador de tarjetas de crédito móvil”, dice.

¿Pero es seguro?

El procesamiento de tarjetas móviles suena bien hasta ahora, pero ¿es seguro enviar la información de la tarjeta de crédito de los clientes a través del ciberespacio? Aunque la sociedad puede sentirse cómoda con los dispositivos móviles, la gente todavía se preocupa por la seguridad y la privacidad digitales. De hecho, el 55 por ciento de los encuestados en una  encuesta de Mastercard de 2015  dijeron que preferirían que se compartieran en línea imágenes de ellos mismos desnudos en lugar de su información financiera.

Cuando se trata de seguridad y procesamiento de tarjetas móviles, recuerde estos términos: Estándar de seguridad de datos PCI, protocolo SSL y claves de cifrado.

El  Estándar de seguridad de datos PCI  es un conjunto de "estándares" de seguridad que deben seguir las organizaciones / empresas que aceptan las principales tarjetas de crédito como Visa, Mastercard, American Express y Discover. Todos los sistemas de procesamiento de tarjetas móviles deben cumplir con el estándar de seguridad.

El protocolo SSL se refiere a Secure Sockets Layer, que utiliza cifrado para proteger la información privada transmitida a través de Internet. Y el cifrado de datos simplemente significa que la información que se transfiere se codifica mediante un código complicado. Incluso si los malos lo interceptan durante la transmisión, no deberían poder descifrarlo.

Krigman dice que la experiencia del cliente, incluida la seguridad, era su principal preocupación cuando estaba comprando un sistema de procesamiento de tarjetas. “Queríamos asegurarnos de que la información de la tarjeta de crédito de nuestros clientes estuviera segura y que elegimos un punto de venta probado y comprobado, incluso si todavía estaba evolucionando”. Sin embargo, Clayton no tenía ningún problema de seguridad. “Ninguno en absoluto”, dice. "Estas son empresas multimillonarias que impulsan el material, así que desde nuestra perspectiva fue una obviedad".

Al revisar los sistemas de procesamiento de tarjetas móviles, consulte el sitio web de la empresa para confirmar que cumplen con el Estándar de seguridad de datos de PCI y que el sistema utiliza tanto el protocolo SSL como las claves de cifrado para proteger la información financiera. Además, pregunte si hay alguna manera de bloquear un dispositivo en caso de pérdida o robo.

Sugerencia: los sitios que usan SSL generalmente comienzan con "https" en lugar de "http".

¿Vale la pena el costo del procesamiento de tarjetas móviles?

Como la mayoría de los servicios bancarios y crediticios, el procesamiento de tarjetas móviles cuesta dinero. Krigman dice que el costo definitivamente vale la pena, tanto para su sistema móvil en la tienda como para el sistema de pago. Baked by Yael usa los suyos cuando llevan sus productos a la carretera.

“El precio que pagamos por el equipo NCR Silver fue una pequeña fracción del costo que hubiéramos tenido que pagar por un sistema más robusto que tuviera muchas más funciones de las que nosotros, como panadería pequeña, realmente necesitamos”, dice. “Square también valió la pena el costo. Si no aceptamos tarjetas de crédito en festivales y mercados de agricultores, estaríamos en una desventaja significativa y perderíamos las ventas ”.

Averiguar sus costos puede ser complicado porque no todas las tarifas de procesamiento de tarjetas de crédito móviles son iguales. Espere pagar algunos o todos los siguientes costos:

• tarifas de instalación
• cargos mensuales
• tarifas de transacción
• posibles costos de equipo

Una tarifa de establecimiento es una tarifa única para configurar su cuenta, y las tarifas mensuales son similares a las tarifas de la cuenta bancaria, donde su pago mensual le permite procesar una cantidad determinada de transacciones y / o hasta un monto mensual fijo en dólares. Revise los detalles de las tarifas con cuidado y lea la letra pequeña, dice Krigman. "Muchos procesadores de tarjetas de crédito móviles te atraen con tarifas bajas (o sin tarifas mensuales), pero luego terminas pagando tarifas de procesamiento más altas".

Se pueden cobrar tarifas de transacción o procesamiento en lugar de (o además de) las tarifas mensuales, y pueden incluir un porcentaje del monto de la transacción más un cargo de transacción establecido, por ejemplo, 2.9% más 0.30 centavos por transacción.

“Square saca sus tarifas de cada lote, en lugar de una vez al mes”, dice Krigman. "Puede ser un dolor de cabeza para la contabilidad, pero es excelente en términos de flujo de efectivo porque no me sorprende que las tarifas de procesamiento de tarjetas de crédito durante todo el mes se carguen de mi cuenta bancaria de una vez". En algunos casos, su tarifa de transacción puede reducirse si alcanza un total de transacción mensual establecido en dólares, o si tiene que pagar por los lectores de tarjetas, también conocidos como lectores en el campo porque se pueden usar cuando se trabaja "en el campo", fuera de tu tienda, tienda u oficina.

“Los lectores de cuadro definitivamente valen la pena el costo porque, en general, obtenemos un cargo transaccional un poco mejor asociado con ellos, por lo que las horas extras se pagan por sí mismas”, dice Clayton.

Qué estar atento

Una vez que haya decidido dar el paso y comenzar a aceptar tarjetas de crédito móviles, tome nota del equipo requerido, la estructura de tarifas y la compatibilidad del sistema con teléfonos inteligentes, y si el sistema viene con tecnología EMV para procesar tarjetas de crédito con chip. Otras características que puede querer incluyen la aceptación automática de propinas, cálculos de impuestos sobre las ventas y funciones de informes. No todas estas funciones vienen con todas las aplicaciones de procesamiento móvil, así que tome nota de sus "funciones imprescindibles" cuando compre. Por ejemplo, el nuevo lector de tarjetas FreshBook del sistema de contabilidad en línea FreshBook se integra directamente con su software de contabilidad, por lo que si ya lo está usando para contabilidad, es posible que desee verificarlo.