Las mejores herramientas de gestión de contratos para PYMES

Cuando se dirige un negocio, es vital que se creen contratos cuidadosamente, por lo que los problemas surgen en el futuro. Mientras que antes los empresarios tenían que dedicar mucho tiempo a la preparación y emisión de contratos, hoy en día, debido a la tecnología, existen todo tipo de excelentes herramientas disponibles que hacen que el proceso sea más rápido y fácil.

Siga leyendo para conocer algunas herramientas de gestión de contratos que puede utilizar, además de algunos consejos para seleccionar la que mejor se adapte a sus necesidades.

Contratos de Exari

Cuando se busca una herramienta de gestión del ciclo de vida de los contratos fácil de usar, una de las primeras de la lista es Exari Contracts. Su cuadro de mando es fácil de usar y facilita la generación y gestión de contratos de autoservicio. Construido por abogados y un equipo de ingeniería bien versado, el software ayuda a las compañías a decir adiós a los cuellos de botella legales.

Utilice Exari para generar varios tipos de informes, incluyendo análisis estándar, personalizados y ad-hoc, para que pueda obtener información sobre sus contratos y su progreso. La tecnología está diseñada para almacenar y gestionar carteras completas de contratos, también, dentro de un sistema global seguro.

Exari cuenta con captura de datos impulsada por IA, que ayuda a importar correctamente acuerdos de terceros y heredados, y cuenta con firmas digitales, extracción automática, seguimiento de hitos y finalización, capacidades de búsqueda de texto completo, plantillas para la creación de contratos y mucho más. Una demostración está disponible, y la compañía ofrece precios personalizados para cada parte interesada.

Agiloft Agile Contract Management Suite

Otra buena herramienta que vale la pena investigar es Agile Contract Management Suite de la empresa de software empresarial Agiloft. El producto facilita la automatización de las tareas del ciclo de vida de los contratos y agiliza el proceso de aprobación. Agiloft proporciona aprobaciones de correo electrónico con un solo clic y notificaciones automáticas. Al igual que Exari, ofrece capacidades de búsqueda de texto completo (esto cubre tanto los contratos como los archivos adjuntos, lo cual es muy útil) y un repositorio de contratos centralizado y seguro.

Agiloft es muy popular entre los clientes debido a sus características adicionales. Por ejemplo, crea automáticamente una pista de auditoría detallada para todos los contratos, envía alertas de renovación automática cuando llegan las fechas de finalización e integra los datos de los contratos en otros procesos empresariales relacionados. El software también cuenta con una función de línea roja automática que significa que las ediciones adicionales de contratos no se deslizan sin ser notadas; además, proporciona informes configurables de pronóstico y presupuesto. Éstos incluyen información sobre costes, ingresos, fechas de prórroga y mucho más.

El Traje de Administración de Contratos Ágiles es gratuito para un máximo de cinco usuarios de energía y cinco usuarios finales. Para equipos más grandes, hay paquetes profesionales disponibles. Con funcionalidad adicional, estos tienen un precio de $65 por mes.

ContractSafe

Si su empresa gestiona un gran volumen de contratos, considere el software ContractSafe. También conocido por su seguridad de primera clase (el sistema está encriptado y basado en la nube), ContractSafe incluye muchas características útiles, como la capacidad de establecer diferentes permisos en cada documento, de modo que sólo ciertos trabajadores podrán acceder a él, así como alertas de plazos contractuales importantes.

Utilice esta herramienta y también podrá acelerar la búsqueda de contratos para encontrar documentos rápidamente. Cada usuario puede personalizar el panel de control para que se ajuste a sus preferencias. El sistema también permite a los usuarios imprimir informes personalizados, asignar etiquetas y carpetas de documentos y exportar, filtrar y clasificar datos.

Los precios de ContractSafe comienzan desde $99. Este cargo permite el acceso ilimitado de usuarios al programa, así como la gestión de 100 contratos y recordatorios de fecha ilimitados. Una prueba gratuita del software está disponible, y hay numerosos planes para elegir entre los que se encuentran por encima de la base.

Consejos para ayudarle a elegir la herramienta adecuada para sus necesidades

Cuando evalúe las opciones, busque un producto de probada eficacia que parezca tener más probabilidades de existir en el mercado durante muchos años. Seleccione una firma que haya recibido una amplia variedad de excelentes críticas y que tenga un enfoque en la seguridad, así como que actualice regularmente su producto con nuevas características.

También es importante comparar la funcionalidad de cada programa de software. Piense en lo que necesita y elija el producto que mejor se adapte a sus necesidades ahora y en los próximos meses y años. La escalabilidad es útil porque no quiere perder tiempo aprendiendo a usar una herramienta y verse forzado a cambiar a otra debido al crecimiento.

Además, seleccione un proveedor de software que obtenga comentarios positivos para su soporte al cliente. Aunque es de esperar que las cosas siempre funcionen bien, a veces pueden surgir problemas técnicos. Como tal, usted no quiere que lo dejen en la estacada, esperando días para recibir respuesta de una compañía que no responde, si es que usted se queda atascado de alguna manera.

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