Elegir los programas de nómina adecuados para la pequeña empresa

La automatización de los procesos de nómina promete ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia, sin embargo, el proceso de cambio puede parecer desalentador, especialmente si existe incertidumbre sobre qué programa de nómina es el adecuado para la organización. La comprensión de las muchas opciones disponibles dará confianza a los responsables de la toma de decisiones en la elección de la solución adecuada para su negocio.

Consejos sobre cómo elegir la solución de software de nómina adecuada:

Examinar las necesidades del negocio

No hay dos pequeñas empresas iguales y una empresa se beneficiará de características que satisfagan sus necesidades únicas. Al elegir el software de nómina, tenga en cuenta los siguientes factores:

  • El tamaño de la empresa
  • Tiempo asignado a las funciones de nómina
  • Presupuesto disponible que se puede asignar al procesamiento de la nómina
  • Nivel de comodidad y familiaridad con las consideraciones regulatorias y legales de la nómina

Cuando las necesidades han sido claramente delineadas, encontrar el software que se adapte a la empresa será mucho más fácil.

Elija Cloud o On Premise

Hay dos tipos principales de software para elegir antes de comparar los servicios de nómina: En la nube o en las instalaciones. El que se elija (o la combinación de ambos) dependerá del tipo de negocio, de la forma en que se acceda a los sistemas de trabajo y de las preferencias personales.

Software de nube

El software en la nube es una solución global escalable. Proporciona la posibilidad de acceder a la nómina en cualquier momento y en cualquier lugar, siempre y cuando haya una conexión WiFi disponible que la haga beneficiosa para los que están en movimiento. Dado que la información se almacena en la nube, las copias de seguridad no son una preocupación y se puede acceder a los registros de nómina desde más de un dispositivo. El software en la nube también es altamente seguro. Si un ordenador se bloquea o es robado, la información valiosa seguirá siendo accesible y protegida a través del inicio de sesión en línea.

Software On Premise

El software On Premise requiere una descarga directa del programa de software en un ordenador. La nómina se ejecuta en una computadora dedicada y no se necesita WiFi para ejecutar el programa, lo que lo convierte en una buena opción para aquellos con acceso limitado a Internet.

¿Qué hay del software en sí?

Cada paquete de software viene con una gama de características y es difícil determinar cuáles son realmente necesarias. He aquí algunas características esenciales que hay que tener en cuenta:

  • Presentación y cumplimiento de impuestos: El sistema debe estar configurado para administrar cualquier guía de impuestos de la compañía o personal
  • Integración con el software de RRHH existente: Esto permitirá procesos de trabajo sin fisuras para HR
  • Accesible para los empleados: Permite a los empleados localizar las nóminas y actualizar los detalles
  • Depósito directo: Permite pagos de salarios semanales o mensuales en todo el equipo
  • Fácil de subir a bordo: Agregar y quitar empleados a medida que se incorporan o abandonan la empresa
  • Excelentes capacidades de reporte: Dibujar perspectivas procesables y exportar informes para que otros dentro de la empresa los vean y utilicen

Al decidir sobre los programas de nómina adecuados para una empresa, tenga en cuenta quién usará el software diariamente. Vale la pena consultar con estas personas para averiguar si hay alguna característica adicional que necesiten para automatizar mejor los procesos de nómina. Además de trabajar con el sistema de gestión de recursos humanos de la empresa, un nuevo software de nómina debe integrarse con los sistemas de contabilidad, facturación y seguimiento del tiempo.

Seguridad

Al elegir el sistema de nómina adecuado, es importante tener en cuenta lo que sucede a continuación si alguien que no debería tener acceso, obtiene acceso al sistema. La seguridad es un aspecto de vital importancia para elegir el sistema de nómina adecuado. Asegúrese de que el proveedor proteja la información de los empleados, ya sea que dicha información esté cifrada o almacenada en su estado original en un servidor externo.

Mediante la automatización de la nómina, se debería eliminar el peso administrativo del equipo. La elección de la solución de nómina correcta llevará tiempo, pero la implementación de un sistema que marque todas las casillas desde el principio evitará añadir trabajo adicional o frustraciones al negocio.

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