Consejos de Nómina para Comenzar el 2019 correctamente

Las tareas de nómina toman alrededor de 5 horas por semana para el dueño de un pequeño negocio. Este tiempo, aunque bien aprovechado, podría ser mejor aprovechado en otro lugar. Todos los propietarios de pequeñas empresas que administran la nómina saben lo difícil que puede ser a menos que sean contadores con experiencia previa.

1. Comience el año con la categorización de empleados

La categorización de los empleados es esencial para comenzar el año. Cuando sus empleados no están categorizados correctamente, esto puede causar que su nómina sea caótica. Por qué? Usted necesita saber quién estará exento de horas extras o no.

Comience el año echando un vistazo a todas las categorías de sus empleados. Determine apropiadamente cosas como quién es un empleado por hora y quién es un empleado asalariado, y quién es un empleado o contratista independiente. A los empleados por hora se les pagarán horas extras. Los empleados y contratistas tienen diferentes métodos de retención y presentación de impuestos (W-2 vs. 1099).

Ahora es un buen momento para hacer una auditoría completa del sistema de nómina también. Esto le permitirá encontrar cualquier problema potencial de nómina que necesite ser corregido. Si es posible, asigne a alguien que sea su administrador de nómina para que se encargue de estos posibles problemas.

2. Comience el año con Fin de Año de la Nómina

El calendario acaba de cambiar, y es hora de empezar a preparar todo para el Año Nuevo. La nómina de pago de fin de año debe ser completada, y esto significa el pago de todos sus impuestos de nómina, también.

Los empleadores están obligados a presentar la solicitud:

  • W-2s
  • Formulario 491
  • Formulario 1099

Toda esta información debe ser archivada antes del 31 de enero, así que ya debería estar trabajando en ello. Todas estas cantidades, que se calcularán a partir de todos los formularios, le ayudarán a determinar su calendario de impuestos de nómina para el año siguiente.

Si está leyendo esto después de la fecha límite, comience con la presentación de la solicitud W-2 primero. Usted puede ser golpeado con multas por ser delincuente, y estas multas se sumarán rápidamente. También se recomienda presentar una extensión, pero usted desea hacer todo lo posible para cumplir siempre con las fechas límite.

3. Asegúrese de estar al tanto de los requisitos de mantenimiento de registros

Los registros deben conservarse durante un período de tiempo diferente, dependiendo del tipo de registro que se trate. Cuando se realiza una auditoría, necesitará tener acceso rápido a estos registros para asegurarse de que tiene toda la documentación necesaria para satisfacer a los auditores.

Se deberá conservar la información sobre la nómina y los impuestos.

Las soluciones basadas en la nube hacen que mantener todos estos documentos sea lo más fácil posible. El IRS recomienda que usted:

  • Mantener registros de empleo durante cuatro años
  • Guarde toda la documentación de impuestos durante tres años

Estas recomendaciones son sólo la cantidad mínima de tiempo para mantener los registros. Con las opciones de almacenamiento en nube, es posible que desee conservar toda esta documentación durante más tiempo.

4. Actualización de las leyes federales y locales

Las leyes cambian a menudo, y depende de usted mantenerse al día en todas estas leyes. Existen numerosos niveles que pueden afectar a una pequeña empresa:

  • Federal
  • Estado
  • Local

Un abogado interno es a menudo la mejor fuente de información para asegurarse de que toda su nómina se adhiere a estas leyes. Habrá leyes para todo, desde el salario mínimo hasta las horas extras e incluso la edad de los trabajadores.

Usted necesita monitorear todas estas leyes para asegurarse de que las cumple todas.

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