Cómo saber cuándo necesita un sistema ERP

La planificación de recursos empresariales, más conocida como ERP, es un sistema de software que es crucial para el éxito de un negocio. El propósito de usar un sistema ERP es combinar eficientemente los procesos centrales que son necesarios para dirigir una empresa. Estos procesos pueden incluir la cadena de suministro, las adquisiciones, la fabricación, las finanzas y los recursos humanos, entre otros. A nivel rudimentario, los sistemas ERP utilizan nuevas tecnologías para unir estos procesos en tiempo real.

Los sistemas ERP comprenden varias aplicaciones separadas que comparten una base de datos y se comunican entre sí. Estos sistemas no sólo aseguran que su negocio funcione con la máxima eficiencia, sino que también evitan la formación de silos de información de departamento. Estos sistemas reúnen todos los datos de su empresa para crear una fuente de verdad para la empresa en su conjunto, además de proporcionar un fácil acceso a la información.

Si su negocio está sufriendo porque no puede acceder a la información que necesita, si la contabilidad está tardando demasiado, o si tiene muchas soluciones de software diferentes que se utilizan para diferentes procesos, es posible que necesite un sistema ERP para ejecutar su negocio. No sólo las grandes empresas, sino también las pequeñas y medianas empresas (PYME) pueden beneficiarse de la adopción de un sistema ERP.

Ineficiencias

Una de las primeras consideraciones a tener en cuenta cuando se piensa en implementar un sistema ERP es la eficiencia con la que su sistema actual está operando. Las preguntas que debe hacerse incluyen:

  • ¿Son sus procesos de negocio ineficientes?
  • ¿Está su negocio funcionando tan ineficientemente que no puede servir a sus clientes de la mejor manera?
  • ¿Sus sistemas actuales se han vuelto demasiado caros para mantenerlos?
  • ¿Su acceso a la información se ha vuelto limitado o inaccesible para la mayoría de la compañía?

Uno de los beneficios del ERP es que estos sistemas ofrecen una base de datos compartida, de modo que la información siempre está en el mismo lugar y es fácilmente accesible para todos en la empresa. Gestionar el negocio a través de un sistema es beneficioso tanto para las pequeñas como para las grandes empresas. Para las grandes empresas, evita que los departamentos se desconecten, frustrando los silos de información. Para las pequeñas empresas, agiliza los procesos, permitiendo que menos personas realicen más trabajos al poner toda la información necesaria al alcance de la mano.

La interconectividad de los sistemas ERP permite a las empresas dar un mejor servicio a sus clientes. Los clientes bien informados y posiblemente exigentes son más comunes que nunca, y esperan más de las empresas con las que han forjado relaciones. La nueva tecnología ERP proporciona a su negocio una ventaja competitiva sobre las empresas que no mantienen el mismo ritmo tecnológico. Además, la alta dirección es capaz de acceder sin esfuerzo a la información con estos sistemas y tomar decisiones en consecuencia.

Además, ya no generará informes con datos sin sentido. Con la base de datos compartida de los sistemas ERP, los datos se actualizan y se comparten con todos los departamentos en todo momento, por lo que los datos están siempre actualizados y son relevantes. Estos datos centralizados también eliminan la necesidad de sincronización entre múltiples sistemas y facilitan la estandarización en todo el negocio.

Mejoras en la seguridad de la empresa

Otra ventaja fundamental de los sistemas de planificación de los recursos institucionales es que mejoran la seguridad de la información de las empresas. Debido a que estos sistemas están construidos como una sola estructura, eliminan la necesidad de múltiples sistemas de seguridad para proteger los datos confidenciales.

Los sistemas ERP también funcionan bien para el cumplimiento de las normativas. Un sistema ERP puede hacer un seguimiento de las regulaciones y monitorear cualquier cambio en el cumplimiento. Además, con un solo sistema de acceso, las infracciones son más obvias y fáciles de localizar que si se tratara de sistemas múltiples. Los recursos y cortafuegos incorporados también protegen sus datos. Además, se pueden establecer restricciones específicas para el sistema ERP, permitiendo que sólo ciertas personas accedan a información particularmente sensible.

Estos sistemas protegen la información vital y controlan el acceso a los datos para mantener su negocio seguro.

Crecimiento y expansión de la empresa

Si su negocio se encuentra en una fase de crecimiento, los sistemas ERP pueden marcar un punto de transición hacia una mayor expansión, permitiendo que su negocio prospere. En algún momento, los fundadores de la compañía necesitan alejarse de la rutina diaria del negocio y permitir que sus empleados y procesos se hagan cargo. Los sistemas ERP permiten esta transición con menos personas, lo que permite una mayor comunicación y eficiencia en toda la organización.

Nuevo negocio

En el comienzo de un nuevo negocio, usted puede tratar de agilizar el flujo de trabajo desde el principio. Comenzar su negocio con un sistema ERP le permitirá gestionar las principales áreas de negocio con un solo sistema, lo que es importante cuando se empieza desde cero. Este sistema también le permitirá explorar fácilmente los datos en todas las áreas de su empresa.

Un sistema ERP está diseñado para ser flexible, adaptable y escalable, que son consideraciones clave a la hora de iniciar su nueva empresa.

Adquisiciones

Si está adquiriendo una nueva empresa o ha sido adquirida por otra empresa, la combinación de sistemas puede ser abrumadora. En este sentido, los sistemas ERP son especialmente útiles. Si ninguna de las dos compañías tiene un sistema ERP ya implementado, este es el momento de ejecutar esa visión. En este escenario, combinar toda la información de ambas compañías es crucial para el éxito de la adquisición.

Un nuevo sistema ERP beneficiará a su negocio de muchas maneras. Contar con datos organizados y racionalizados permite una excelente interacción con los clientes. Las expectativas de los clientes son más altas que nunca, y los clientes esperan tener una experiencia coherente y consistente en todos los canales de comunicación con una empresa.

Los sistemas ERP facilitan el análisis de datos de negocio, permitiéndole recopilar y analizar datos de forma más eficiente para que sus empleados puedan obtener la información y los conocimientos que apoyarán el crecimiento de la empresa. Estos sistemas también pueden permitirle mantenerse al día con la última tecnología.

Un sistema integrado puede mantener su negocio en la vanguardia de la tecnología, permitiendo la identificación de tendencias y patrones para una toma de decisiones más informada.

Guía de expertos

Si es evidente que su empresa necesita un sistema ERP, invertir en la ayuda de expertos en selección es un paso en la dirección correcta. Las empresas consultoras, como los centros de evaluación de tecnología, ayudan a las empresas en el proceso de selección. Guian a una empresa a través de los requisitos de preselección y el escrutinio de las soluciones, para localizar el mejor software para una empresa individual.

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