Cómo prevenir los trabajadores fantasma en su empresa de construcción

¿Dirige una empresa de construcción y quiere mantener a los fantasmas fuera de su nómina? En caso afirmativo, aquí hay 20 consejos seguros sobre cómo prevenir a los trabajadores fantasmas de la construcción.

¿Qué es un trabajador fantasma?

En pocas palabras, los trabajadores fantasma son empleados que reciben regularmente sus salarios de una empresa, pero que no trabajan para dicha empresa.

Los esquemas de empleados fantasmas son perpetrados por empleados de nómina que crean identidades falsas con SSN, dirección, número de teléfono, etc. falsos, o que continúan emitiendo pagos a los empleados que han dejado la empresa y desvían el pago a ellos mismos. Cualquiera que sea la forma que adopte un empleado fantasma, es solo un gran plan para robar dinero de una empresa.

Un empleado fantasma también puede ser una persona real, como un miembro de la familia, que no trabaja en la empresa, pero que cobra el pago y lo comparte con el defraudador o se queda con todo el pago.

El fenómeno del trabajador fantasma es real en la industria de la construcción, donde normalmente hay muchas personas en nómina en todo momento. Debido a la gran cantidad de contratistas, personal a tiempo completo y ad-hoc que pagan en todo momento en la industria de la construcción, generalmente es difícil rastrear sus pagos. Se ha observado que los trabajadores fantasma son más frecuentes en organizaciones grandes que en las más pequeñas, donde pueden detectarse fácilmente.

El fenómeno del trabajador fantasma es uno de los fraudes de nómina más comunes que se pueden encontrar en el sector de la construcción. Este método de fraude puede manifestarse de muchas formas que pueden incluir;

• Gerente de nómina descontento : si una empresa de construcción tiene un gerente de nómina que no está contento y piensa que merece una compensación adicional, sería bastante fácil para ellos modificar los registros de nómina para crear un empleado nuevo pero ficticio y cobrar el cheque de ese empleado. para ellos mismos. Esto es particularmente cierto si el administrador de nómina tiene un acceso sin restricciones y sin supervisión al sistema de nómina.
• Fraude de múltiples empleados : esta es otra forma en que el fraude de trabajadores fantasmas puede manifestarse en un negocio de construcción. Con un proceso de nómina más complejo, o si el empleado no tiene acceso directo al sistema de nómina, varios empleados pueden conspirar para defraudar al sistema y luego dividir el dinero que malversan. Por lo general, un empleado tendrá algún tipo de función en la verificación y autorización de la nómina para poder firmar las hojas de tiempo falsificadas.
• Compensación de familiares / amigos : un empleado puede crear un registro en el sistema de nómina de un familiar o amigo para que reciba un cheque de pago de la empresa. En este caso, el empleado real puede recibir o no una parte de ese cheque de pago.

Los esquemas de empleados fantasmas pueden variar desde la simple entrada de datos (especialmente si el empleado falso recibe un salario) hasta la manipulación compleja de hojas de horas falsas y la redirección de pagos. Si no vigila de cerca la nómina en su negocio de construcción, este tipo de fraude a menudo puede pasar desapercibido durante bastante tiempo y es suficiente para desangrar a una empresa de millones de dólares.

Banderas rojas que pueden insinuar trabajadores fantasma en su negocio de construcción

a. Anomalías en la información de los empleados.  Hay un par de anomalías que puede notar en su empresa de construcción y le dirán que tiene un problema de trabajador fantasma. Si el número de Seguro Social (SSN) de un empleado no aparece en la lista, o si varios empleados tienen el mismo SSN, entonces está apuntando a una cosa, y eso es fraude. Nuevamente, si hay varios cambios de dirección en un año, debe sospechar.

si. Anomalías del registro de nómina para depósitos directos. Esto sucede cuando se usa el mismo número de cuenta bancaria para varios empleados, lo que podría indicar que el cheque de pago de un empleado fantasma se está depositando en la misma cuenta que usa otro empleado. Esta es otra bandera roja a tener en cuenta. Varias cuentas bancarias para el cheque de pago de un empleado podrían indicar potencialmente que el cheque de pago de un empleado fantasma se está dividiendo entre co-conspiradores.

C. Anomalías en los cheques de nómina.  Si durante el pago en su negocio de construcción y se emiten varios cheques a un empleado dentro de un período de pago, o si una imagen del cheque de nómina muestra que fue respaldado por alguien con un nombre diferente al del beneficiario, entonces puede tener un problema en sus manos. .

re. Anomalías de bonificación o aumento de sueldo.  Si observa en cualquier momento que un empleado recibe una bonificación diferente de la distribución de bonificación típica de la empresa, o un empleado recibe múltiples aumentos salariales dentro de un año, entonces es una causa a investigar.

mi. Tendencias de tiempo libre de los empleados. Un empleado no se ha tomado ningún tiempo libre remunerado o licencia por enfermedad durante todo un año, o la persona que procesa la nómina nunca toma vacaciones. Las vacaciones forzadas o la rotación de tareas son un control efectivo, dijo Wilder.

20 consejos seguros sobre cómo prevenir los trabajadores fantasma en su empresa de construcción

Debido a la gran cantidad de variables que influyen en cómo se comete el fraude de los empleados fantasmas, no hay formas infalibles de prevenirlo o de atrapar a los empleados en el acto. Sin embargo, hay pasos que puede seguir para reducir su riesgo:

1. Realizar auditorías de empleados fantasma

En la mayoría de los casos, los empleados fantasmas se descubren mediante auditorías exhaustivas de sus registros de nómina. Debe tener a alguien en su negocio de construcción que compare regularmente los registros de nómina con los informes de las tarjetas de tiempo y los archivos del personal de los empleados para buscar discrepancias, como empleados falsos, números de seguro social duplicados, direcciones duplicadas o cuentas bancarias duplicadas.

2. Deberes de nómina separados

Otra cosa que debe hacer en su negocio de construcción para prevenir la incidencia de trabajadores fantasmas es asegurarse de que diferentes partes de su proceso de nómina sean manejadas por diferentes personas. Si alguien es responsable de autorizar los cheques, asegúrese de que otra persona sea responsable de distribuir esos cheques. Si alguien tiene el poder de crear / eliminar empleados en el sistema de nómina, asegúrese de que otra persona verifique los cambios.

3. Evaluar las políticas de recursos humanos

Asegúrese de que su personal de RR.HH. y nómina esté completamente actualizado en sus políticas de RR.HH., especialmente cuando se trata de agregar y eliminar empleados de su lista de personal. Esto ayudará a evitar que la información de los antiguos empleados se utilice para fraudes de empleados fantasmas.

4. Haga que su nómina sea más difícil de falsificar

Si tiene empleados que son compensados ​​en función de su tiempo, asegúrese de contar con procesos para dificultar la falsificación de registros de tiempo. Idealmente, utilice el seguimiento automático del tiempo cuando los empleados ingresan y salen. Para mayor protección, use un sistema de seguimiento del tiempo con alguna forma de verificación de identidad incorporada.

5. Revisar los informes de nómina de forma periódica

La revisión periódica de los informes de nómina es un paso importante para mitigar y detectar el fraude, y no es algo que el auditor deba realizar solo una vez al año. Tener en mente un número de control del número total de empleados en su negocio de construcción permite un buen punto de partida para esta revisión.

A partir de ahí, puede ser tan simple como escanear los nombres. Se debe tener en cuenta que, para una segregación adecuada, esta revisión debe realizarla alguien que no sea el que pueda agregar nuevos empleados o despedir a los antiguos.

Si su nómina no cambia con frecuencia, como en los casos en que el número de empleados cambia de forma normal, cada vez que ejecute la nómina, verifique que esté en línea con sus expectativas. Observe de cerca cualquier hallazgo anormal y sepa qué esperar al ejecutar informes.

6. Utilice reglas de turno predefinidas

Las reglas de turno predefinidas limitan el período de tiempo durante el cual los trabajadores pueden fichar su entrada y salida del trabajo. Si intentan hacerlo fuera de la ventana de tiempo predefinida, el sistema no se lo permitirá. Se pueden establecer reglas para individuos, departamentos o la empresa en su conjunto.

7. Hacer uso de la autenticación de usuario

La autenticación de usuario elimina la marcación de amigos al requerir que los trabajadores produzcan un identificador único cuando entran y salen de los turnos. Dependiendo de la sofisticación del sistema y de si se puede integrar con cualquier hardware, como un escáner, este identificador podría ser una tarjeta de identificación, una huella digital o incluso una foto del rostro del trabajador.

Con respecto al sistema de nómina en sí, pregúntele a su proveedor si tiene alguna característica que pueda marcar automáticamente las entradas que puedan tener problemas con ellas. Estas características son bastante comunes.

También debe emparejar su software con políticas de asistencia sólidas. Por ejemplo, una de las mejores prácticas es exigir a los trabajadores que pierden la ventana aprobada para marcar la entrada o la salida que soliciten una entrada manual a su gerente. El gerente puede revisar las circunstancias que rodean por qué ese empleado llegó temprano o tarde y determinar si la entrada debe permitirse o no.

8. Examine los permisos de usuario de su sistema

Debería poder limitar el acceso de cada usuario basándose únicamente en sus necesidades, de modo que los trabajadores de base no puedan cambiar sus tarifas de pago. También puede limitar cuándo se pueden cambiar las tarifas de pago, por ejemplo, después de las revisiones de desempeño.

9. Deshazte de los cheques en papel

Los cheques de pago físicos son mucho más fáciles de falsificar y robar que sus contrapartes digitales, así que considere optar por el depósito directo o la ruta de pago con tarjeta si aún no lo ha hecho. Su software debería permitirle cambiar los métodos de pago con facilidad.

10. Crear informes de excepciones

El sistema de contabilidad debe diseñarse con controles que pongan banderas rojas en los resultados que están fuera de los parámetros normales. Estos pueden incluir:

• Las adiciones o eliminaciones a las nóminas deben generar un informe automático para el supervisor correspondiente.
• El pago de horas extras o pago de incentivos que esté por encima de los parámetros establecidos debe generar un informe de excepción.

11. Esté atento a los empleados sin deducciones

Una buena forma de detectar empleados fantasmas en su empresa de construcción es buscar a cualquiera que tenga pocas o ninguna deducción de su salario. Un perpetrador rara vez se toma la molestia de crear un conjunto completo de inscripciones de beneficios, especialmente porque hacerlo reducirá la cantidad de dinero que puede robarle al empleador.

12. Distribución manual de cheques de pago

De vez en cuando, debe asegurarse de distribuir los cheques de pago manualmente en su empresa de construcción. Al asegurarse de distribuir cheques manualmente, su organización tiene una mejor oportunidad de detectar empleados fantasmas.

13. Analizar direcciones o cuentas de depósito directo

Otra cosa que puedes hacer en tu empresa constructora para evitar la incidencia de trabajadores fantasmas es analizar direcciones o cuentas de depósito directo. En el proceso de revisión de cuentas y direcciones, su organización puede identificar números de cuenta, direcciones o números de Seguro Social duplicados para varios empleados.

14. Análisis de deducciones de cheques de nómina

Si hay empleados en su nómina que no están reteniendo impuestos o cualquier otra deducción, podrían ser empleados fantasmas. Al analizar los depósitos directos, puede reducir las artimañas de la nómina eliminando los cheques de pago en papel y la posibilidad de alteración, falsificación y la mayoría de los robos, aunque no evita el desvío de depósitos a cuentas no autorizadas.

15. Examinar los cheques de nómina que tienen endosos dobles

Aunque la mayoría de ellos son legítimos, dos firmas podrían indicar la falsificación del respaldo de un empleado fallecido, que el ladrón también respalda y deposita en su propia cuenta.

16. Tenga cuidado con las variaciones presupuestarias en los gastos de nómina

Los costos laborales más altos de lo presupuestado pueden indicar empleados fantasmas, por lo que debe tener cuidado con cualquier variación no planificada en su presupuesto.

17. Utilice la segregación de funciones

En su empresa de construcción, debe asegurarse de que muchas de las funciones de nómina no se le asignen a una sola persona. Asegurar que las funciones de preparación, desembolso y distribución de la nómina estén segregadas. Debe aplicarse de las siguientes formas;

• Ninguna persona debería poder agregar un nuevo empleado a la nómina, establecer salarios, ingresar tiempo y pagar a la persona.
• Debe haber una conciliación mensual entre el libro mayor de nómina y la lista de empleados de recursos humanos realizada por alguien fuera del departamento de nómina.
• La persona que autoriza una ejecución de cheques no debe estar autorizada a recuperar los cheques impresos.
• La función de contabilidad de la nómina debe ser independiente de la función del libro mayor.
• TI no debería tener acceso a programas de solicitud de nómina o recursos humanos.

18. Ejecute periódicamente los SSN de todos los empleados a través del sitio web de la Administración del Seguro Social , especialmente de aquellos que trabajan en puestos confidenciales, y realice un seguimiento con una verificación de antecedentes. Otros sitios web para verificar la identificación de los empleados incluyen E-verify o el sitio web del IRS. Esto te ayudaría a saber quién es quién.

19. Utilice un sistema de pago que requiera que los empleados se identifiquen.

Si esto implica el uso de un sistema de deslizamiento electrónico, analice si las mismas dos personas deslizan constantemente sus tarjetas aproximadamente al mismo tiempo. Esto podría indicar que alguien está deslizando la insignia de una segunda persona sin que la segunda persona se presente a trabajar.

20. Examine cuán consistentes son las horas de los empleados

Si las horas nunca varían, podría ser una señal de alerta que señala a un empleado fantasma porque el estafador quiere asegurarse de que nadie mire a esta persona o dicte lo que está sucediendo.

Conclusión

Si bien es posible que el flagelo de los trabajadores fantasmas no desaparezca pronto, la aplicación de algunas de las medidas mencionadas anteriormente aseguraría que usted librará a su empresa de construcción de la amenaza de los trabajadores fantasmas.