Cómo implementar la gestión del conocimiento en su organización

Todas las empresas del mundo tienen información, datos y conocimientos. Manejar todo este conocimiento, o Gestión del Conocimiento, sin tener un dolor de cabeza puede ser abrumador. Es por eso que existen sistemas que recopilan estos datos, los almacenan en una base de datos y los administran como si se tratara de un coche bien engrasado. He aquí una breve guía para la implementación de la gestión de los conocimientos en su organización.

1. Saber qué es

Saber qué es un sistema de gestión del conocimiento (KMS), y cómo funciona, le facilitará su implementación más adelante. Aunque desempeña un pequeño papel en la gestión del conocimiento (a través de la utilización de la gestión del conocimiento dentro de la organización), es importante. Su propósito principal es almacenar y recuperar montones de datos importantes (y la colaboración de datos en ellos). Como se puede adivinar, existen varias categorías de sistemas de gestión de los conocimientos. Algunos de ellos incluyen:

• KM 2.0
• Redes semánticas
• Herramientas de IA
• OLAP
• Sistemas de apoyo a la toma de decisiones

2. ¿Qué solución?

Una vez que haya establecido los objetivos y metas de su programa, es el momento de priorizar las necesidades que usted requiere de su tecnología KMS. Como hay muchas soluciones de KM, cada tipo de tecnología tiene sus propios beneficios, desventajas y costos. Por ejemplo, BMC Helix Remedy ofrece gestión de servicios predictivos, optimización de UX en muchos dispositivos e incluso ofrece capacidades de automatización cognitiva. Esta solución puede o no ser necesaria, dependiendo de sus necesidades. Evalúe si su organización puede o no beneficiarse realmente del software.

3. Cambiar

Este paso se trata de preparar a la organización para la transición. Esto significa consolar a los empleados que pueden rechazar el cambio de turno. Por lo tanto, es crucial identificar los "puntos débiles" en su personal y desarrollar estrategias para ayudarles a acostumbrarse al cambio. Permita que las personas se calienten con el nuevo sistema de gestión de los conocimientos, así como que aprendan a utilizarlo correctamente.

4. Evaluación

Ahora es el momento de revisar los componentes centrales de KM: TCPPS. Esto significa tecnología, cultura, personas, procesos y estructura. Este tiempo se utilizará para revisar cualquier brecha existente entre lo que está sucediendo ahora y lo que queremos que suceda (brechas). Evaluar el estado actual es vital para asegurar la eficiencia de su implementación.

5. Lanzamiento/Implementación

Para que su KSM funcione correctamente, el proceso de implementación requiere una serie de fases. La división de los objetivos generales en metas más pequeñas hará que la fase de despliegue sea más eficiente.

• La fase 1 debería incluir la recopilación de varias fuentes de datos y la recuperación de esas fuentes. Esto mejorará los conocimientos ya existentes.
• La fase 2 requerirá la mejora de la búsqueda de conocimientos útiles a través del software de minería.
• La fase 3 debe utilizarse para optimizar las velocidades de categorización -y la precisión- de ese conocimiento.
• El proceso de la fase 4 es desplegar desde KW (almacenes de conocimiento) para mejorar la funcionalidad y la seguridad del KM.
• La fase 5 consiste en invitar a los usuarios a aportar sus conocimientos. Esto ampliará la información de la base de datos.
• La fase 6 tratará sobre la construcción de planos para mapas de conocimiento (a través del software).
• La fase 7 gira en torno a la ejecución del Directorio de Conocimientos para encontrar individuos seleccionados que posean una determinada habilidad/conocimientos actualmente requeridos.

Conclusión

Sin implantar su KMS en toda la compañía, usted no sabrá si las áreas están funcionando según lo planeado. No dude en implementar su nuevo sistema. Siempre habrá maneras de medir la efectividad de estos programas - así como siempre habrá maneras de llenar los vacíos cuando surjan problemas. Como siempre, esté atento a medir el rendimiento con cualquier cambio y compárelo con los resultados de su última prueba de medición.