Cómo elegir un sistema de contabilidad para su empresa

Hoy en día, las empresas no tienen muchas opciones a la hora de elegir un sistema de contabilidad. Hay, por supuesto, algunas empresas que continúan con el mismo software que utilizaron hace más de una década, y otras que aún no han comprendido los beneficios de implementar un software de planificación de recursos empresariales (ERP) o de contabilidad.

Si finalmente se ha dado cuenta de los beneficios de tener un sistema de contabilidad actualizado para su negocio, aquí hay algunas cosas que debe tener en cuenta antes de someterse a lo que puede ser una transición perturbadora.

1. Comprender el problema que desea resolver

Demasiadas empresas invierten en software ERP o de contabilidad simplemente porque se sienten excluidas y no porque quieran que el nuevo sistema resuelva un problema. Esta mentalidad puede conducir a altos índices de fallos, despidos no deseados e insatisfacción de los empleados con el nuevo software, todos ellos problemas que se supone que debe abordar un sistema de contabilidad.

Antes de comprar un software de contabilidad, asegúrese de que tiene el conjunto correcto de funciones necesarias para abordar un problema identificado y menos funciones que no son necesarias para su negocio. La configuración modular de SAP Business One lo convierte en un sistema especialmente atractivo para este aspecto, ya que puede pedir sólo el módulo que necesita, con todas las funciones relevantes, en lugar de ser bombardeado con funciones inútiles o redundantes.

2. Definir con precisión el alcance de la implementación

Un estudio de Panorama sobre la implementación de ERP y sistemas de contabilidad encontró que el 61,1% de los casos demoró más de lo esperado, mientras que el 74,1% superó el presupuesto asignado. Mucho de esto se puede atribuir a la ampliación del alcance durante el proceso de implementación, así como a las diferentes partes dentro de la organización de compras que intentan solicitar personalizaciones y cambios que no se plantearon inicialmente al principio.

Para mantener bajos los costos, los objetivos de implementación no deben basarse únicamente en las capacidades generales del software después de la personalización, sino más bien en lo que el software es capaz de lograr para lograr un conjunto estricto de objetivos predefinidos fuera de la caja. Esto reducirá el número de sistemas que tendrá que tener en cuenta, así como la necesidad de hacer que el software inadecuado se adapte a sus necesidades después de haberlo comprado.

3. Demo las opciones viables

En 2015, un estudio de Capterra determinó que un tercio de los compradores de ERP y sistemas de contabilidad no probaron el producto antes de decidirse por la compra. Tal vez lo más inquietante es que casi una cuarta parte compró el primer programa de contabilidad que vieron. El 93% de las empresas que realmente compraron software también recibieron pedidos de personalización.

Lo que eso nos dice es que o bien la gran mayoría de las empresas de software de contabilidad no tienen idea de cómo hacer un producto, o que la mayoría de las empresas no dedicaron suficiente tiempo a investigar sus opciones. Por lo tanto, tomarse el tiempo para hacer demostraciones reales de las posibles suites de software es absolutamente crítico para el éxito de cualquier implementación de software de contabilidad.

4. Comprobación de los requisitos de implementación

¿El nuevo sistema requiere una dolorosa migración de datos? ¿Necesita nuevas actualizaciones de hardware para utilizar el nuevo sistema? ¿Cuál es la curva de aprendizaje esperada para que su personal pueda empezar a utilizar el sistema como se esperaba? Típicamente usted querrá una actualización del sistema de contabilidad que requiera la menor interrupción posible en el flujo de su negocio.

Encontrar un proveedor o un equipo de implementación que pueda ayudarle durante la transición puede ser más crítico que las capacidades en bruto del software en sí, así que asegúrese de invertir el tiempo necesario para encontrar los socios adecuados que le ayuden a actualizar.

Póngase en contacto hoy mismo con un socio SAP experimentado y empiece a llevar su negocio al siguiente nivel.

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