Cómo elegir un programa de software de contabilidad perfecto para su negocio – 5 Consejos

La contabilidad ha avanzado mucho en las últimas décadas. No hace mucho tiempo, cuando el método más fiable para llevar un registro de los ingresos y gastos consistía en un libro de contabilidad y un lápiz. Con la llegada de la nueva tecnología, las computadoras han eliminado el trabajo de calcular los números y la contabilidad se ha vuelto mucho más fácil como resultado.

Con la creación del software de contabilidad, cualquier empresa de cualquier tamaño puede utilizarlo y las características incluyen mucho más que el cálculo de la línea de fondo. Estos programas de software ofrecen opciones que incluyen pronósticos, gestión de inventario y mucho más. Pero, ¿cómo se elige el correcto? Aquí hay algunos consejos.

1. ¿Qué necesita y cuáles son sus habilidades?

Aunque el software de contabilidad hace que los servicios o tareas de contabilidad sean mucho más fáciles, también ayuda tener el tipo correcto de programa. Si su negocio es una pequeña tienda minorista o una corporación gigante, existen programas de software específicos para satisfacer esas necesidades únicas.

También hay programas disponibles que están diseñados para satisfacer las necesidades de industrias específicas. Por eso es tan importante investigar los distintos tipos de software para encontrar el que mejor se adapte a sus necesidades.

Luego está la parte de la habilidad. Si bien el software facilitará el trabajo de seguimiento de los ingresos y gastos, se necesitará tiempo para introducir los datos. El programa adecuado no estará más allá de su base de conocimientos o capacidad.

2. Considerar aplicaciones en la nube

Dependiendo del tamaño de su empresa y de las exigencias de la contabilidad, las aplicaciones en la nube ofrecen una gran alternativa. También ofrecen grandes ventajas. Los más importantes serían que usted puede acceder a sus datos desde cualquier lugar y las tasas de licencia de software no serían un gasto adicional.

Las actualizaciones regulares también se realizarán a nivel de servidor en nube y podrá utilizar cualquier dispositivo con una opción de nube. Incluso si decide no confiar completamente en la contabilidad en la nube, muchos programas de software se integrarán con herramientas de gestión empresarial basadas en la nube, lo que facilitará aún más el trabajo en la oficina o fuera de ella.

3. Establecer y trabajar dentro de un presupuesto

Por muy importante que sea la decisión de actualizar o comprar un software de contabilidad, es tan importante tener un presupuesto en mente para el gasto adicional. Lo bueno es que estos programas vienen en todo tipo de tamaños adaptados para ajustarse prácticamente a cualquier presupuesto posible, desde el más pequeño hasta el más grande.

La regla general es que las aplicaciones de uso general son las más asequibles, pero es posible que no tengan todas las características que usted necesita. Cuanto más especializado sea el software – con varios extras – más caro será. Usted también quiere evitar tener un presupuesto bajo cuando su negocio requiere un programa de presupuesto medio. Una buena opción que funciona bien en todos los aspectos es ZipBooks. Es asequible y se adapta a muchas aplicaciones empresariales de gran tamaño.

4. ¿Quieres superdimensionar eso?

Los complementos son características adicionales que vienen con diferentes programas de contabilidad para programas de negocios. Algunos de ellos probablemente no van a añadir mucho más a su departamento de contabilidad, mientras que otros resultarán en una mejora seria. Algunos de los complementos a tener en cuenta incluyen:

  • Acceso remoto
  • Pagos en línea
  • Integración con software de comercio electrónico
  • Compatibilidad de software para impuestos

Las posibilidades son infinitas, aunque se trata de una lista bastante corta de posibles complementos. Sólo asegúrese de poder separar los complementos de las características del software. Las características que necesita para que su departamento de contabilidad funcione mejor de lo que ha funcionado es su principal prioridad. Es posible que algunos complementos ya vengan con el programa específico que seleccione, por lo que es importante obtener una imagen completa de las capacidades de su nuevo programa de software mucho antes de comenzar a explorar complementos que pueden terminar siendo redundantes.

5. No vayas solo

A menos que usted sea el contador de su negocio, la decisión sobre un nuevo programa de contabilidad debe incluir la opinión del departamento de contabilidad que lo utilizará. Por lógico que suene, es fácil seguir adelante y hacer la selección y esperar lo mejor.

La idea de involucrar a su departamento de contabilidad tiene varios propósitos. Esto les da una valiosa contribución a los cambios que llegan a su departamento. Demuestra que usted respeta su opinión, sus habilidades y su papel dentro de su empresa. También significa que un programa que su contador apruebe o acepte como la mejor selección se convertirá en un programa que la persona desee aprender y utilizar, lo que aumentará sus habilidades y su valor en el lugar de trabajo.

Tómese su tiempo

El software de contabilidad para empresas no es raro. De hecho, gracias a la amplia selección de productos, cualquier empresa de cualquier tamaño debería ser capaz de encontrar el programa adecuado para satisfacer sus necesidades específicas. Pero para encontrar ese programa de software perfecto, debe seguir unos pocos pasos sencillos.

Los pasos están diseñados para darle una idea de cómo definir sus necesidades contables, los tipos de opciones disponibles, la importancia de mantener la compra dentro de un presupuesto razonable, la utilidad de varios complementos y la importancia de involucrar a otros en el proceso de selección.

En última instancia, todo esto debería tardar algún tiempo en determinarse. Apresurarse en este tipo de decisiones de negocios no es sabio y podría resultar en una compra que no funcionará tan bien como una que fue cuidadosamente seleccionada para satisfacer las necesidades de su negocio.

En conclusión

No se puede negar que cualquier tipo de programa informático de contabilidad hará que la tarea de registrar y rastrear los ingresos y gastos sea mucho más fácil. Sin embargo, hay que pensar mucho en el proceso. Usted no sólo entraría a un lote de autos y compraría el primer vehículo que vio sin hacer alguna investigación y teniendo en cuenta sus necesidades y lo que podría pagar.

Los mismos principios entrarán en juego cuando se busque una nueva programación contable o se actualice la existente. Esta lista tiene la intención de darle un resumen básico de las cinco cosas a considerar antes de hacer esa compra de software de contabilidad de negocios.

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