Cómo administrar el inventario de una barra a mano: 10 consejos y estrategias

¿Quiere aprender a medir botellas de licor para inventario? En caso afirmativo, aquí hay consejos y estrategias sobre cómo administrar un inventario de barras a mano. El inventario es el activo más importante en el balance de muchas empresas. Es más o menos el activo más caro de poseer y mantener.

Es por eso que la gestión adecuada del inventario es fundamental para el éxito de cualquier negocio. Los inventarios se componen de muchos componentes diferentes, dependiendo del negocio. Para un bar, podría incluir ingredientes crudos, bebidas envasadas , cócteles personalizados, comida e incluso algunos productos minoristas como camisetas.

Para iniciar y administrar un negocio organizado y rentable, es muy importante mantener registros adecuados de su inventario para asegurarse de que no se estén llevando a cabo actividades maliciosas (como robo) y que tenga los artículos que necesita en stock. Normalmente, se espera que las empresas concilien el inventario semanalmente, quincenalmente o mensualmente, y el inventario de barras no es una excepción a esta regla.

Tenga en cuenta que el inventario de su bar incluirá la lista completa de licores y otros productos almacenados que ofrece a sus clientes. Esta lista incluiría principalmente cualquier cerveza, refrescos, jugos, vino u otras bebidas que se enumeran en su menú.

¿Por qué es importante la gestión de inventario para un bar?

Para un bar, el inventario es la fuerza impulsora y una mala gestión del inventario puede ser muy perjudicial para la salud y la supervivencia de la empresa . Con muy pocas existencias, su barra podría perder ventas y podría terminar afectando su reputación. Además, el exceso de inventario requiere un costoso espacio de almacenamiento adicional. El exceso de existencias también fomenta y aumenta el riesgo de desperdicio.

Al igual que en cualquier otra industria, la gestión del inventario de barras puede ser una tarea muy desafiante. Hay que tener en cuenta muchos factores que pueden provocar discrepancias a la hora de conciliar este tipo de inventarios. Derrames frecuentes, roturas, robos y bebidas gratis pueden afectar sus márgenes de ganancia.

También es muy necesario que un bar haga un recuento de cuentas todos los días para asegurarse de que los inventarios sean correctos. Administrar el inventario a mano significa contar manualmente su inventario con regularidad (mensualmente como mínimo) para conciliar cada artículo y detectar cualquier discrepancia, incluidos los errores humanos simples y los robos.

El recuento físico de existencias se realiza con la ayuda de hojas de cálculo. Incluso si optan por un sistema de inventario automatizado, muchas barras aún cuentan el inventario manualmente cada mes, por lo que vale la pena comprender este método.

Si lo hace, obtendrá una comprensión más profunda de los conceptos básicos del inventario de barras, lo que lo ayudará a tomar mejores decisiones de compra. El conteo manual puede ser un proceso tedioso y que requiere mucho tiempo, pero es fundamental asegurarse de que sus ganancias no terminen en los bolsillos de otra persona.

Consejos y estrategias cruciales sobre cómo medir manualmente botellas de licor para inventario

Administrar un inventario de barras a mano implica registrar manualmente los datos de inventario en una hoja de cálculo y luego contar y medir físicamente el stock de la barra. Si es un nuevo gerente de bar, es posible que se sienta abrumado con todas las nuevas responsabilidades, por lo que aquí hay algunos consejos que lo ayudarán;

1. Realice el inventario de su barra de la misma manera cada vez

Tenga en cuenta que solo se está preparando para dificultades si cambia la forma en que realiza el inventario de su barra cada vez. Tener un sistema detallado en su lugar hace que el proceso sea más rápido y sencillo. Por ejemplo, si cuenta el producto comenzando en la parte superior izquierda de su barra (si así es como almacena las botellas), comience en el mismo lugar la próxima vez.

2. Mantenga el inventario de su barra bajo

De hecho, no hay razón para tener a mano el inventario de un año entero. Es un gasto adicional que su empresa no necesita. Los expertos de la industria recomiendan mantener un inventario del 15%. Cuando divide su inventario total disponible (en dólares al por mayor) por sus ventas de barras mensuales totales, el número final debe ser de alrededor de 0,15.

3. Utilice números de ubicación

Los números de contenedor designan una ubicación donde se guarda una botella específica. Si tiene un gran programa de vinos y cervezas, querrá organizar su selección asignando ubicaciones a cada vino. Esto ayudará a mantener el orden de los licores y también ayudará a su personal a brindar un servicio oportuno porque sabrán exactamente dónde encontrar un vino cuando lo pidan los invitados.

Si tiene una gran selección de licores y usa números de ubicación, considere poner el número de ubicación al principio del nombre del artículo en su sistema POS. Facilitará la búsqueda del personal y facilitará a la administración comparar las ventas de los informes de POS con el inventario de las hojas de cálculo para medir la variación.

4. Organice los registros de inventario para reflejar su método de almacenamiento

Organizar los registros de inventario de la barra en orden alfabético, aunque puede parecer una buena idea, probablemente no almacene las botellas de esa manera en la barra. Su hoja de inventario debe alinear su método de almacenamiento para que pueda recorrer la línea, de derecha a izquierda o de izquierda a derecha y de abajo hacia arriba o de arriba hacia abajo en la barra, durante el proceso de conteo.

5. Programa de inventario consistente

Tenga en cuenta que una de las mejores formas de controlar el inventario es saber siempre lo que tiene a mano. La mejor manera de hacer esto es mantener un horario constante. No obstante, la estrategia más común para esto es un método de inventario de apertura y cierre.

Entonces, al final del mes, el último día del mes, realizará un inventario completo de todos sus productos de barra. Y luego, el mes siguiente, el último día, tomará otro inventario, esto le mostrará cuánto ha usado de un producto en ese período de tiempo. Sin embargo, si desea ser más específico, puede realizar un inventario en un programa de 4 semanas, por lo que cada sesión de inventario tiene la misma cantidad de días entremedias.

Para las barras más pequeñas, también puede hacer un inventario semanal. Si tiene una barra más grande y eso es demasiado para manejar, podría considerar hacer un inventario puntual o abreviado, en el que eche un vistazo a los recuentos de inventario para realizar pedidos con sus distribuidores cada semana.

6. Entrene a su personal

Recuerde siempre que su personal es el último punto de contacto entre su inventario y su destino: pérdidas o ganancias. Capacitar adecuadamente al personal sobre la regla de los décimos, cómo identificar la merma y los procesos de gestión del inventario de bebidas de su bar será de gran ayuda.

Primero, capacite a su personal para comenzar o finalizar turnos visualizando cada botella en 10 partes. Luego, asegúrese siempre de que calculen cuántas décimas de botella quedan y regístrelo. Si la botella está medio llena, registrarán 0.5. Si la botella está llena en 9/10, registrarán 0,9. Y así. Si su personal hace esto de manera rutinaria, tendrá recuentos rotativos de inventario inicial y final para calcular el uso.

A continuación, enséñele a su personal a identificar la merma. También deben sentirse muy cómodos con el proceso de inventario que utiliza su barra. Esto incluye el método de recuento real que utiliza, junto con cómo calcular el uso, el costo de vertido, la variación y los niveles de par.

7. Experimente con su proceso

Cada vez que haga el inventario de licores de su bar, observe qué funcionó y qué no. Solicite comentarios de los involucrados. Actualice constantemente su proceso hasta que funcione correctamente. Puede llevar un tiempo, pero todo lo que vale la pena lo hace. Si sigue estos pasos, podrá avanzar hacia un sistema de gestión de inventario de bebidas optimizado. Sin embargo, existen algunas consideraciones especiales si se trata de vino y cerveza.

8. Preste atención a los datos

Tenga en cuenta que contar y medir regularmente sus existencias le permitirá obtener información sobre su barra. Utilice esa información a su favor. Por ejemplo, puede vender más tequila los martes con su taco especial y vino tinto en los meses de invierno. Utilice datos históricos comparados con las trayectorias de ventas recientes para pronosticar cuáles serán sus ventas de licores.

9. Realice el recuento fuera del horario comercial

Una de las últimas cosas que desea es lidiar con el movimiento del producto en el medio de su conteo. Evítelo mediante la realización de su inventario de licor, tomándolo fuera de su horario comercial. Puede hacerlo antes de abrir o después de cerrar. Asegúrese siempre de presupuestar el tiempo suficiente para la tarea.

Dependiendo del tamaño de su catálogo, los recuentos de inventario pueden llevar desde unas pocas horas hasta medio día (o incluso un día entero). Por lo tanto, si planea realizar un recuento de inventario, reserve la cantidad de tiempo adecuada para hacerlo.

10. Cuesta tus bebidas

Un consejo importante para administrar su inventario es el costo de sus bebidas. Simplemente significa saber cuánto le cuesta cada artículo detrás de la barra cuando lo sirve. Ya sea un ingrediente, cerveza o una copa de vino, debes saber cuánto te cuesta verter eso, para que puedas fijar el precio adecuado del artículo en tu menú.

El seguimiento de sus costos de licor mantiene las cosas asequibles para los huéspedes y le muestra dónde está funcionando bien su bar y dónde podría mejorar. Esto podría significar deshacerse de los artículos que no generan ganancias y evitar que los cócteles se vuelvan demasiado caros con demasiados ingredientes.

Conclusión

El inventario es el elemento vital de su bar y una mala gestión puede ser fatal. Muchos gerentes creen que el inventario de barras es un proceso complejo que requiere mucho tiempo y que no tiene ningún propósito real. Sin embargo, si se hace correctamente, puede revelar mucho sobre cómo está funcionando su negocio y mantener su barra en el camino hacia la rentabilidad y el éxito.