7 formas de mantener el flujo de efectivo para impulsar el crecimiento de su pequeña empresa

Todos los dueños de negocios buscan ganancias, pero incluso un negocio rentable no sobrevivirá sin suficiente efectivo disponible para pagar las facturas.

El flujo de caja positivo es un signo de salud financiera y buena gestión. Sin embargo, los propietarios de negocios nuevos y en crecimiento a menudo experimentan períodos de flujo de efectivo negativo, momentos en los que el efectivo que sale excede el efectivo que ingresa. Esto suele ocurrir cuando el propietario de un negocio necesita invertir en equipos, espacio de oficina, inventario o empleados.

Es posible que todavía no tenga los ingresos para cubrir todos sus gastos y que le resulte difícil pagar las facturas hasta que los ingresos esperados comiencen a llegar. Esto es normal en las primeras etapas del crecimiento empresarial, pero la forma de administrar su dinero puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.

“Las empresas emergentes deben hacer todo lo posible para realizar un seguimiento de su efectivo”, dice Gene Marks, contador público certificado que brinda servicios financieros a clientes de pequeñas empresas. "Dirigir una pequeña empresa se trata de dinero en efectivo".

Estas estrategias pueden ayudarlo a navegar en tiempos de crecimiento, sobrevivir a los flujos de efectivo negativos y salir adelante al final.

1. Planifique con anticipación

Una  proyección de flujo de efectivo  es una hoja de cálculo básica que le brinda una estimación realista de cuándo entrará dinero a su negocio, cuándo saldrá y qué le quedará después de que se paguen los gastos y se registren los ingresos. Es una guía, no un pronóstico preciso, pero los resultados le permitirán anticipar su flujo de efectivo para las semanas y meses venideros y tomar las medidas adecuadas.

Por ejemplo, cuando se proyecta un déficit, el aviso anticipado le da tiempo para negociar las fechas de pago con los proveedores o asegurar un préstamo mucho antes de que surjan problemas. Si se anticipa un superávit, puede ser el momento adecuado para realizar compras o reservar fondos para cubrir futuros períodos de escasez.

2. Haga las matemáticas o delegue

Para estar al tanto de su flujo de caja, las habilidades contables básicas son imprescindibles.

"Tienes que conocer tus cuentas por pagar y por cobrar", dice Marks. “Tienes que estar en tus números y estar cómodo con ellos. Mis clientes más exitosos saben matemáticas. Entienden los costos y las ganancias, y cuándo pagarán sus clientes ".

Tome un curso sobre los conceptos básicos de contabilidad empresarial o, si las matemáticas no son su fuerte, Marks recomienda reservar dinero en su presupuesto para un contador que se encargará de los números por usted.

“Concéntrese en lo que hace mejor y delegue el resto”, dice. También puede usar una calculadora de flujo de efectivo en línea para comenzar.

3. Controle su flujo de caja todos los días

Puede parecer tedioso concentrarse en los detalles de la contabilidad del flujo de caja cuando las ventas y los ingresos atraen su interés y atención, pero el control diario del efectivo le ayudará a evitar sorpresas desagradables.

“Todos los días, sepa cuál es su efectivo, cuáles son sus cuentas por cobrar, cuáles son sus cuentas por pagar”, dice Marks. “Sepa durante los próximos 30 a 60 días lo que espera que entre y salga. Siempre sepa lo que viene por el lucio ".

Si el seguimiento diario revela una tendencia a la baja, actúe de inmediato. Comuníquese con clientes vencidos, reduzca las compras no esenciales, aumente su cuota de ventas, cualquier ajuste que ayude a estabilizar su flujo de efectivo y revertirlo.

Se encuentra disponible una gama de herramientas para simplificar el seguimiento del flujo de caja. Andrew Lattimer, un CPA de la firma de contabilidad Blum Shapiro, recomienda usar un  tablero en línea  que brinda una vista rápida de su situación diaria. Puede utilizar una hoja de cálculo de Excel o elegir entre una amplia selección de herramientas y aplicaciones de gestión de flujo de efectivo que están disponibles en el mercado hoy en día.

“Cuando encienda la computadora por la mañana, comprenderá su efectivo, cuentas por cobrar, inventario y deudas, y conocerá su posición inicial para el día”, dice.

4. Mantenga efectivo en reserva

“Cualquier buen negocio tiene efectivo en el banco para pagar las facturas en caso de una caída”, dice Lattimer.

Para las empresas establecidas, generalmente se recomiendan de tres a seis meses de reservas. Es posible que las empresas emergentes y en crecimiento deban ser más conservadoras. Para determinar las reservas que necesita su negocio, considere la cantidad de efectivo que ha gastado en el pasado y sus necesidades anticipadas en los meses venideros, luego tenga un plan para asegurar el efectivo que necesita.

El mejor momento para buscar más efectivo es antes de que lo necesite. Las reservas se pueden financiar de diversas formas, ya sea a través de las ganancias de su propia empresa, tarjetas de crédito, familiares o amigos. Obtener un préstamo o una línea de crédito también puede aliviar los déficits a corto plazo.

“Ninguna empresa debería estar 100 por ciento endeudada o 100 por ciento libre de deudas cuando el flujo de caja es reducido”, dice Latimer. “Si una pequeña empresa tiene muy poco dinero, es difícil que crezca. Considere las ramificaciones de contraer alguna deuda para aliviar su dolor de flujo de efectivo ".

Que esto tenga sentido para usted depende de sus hábitos de gasto comercial.

"Obtener un préstamo está bien si puede atenderlo y pagarlo con el tiempo", dice Marks, "pero los bancos no están encantados de prestar a empresas con flujo de caja negativo".

Prepárese con anticipación para la eventualidad de tener que recurrir a una fuente externa de efectivo. Compare precios y organice las mejores condiciones. Una línea de crédito en su banco puede ser una fuente conveniente de fondos para utilizar según sea necesario.

5. Mejorar las cuentas por cobrar

La forma obvia y óptima de aumentar su flujo de caja es aumentar sus ventas a clientes nuevos y existentes. Pero eso lleva tiempo y, si bien el crecimiento empresarial es una estrategia sólida a largo plazo, es posible que no aumente su flujo de caja a corto plazo. Un remedio más rápido es  mejorar la velocidad con la que factura a los clientes y recibe el pago . Envíe facturas con prontitud, ofrezca descuentos por pago rápido, cobre cargos por pagos atrasados ​​y haga un seguimiento de los clientes que tardan en pagar.

6. Administrar cuentas a pagar

Cuando el flujo de caja sea escaso, vigile sus gastos, incluido su inventario, y reduzca donde pueda.

Lattimer recomienda seguir los principios del inventario "justo a tiempo".

"Mantenga su inventario ajustado para que no haya mucho tiempo de retraso entre la compra y la venta", dice. "Si tienes una pizzería, ten suficiente masa para las 100 pizzas que sabes que venderás, no para 500".

7. Compare su negocio

Lattimer también recomienda la evaluación comparativa como un medio para comparar diferentes aspectos de su operación con las normas de la industria, como costos, márgenes de ganancia, índices de inventario, índices de deuda y mucho más. Pregúntele a su firma de CPA u oficina regional de Administración de Pequeñas Empresas sobre los servicios de evaluación comparativa. Un informe personalizado adaptado a su industria puede ayudarlo a mantenerse competitivo al resaltar las áreas donde puede tomar medidas para mejorar sus operaciones.