5 Procesos que todo dueño de Negocio debe automatizar

En todas las industrias, la automatización se ha convertido en un factor crítico para el éxito de un negocio. Según un estudio realizado por Gleanster, casi el 80% de las empresas de alto rendimiento utilizan la automatización para el marketing y lo han hecho durante años.

Lo bueno de la automatización es que puede ser utilizada por empresas de todo tipo. Las grandes corporaciones, las nuevas empresas, las pequeñas empresas e incluso los trabajadores autónomos pueden beneficiarse de la incorporación de la automatización en muchos procesos empresariales, lo que incluye la captura de clientes potenciales, la comunicación con los clientes y la realización de tareas rutinarias en la oficina.

Cuando los procesos están automatizados, los propietarios de empresas pueden dedicar más tiempo y energía al crecimiento de la empresa y a garantizar que se mantenga en el camino correcto. Siga leyendo para conocer los 5 procesos de negocio que cada propietario de empresa necesita automatizar.

1. Administración de oficinas

Es imposible que la automatización reemplace todas las tareas que los empleados realizan en la oficina. Pero la automatización puede utilizarse para mejorar los procesos repetibles y repetitivos que requieren la intervención humana. Al automatizar estos procesos, puede mantenerse organizado, ahorrar tiempo y mejorar la productividad de los empleados.

En la ofimática se puede utilizar para una amplia gama de procesos, incluyendo:

  • Colaboración de documentos
  • Contratación y tramitación de candidatos
  • Cronometraje
  • Programación de reuniones

Al automatizar estos procesos de oficina, usted minimiza los errores humanos y permite que los empleados se concentren en aquellas tareas que tienen un impacto serio en la dirección y el éxito de la empresa.

2. Gestión de clientes potenciales

La gestión de clientes potenciales es uno de los factores más importantes en el crecimiento de su negocio. Tanto si desea atraer a nuevos clientes como si desea responder a clientes potenciales que ya han contactado con su equipo, los procesos automatizados son eficaces para ayudar a realizar un mejor seguimiento, gestionar y retener los clientes potenciales.

Mediante el uso de la automatización, puede responder inmediatamente a las solicitudes de contacto por correo electrónico o mensajes directos. Esto es crucial ya que los estudios han demostrado que esperar media hora para responder a una solicitud de contacto disminuye sus probabilidades de solidificar una ventaja en 21 veces. Una respuesta inmediata muestra a los clientes que usted se preocupa y les hace saber cuándo esperar una respuesta más profunda de su equipo.

La automatización también se puede utilizar para la gestión de clientes potenciales para devolver llamadas telefónicas, realizar un seguimiento con conexiones de medios sociales y asignar clientes potenciales a los representantes de ventas.

3. Ventas

Cuanto más eficientes sean sus procesos de venta, más dinero puede esperar que fluya hacia su empresa. La automatización puede utilizarse en todas las etapas del viaje de ventas, desde la gestión de clientes potenciales hasta la determinación de cuándo contactar con un cliente potencial hasta la calificación de un cliente potencial. Uno de los mayores problemas a los que se enfrentan los equipos de ventas es tener demasiados contactos y no tener suficiente tiempo para contactarlos. La solución más fácil es utilizar un proceso automatizado que pueda:

  • Dar prioridad a los clientes potenciales en función del compromiso
  • Comunicarse con clientes potenciales
  • Minimizar el tiempo perdido en las pistas frías
  • Asegurar que los representantes se mantengan comprometidos con los prospectos en la valla

La automatización y los procesos de venta van de la mano. Si se utiliza correctamente, la automatización puede aumentar las conversaciones que pueden conducir a clientes repetitivos y a largo plazo.

4. Facturación

La facturación consistente y precisa es una parte integral de la gestión de una empresa exitosa. Una buena gestión de facturas ayuda a aliviar las tensiones contables y financieras, a la vez que fomenta la normalización del flujo de caja.

La facturación adecuada no sólo beneficia a su empresa, sino que también hace que el pago sea lo más conveniente posible para sus clientes. Un proceso de facturación eficiente debe incluir la generación, envío y gestión de facturas.

La forma más eficaz de automatizar la facturación es utilizar un generador de facturas en línea. Este tipo de aplicación se puede utilizar para crear facturas basadas en plantillas que incluyan todos los detalles que un cliente necesita para realizar el pago a tiempo. Los generadores de facturas realizan un seguimiento de las facturas pagadas y no pagadas y pueden crear todo tipo de informes.

Con un generador de facturas, hay mucho menos trabajo manual para su equipo de contabilidad, lo que abre más tiempo para la contabilidad adecuada, el seguimiento del presupuesto y otras tareas financieras importantes.

5. Servicio al cliente

Una empresa exitosa es aquella que tiene un alto grado de satisfacción del cliente y de compromiso. Es más probable que los clientes estén satisfechos con una empresa que responde rápidamente a las consultas y que está disponible por correo electrónico, teléfono y mensajes directos.

En cuanto a la satisfacción del cliente, la automatización se puede utilizar para proporcionar a los clientes una respuesta más rápida, mejor y personalizada a sus preguntas o inquietudes. Cuando los clientes llegan a su empresa, se puede utilizar una herramienta interna para realizar un seguimiento de la consulta, lo que le permite asignar la consulta a un representante del servicio de atención al cliente que puede firmar una respuesta rápida.

La automatización también se puede utilizar para medir la satisfacción de los clientes, para recoger sus comentarios y para pedirles referencias.

Conclusión

Al automatizar estos cinco procesos de negocio, su empresa puede hacer cada día más eficiente y productivo. La automatización ahorra tiempo, dinero y permite que sus empleados se concentren en las tareas pertinentes para mejorarse a sí mismos, a la vez que contribuye a la dirección y el éxito de la empresa.

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