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19 preguntas sobre planificación de eventos antes de dar un presupuesto a los clientes

¿Necesita consejos sobre cómo fijar el precio de sus servicios de planificación de eventos? En caso afirmativo, aquí hay 19 preguntas cruciales para hacer a sus clientes antes de dar una cotización. Ganar dinero como planificador de eventos se trata de garantizar que sus clientes estén satisfechos cada vez que le contraten sus eventos para que los maneje en su nombre.

La verdad es que una vez que pueda cumplir o superar las expectativas de sus clientes, es probable que obtenga negocios repetidos y, en la mayoría de los casos, también obtendrá referencias. Estará de acuerdo en que la publicidad de boca en boca de clientes satisfechos siempre contribuirá en gran medida a aumentar sus ingresos y también a promover su marca.

Si alguna vez ha estado en un evento bien organizado, ya sea una función corporativa o informal, se dará cuenta del nivel de detalle que se tuvo en cuenta. Es significativo decir que el trabajo arduo juega un factor clave para poner todo eso junto. Esta es la razón por la que quienes están a la cabeza cuando se trata de la planificación de eventos trabajan las veinticuatro horas del día para ver que las cosas toman forma.

La planificación de un evento a veces puede requerir mucho trabajo duro e inteligente. Esto se debe al ambiente que se debe lograr con cualquier diseño y decoración que se adopte. Por lo tanto, es necesario que al brindar a sus clientes lo mejor, tenga en cuenta algunos factores muy importantes. ¿Cuáles son estos factores, podría preguntar?

Si está pensando en ingresar a la industria de la planificación de eventos, o es un novato, o incluso ya está en el negocio por un tiempo y, a veces, tiene problemas para brindar a sus clientes las mejores ofertas de manera efectiva en función de haber cotizado menos, entonces es posible que desee para tener en cuenta los consejos de este artículo. A continuación, encontrará 19 preguntas sólidas que debe hacer a sus clientes antes de realizar una cotización.

Dar una cotización de precio para un evento: 19 preguntas cruciales para sus clientes

1. ¿Qué tipo de evento es?

Ésta es una de las preguntas que debería sentar las bases de cómo sus clientes querrían ser atendidos. ¿Por qué es esta cuestión de gran esencia, te preguntarás? Es imperativo que pregunte esto para saber si se trata de una fiesta, un evento informal, espectáculos de entretenimiento, etc., o mejor aún, uno corporativo.

2. ¿Cuál es el propósito del evento?

Una vez que un cliente lo contrata como planificador de eventos, la primera pregunta que debe hacerle al cliente es conocer el propósito del evento. El propósito del evento será de gran ayuda para ayudarlo a determinar la instalación ideal que se utilizará para el evento, el tiempo que será ideal para el evento, la naturaleza de los programas para el evento y muchos otros factores que ayudarán a dar forma. el evento en una salida exitosa.

3. ¿Cuál es su presupuesto?

La siguiente pregunta que se espera que le haga a su cliente como planificador de eventos profesional es conocer el presupuesto del evento. No importa qué tan grande, entretenido o educativo quieras que sea tu evento, es el presupuesto el que determinará si puedes lograr tu objetivo. Conocer el presupuesto de un evento como planificador de eventos es de gran ayuda para planificar el evento de manera eficaz.

4. ¿Qué fecha, hora y lugar tiene en mente?

Otra pregunta clave que se espera que le haga a su cliente es saber la fecha, hora y lugar que tiene en mente para el evento. Aunque, como planificador de eventos profesional, estás en condiciones de influir en la fecha, hora y lugar de un evento, es recomendable saber qué tiene en mente el cliente.

5. ¿Qué pretende lograr con el evento (su objetivo)?

También se espera que pregunte a su cliente qué pretenden lograr con el evento: su objetivo. Hacerles esta pregunta ayudará a establecer claramente una meta para el evento y a planificar de manera efectiva el éxito del evento.

6. ¿En qué lugar le gustaría organizar el evento?

En la medida en que tenga el privilegio de sugerir una ubicación ideal para su cliente, no está fuera de lugar saber la ubicación que preferiría para su evento. Solo puede sugerir lo contrario si sabe que la ubicación que elijan no será ideal para la naturaleza del evento que pretenden organizar.

7. ¿A cuántos invitados estás mirando?

Esta es otra pregunta que sus clientes deben estar listos para responder. La cantidad de invitados que está buscando para asistir a su evento informaría en gran medida otras cosas. Por ejemplo; si su cliente le dice que se espera una treintena de invitados, entonces será fácil hacer provisiones para la comida para esa cantidad de personas.

8. ¿Tienes algún tema en mente?

Cada cliente tiene una inclinación por un tema en particular u otro. Es por esa razón que primero tienes que averiguar qué es lo que realmente querrían como tema. Saber esto le ayudaría en gran medida a prepararse con suficiente antelación para las herramientas y accesorios que serían necesarios.

9. ¿Qué tipo de evento sería?

A estas alturas ya debería saber que los diferentes eventos vienen con sus diversos costos. Por tanto, tienes que preguntarle a tu cliente si es un evento interior o exterior. Con un evento al aire libre, es posible que deba gastar bastante más en los diseños y decoraciones que necesitaría usar. Sin embargo, para el evento en interiores, puede estar seguro de que gastará menos en organizar cosas en comparación con el anterior. Así que debes arreglar esto.

10. ¿Qué tipo de invitados tendría?

Esta es también una pregunta con la que no querrás bromear. ¿Por qué esto es tan? Esto es importante porque querrá saber la identidad étnica, así como la raza de las personas que planean asistir, para saber si tendría que hacer planes para los extranjeros al hacer planes para las comidas.

11. ¿Quién es su público objetivo?

Para poder planificar eficazmente un evento, debe conocer el público objetivo del evento. Así que asegúrese de hacer esta pregunta cuando involucre a sus clientes como planificador de eventos. Una vez que pueda definir su público objetivo, será más fácil elegir el medio publicitario y también seleccionar facilitadores o capacitadores, etc.

12. ¿Qué calibre de oradores públicos / facilitadores / MC / capacitadores piensa invitar?

Como planificador de eventos profesional, tiene derecho a sugerir oradores públicos o facilitadores o MC o capacitadores para su cliente, pero será una buena idea preguntarles su elección. Te dará una idea más clara de lo que quieren y te ayudará a planificar el éxito del evento.

13. ¿Tiene la intención de buscar patrocinadores ?

Otra pregunta que debe hacerle a su cliente como planificador de eventos es saber si tienen la intención de buscar patrocinadores para su evento. La información que obtenga le ayudará a planificar adecuadamente el evento.

Por ejemplo, si el evento va a ser un evento patrocinado, entonces usted hará provisiones para que los patrocinadores exhiban sus pancartas dentro y alrededor del lugar del evento y también hará provisiones para sus stands; un lugar donde la gente puede hacer consultas sobre los patrocinadores y sus productos.

14. ¿Qué tipo de comidas desea?

Tienes que preguntarles a tus clientes el tipo de comidas que les gustaría que se sirvieran en el evento. Esto significa que si está tratando con invitados con una mezcla de blancos y negros, entonces puede preguntarles si les gustaría algunos platos locales e intercontinentales. Esto es para que cree un saldo en su lista de menú.

15. ¿Qué tipo de bebidas le gustaría?

Las bebidas son una parte esencial de un evento. De hecho, cuando no toma bebidas en los eventos, tiende a mostrar que realmente falta algo. Por lo tanto, debe preguntarle a su cliente qué tipo de bebidas le gustaría que le sirvieran. ¿Sería gaseosa, cervezas, bebidas no alcohólicas, vinos, Chapman y qué tienes? Asegúrese de establecer esto antes de cotizar.

16. ¿Proporcionaría furgonetas para trasladar las comidas?

Tienes que preguntarle a tu cliente esto, ya que algunos clientes prefieren pasar las comidas al lugar cuando todo está listo para ahorrar costos. Por el contrario, si usted es el que se ocupa de eso, entonces debe tener en cuenta el costo de la gasolina en el automóvil, así como otros costos de mantenimiento del vehículo.

17. ¿Sería un buffet?

También se le pedirá que pregunte a su cliente si su evento es un evento tipo buffet, o si usted sería el que le sirviera a los invitados lo que ellos demandan. ¿Porque es esto importante? Esto es particularmente importante porque los bufés le costarían más manejar, en contra de si tuviera que servir a los invitados todo lo que necesitan.

18. ¿Habrá una fiesta posterior?

Tantos eventos en estos días terminan con fiestas posteriores. Es por esa razón que debe preguntarle a su cliente si tendría uno. Esto es para que también pueda preverlo. Una forma en que puede querer hacer esto es reservando algunos refrescos para la fiesta posterior para que no se caiga en un problema.

19. ¿Cuáles son sus parámetros de éxito?

El sello distintivo de un evento es cuando los puntos de referencia de éxito se cumplen o incluso se superan. Por lo tanto, parte de lo que necesita preguntarle a su cliente como planificador de eventos profesional es conocer las áreas medibles clave en las que querrían que se evaluara el evento.

Podría ser el número de participantes que asistieron al evento, los comentarios que recibieron del evento y podría ser cualquier indicador de éxito acordado por los organizadores del evento. Estas son las preguntas principales que realmente debería hacer a sus clientes para poder cotizar bien y, al final del día, obtener la mejor oferta de beneficios. Asegúrese de considerar realmente todo esto para que en gran medida sonríe al banco.

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