¿Una dirección de oficina virtual ayuda a su marca?

Una dirección virtual definitivamente le ayuda a mejorar sus esfuerzos de marca. La parte más difícil de dirigir una PYME es que no se puede presupuestar una oficina en una zona de prestigio de la ciudad. Además, cuando un negocio tiene una gran ubicación de oficinas y llega el momento de expandirse a nuevas áreas, los gastos de arrendamiento, entre otras cosas, pueden convertirse en un gran obstáculo.

El gran problema con los costos de arrendamiento en general, es que el dinero es robado de otras áreas críticas del negocio que están más hambrientas de dinero en efectivo, como el marketing y el reclutamiento. Ni siquiera he mencionado la necesidad de equipo de oficina, mobiliario, servicios públicos y mantenimiento.

Una oficina virtual elude estos y otros problemas asociados con los gastos de la oficina física, mientras que ayuda a promover su marca y legitimar el negocio con una dirección comercial oficial.

¿Qué es una oficina virtual?

El término "virtual" es en realidad una especie de irónico, ya que las oficinas virtuales son lugares físicos reales. Se llaman virtuales porque literalmente nunca tienes que visitarlas. Las recepcionistas virtuales están de guardia durante las horas de oficina (o las 24 horas del día, los 7 días de la semana) dependiendo del servicio. Puede recibir llamadas al número de su empresa, hacer que esas llamadas se enruten a usted y a los teléfonos inteligentes de sus empleados, y también hacer que todo su correo se desvíe a su ubicación física a medida que llegue.

El acceso físico se ofrece en beneficio de los directores ejecutivos locales y viajeros, así como de sus empleados. Sin embargo, el acceso está limitado a restricciones de uso predeterminadas (es decir, lea la letra pequeña si necesita un acceso consistente a sus oficinas virtuales). La mayoría de las veces, si desea pasar mucho tiempo trabajando en su oficina virtual y utilizando los servicios ofrecidos, tendrá que pagar cuotas por uso. Esto no debería ser un apagón, obviamente, porque usted todavía tiene acceso a servicios de teléfono y correo, y puede registrar su negocio con el gobierno local usando su oficina virtual.

La ubicación importa

Los clientes definitivamente lo juzgarán diferente de sus competidores cuando la dirección de su compañía regrese a un bungalow ubicado en un vecindario suburbano, o a un espacio de oficina de porquería en un área de alta criminalidad. En resumen, los clientes no se impresionarán de que usted está dirigiendo un negocio fuera de su casa, o alguna oficina de buceo sucia en las afueras de la ciudad.

Dirigir un negocio desde casa está bien para un servicio freelance pequeño, pero para la mayoría de las compañías enfocadas en el servicio y para los negocios minoristas en línea y fuera de línea, sólo hace que parezca demasiado barato y de baja calidad para los clientes potenciales. Una dirección de oficina no profesional puede o no asustar a esos prospectos, pero seguramente reduce su valor percibido; creando problemas cuando se trata de igualar y exceder las tarifas con sus competidores.

Un buen lugar cuesta dinero (¡mucho dinero!)

Considere los siguientes costos que su marca asumirá al alquilar una oficina tradicional:

• Arrendamiento: Los arrendamientos comerciales son más caros, a menudo el triple o más de lo que cuesta el alquiler residencial. Cuanto mejor sea el área, más posibilidades tendrá de comprometerse con un contrato de arrendamiento de seis meses o más para poder mudarse, lo que creará aún más riesgo financiero si tiene problemas financieros. Una sede virtual costará mucho menos al mes que incluso un alquiler residencial, y no requiere ningún compromiso de mes a mes, a menos que desee pagar varios meses por adelantado para obtener un descuento.
• Recepción: Incluyendo el costo de comprar un número de teléfono gratuito, pagar las tarifas del proveedor y de larga distancia, y los servicios de recepcionista o contestador automático. Por separado, estos servicios cuestan miles de dólares al mes, lo que crea una pesadilla de presupuesto/marca para cualquier negocio en crecimiento. La mayoría de los proveedores de oficinas virtuales ofrecen estos servicios adicionales con los espacios de oficina que alquilan, o como un complemento a un precio razonable.
• Todo lo demás: WiFi, personal de limpieza, servicios de oficina, servicios públicos, depósito de daños, personal, equipo. Entonces, ¿qué pasa cuando se rompe el equipo? Si usted es como la mayoría de los negocios en crecimiento, saca su tarjeta de crédito para reemplazarla.

Oportunidades perdidas dañan su marca

Considere el costo y la vergüenza de perder la oportunidad de conocer a un posible cliente en una oficina limpia y profesional, o de perder una llamada telefónica o un mensaje perdido. Estos y otros escenarios relacionados con su ubicación y los procesos utilizados para dirigir su negocio tienen graves consecuencias negativas para cualquier marca.

Un espacio de oficina virtual se encarga de estos y otros asuntos de marca, ofreciéndole una oficina para registrar su negocio y reunirse con sus clientes, según sea necesario. Las oficinas virtuales no sólo ofrecen un entorno de oficina con todas las comodidades, sino que muchas ofrecen descuentos en el alquiler de salas de conferencias, y por lo general están ubicadas en zonas urbanas centralizadas de ciudades grandes y pequeñas.

Cuando se trata de manejar llamadas telefónicas, tomar mensajes, transferir llamadas importantes a usted y a sus empleados - y tener una voz consistente y profesional respondiendo a las llamadas de los clientes las 24 horas del día, 7 días a la semana - los beneficios de la marca se hacen obvios. El mayor problema con el crecimiento de un negocio es asegurarse de que cada llamada sea contestada y que no se pierdan detalles importantes.

La recepción no sólo es ofrecida por los proveedores de oficinas virtuales de renombre, sino que la mayoría de ellos le proporcionarán acceso en la nube a herramientas que le ayudarán a rastrear, revisar y establecer recordatorios basados en sus llamadas entrantes, correos electrónicos y detalles de programación de citas. De esta manera, usted no tiene que correr como un pollo con la cabeza cortada tratando de cumplir con sus obligaciones hacia sus clientes.

Conclusión

No hay duda de que una oficina virtual ayuda a marcar una empresa cuando usted está dirigiendo un negocio que no requiere que usted se siente en una tienda u oficina física durante el día a día.

Como ha aprendido, los ahorros combinados con servicios virtuales adicionales le ayudarán a asignar dinero a las cosas más importantes para dirigir el negocio, como el marketing. Mientras que los servicios de valor añadido como la recepción virtual y el reenvío de correo hacen que sus procesos empresariales funcionen sin problemas, mucho más allá del horario comercial tradicional.