Proceso de entrevista y consejos

Una entrevista de trabajo es un compromiso de tiempo y energía para usted y para el buscador de empleo, pero planificar con anticipación puede simplificar el proceso .

¿Por qué es tan importante planificar el proceso de la entrevista de trabajo al contratar nuevos empleados para su pequeña empresa? Una estructura planificada previamente con un formato establecido que utiliza para todas las entrevistas le permitirá:

• Mantenga la calma y el control de la entrevista de trabajo de principio a fin.
• Manténgase organizado para hacer todas las preguntas correctas, tomar buenas notas y proporcionar toda la información necesaria al candidato.
• Reduzca sus posibilidades de abrir su pequeña empresa a la responsabilidad al hacer accidentalmente las preguntas incorrectas de la entrevista o al favorecer a un candidato sobre otro debido a prejuicios personales.
• Hacer que el proceso de contratación sea más uniforme, objetivo y justo para todos los candidatos. Esto también aumenta sus posibilidades de contratar a la persona adecuada para el trabajo.
• Ahorre un tiempo valioso permitiéndole reutilizar su formato y herramientas de planificación para futuras entrevistas.

La forma en que estructura sus entrevistas de trabajo será exclusiva de su pequeña empresa. Puede crear su propio formato de entrevista siguiendo esta hoja de ruta y lista de verificación para entrevistas estructuradas:

1. Preparación del formato y la configuración de la entrevista

Decide si quieres hacer entrevistas telefónicas primero. Si tiene una gran cantidad de buenos candidatos para evaluar, considere realizar entrevistas preliminares por teléfono. Hacer una ronda de entrevistas telefónicas, antes de seleccionar a los finalistas para las entrevistas en persona, puede ayudarlo a acortar la lista de solicitantes con menos inversión de tiempo tanto para usted como para los entrevistados.

Elija sus métodos de evaluación. ¿Planea pedir a los entrevistados que completen una tarea o un período de prueba antes de hacer una oferta de trabajo? Éstas pueden ser buenas formas de evaluar las habilidades de una manera más concreta. Si es así, planifique la tarea o el período de prueba por escrito y obtenga comentarios al respecto de otras personas en su negocio o de un mentor. También decida a quién se le pedirá que realice la tarea o el período de prueba. Por ejemplo, ¿le preguntará solo a su candidato preferido o sus dos o tres opciones principales?

Crea un sistema de evaluación. Diseñe una escala de calificación o un sistema de puntos que le permitirá evaluar objetivamente las respuestas a sus preguntas establecidas. Por ejemplo, la Oficina de Administración de Personal de EE. UU. (US OPM) sugiere crear una escala de tres niveles , con todas las respuestas clasificadas como insatisfactorias, satisfactorias o superiores. O bien, puede usar una escala de cinco puntos, con uno como peor y cinco como mejor. Es inteligente crear un gráfico que enumere cada una de las preguntas de la entrevista junto con la habilidad o calidad para la que está diseñada para evaluar. Luego, para cada pregunta, anote un ejemplo de respuesta insatisfactoria, satisfactoria y superior (o nivel uno, dos, tres, cuatro y cinco). Tener ejemplos escritos previamente a mano le ayudará a evaluar las entrevistas de forma más objetiva.

Decide si realizar verificaciones de antecedentes. Si planea hacer una verificación de antecedentes penales o una verificación de crédito, revise los requisitos legales para hacerlo. Prepare los documentos de notificación y los formularios de consentimiento que necesita para cumplir con la ley.

Elija los entrevistadores. Si va a ser el único que realizará la entrevista, omita este paso. De lo contrario, decida qué empleados participarán en la entrevista. Capacítelos en los procedimientos de entrevista adecuados. Por ejemplo, pídales que saluden cordialmente a todos los candidatos, mantenga el proceso lo más similar posible para cada candidato, use un lenguaje corporal neutral y busque periódicamente para mostrar interés. Reúnase con los otros entrevistadores para planificar el día de la entrevista y entrégueles una copia de esta lista de verificación, junto con otros documentos relevantes (por ejemplo, la lista de preguntas de la entrevista y los formularios de evaluación).

Reúna información para entregar a los entrevistados. Haga una lista con viñetas de información importante para darles a los solicitantes por teléfono cuando programen las entrevistas. Esto debe incluir: cuánto durará la entrevista, la ubicación y las direcciones de su pequeña empresa y los detalles del estacionamiento / tránsito. Proporcionar esta información causará una buena impresión y ayudará a garantizar que los candidatos se presenten a tiempo y se sientan tranquilos.

Haga una lista de solicitantes para contactar para entrevistas. Reúna la lista de candidatos que desea entrevistar, junto con su información de contacto.

Cree un guión para concertar entrevistas. Escriba lo que usted, o un empleado capacitado, dirá cuando llame para programar la entrevista. Es importante ser amigable, mantener la llamada breve, hacer que el lenguaje sea neutral y decir lo mismo a cada candidato.

2. Preparándose para el día de la entrevista

Elija la sala de entrevistas . Elija un espacio limpio, tranquilo y que ofrezca privacidad. Por ejemplo, debería poder cerrar las persianas o cortinas de las ventanas que dan a la oficina. Asegúrese de que la sala sea accesible para los entrevistados con discapacidades.

Confirma que la habitación estará lista. Reserve la sala de entrevistas para los horarios de las entrevistas y asegúrese de que la sala esté limpia antes de las entrevistas. Asegúrese de tener un letrero de no molestar para colgar en la puerta.

Limpia tu agenda. Haga espacio en su calendario tanto antes como después de las entrevistas para que no se apresure ni se distraiga durante la entrevista. Notifique a los empleados que no estará disponible durante ese tiempo.

Prepárese para tomar notas durante la entrevista. Decida cómo tomará notas sobre las respuestas. Si planea usar lápiz y papel, coloque estos artículos en un armario o cajón de la habitación. Si planea usar una tableta o computadora portátil, tenga una copia de seguridad a mano en caso de dificultades técnicas.

Reúna todos los documentos necesarios para la entrevista. Debe tener a mano: la solicitud y el currículum de los candidatos que entrevistará; un guión escrito o una lista de verificación de la información que desea compartir con el entrevistado sobre el trabajo y su negocio; formularios de notificación y consentimiento por escrito para verificación de antecedentes; y sus formularios de evaluación de candidatos.

3. Planificación de la entrevista previa

Prepárate para recibir candidatos. Decida un lugar apropiado y cómodo para que los candidatos esperen si llegan temprano. Separe las entrevistas de modo que solo un candidato a la vez esté sentado en la sala de espera.

Designe a un empleado para que salude. Asegúrese de que una recepcionista u otro empleado esté presente para saludar calurosamente, ofrecer un asiento en un área de espera designada y dirigir a los entrevistados al baño si es necesario. Asegúrese de que el empleado haya recibido capacitación sobre qué decir y cómo causar una buena impresión, como: sonreír, ofrecer agua o café y preguntar sobre la validación del estacionamiento.

4. Preparándose para la entrevista

Decida la duración uniforme de la entrevista. Antes de crear una plantilla de entrevista, considere cuánto tiempo desea que dure la reunión. Para hacerlo, recorra mentalmente todas las partes de la entrevista y estime cuánto tiempo necesitará para cada una. Por ejemplo, puede tomar:

• 10 minutos para preparar y repasar las preguntas de la entrevista
• 5 minutos para romper el hielo haciendo una pequeña charla
• 5 minutos para describir el puesto, los deberes laborales y los requisitos y hablar brevemente sobre la cultura de su empresa
• 5 minutos para explicar el proceso de la entrevista, proporcionar una descripción por escrito si lo desea y hacerle saber al candidato que tomará notas mientras habla.
• 30 a 45 minutos para hacer preguntas de entrevista y seguimiento, asignando la misma cantidad de tiempo de preguntas y respuestas para cada candidato
• 10 minutos para que el candidato haga preguntas
• 5 minutos para delinear los próximos pasos, describir brevemente el momento del proceso de decisión y hacerle saber al candidato cuándo puede esperar recibir noticias suyas
• 15 minutos para evaluar al candidato mientras la entrevista está fresca en su mente

Establecer un marco de tiempo lo ayuda a ceñirse a su estructura y mantener las entrevistas justas. De esta manera, no pasará dos horas vinculándose con un candidato que es de su ciudad natal y ama al mismo equipo deportivo, sino que luego hablará durante solo 20 minutos con un candidato excelente con el que tiene menos en común. La segunda persona podría ser la más adecuada para el trabajo, mientras que su instinto podría decirle que contrate a la primera. Esa es una de las razones por las que la estructura del tiempo es tan importante.

Prepara tus aperturas de entrevistas. Comenzar la entrevista con una charla amistosa puede ayudar a que el candidato se sienta cómodo. Prepare, escriba y practique algunos temas para iniciar una conversación. Asegúrese de que su pequeña charla se ajuste a la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo de EE. UU., O las pautas de la EEOC , de modo que una consulta aparentemente inocente sobre la familia o la ciudad natal no lo lleve a un problema.

Haga una lista de preguntas de la entrevista. Revise la descripción del trabajo y enumere las habilidades, rasgos y deberes clave requeridos. Luego, cree una lista de preguntas de la entrevista que le hará a cada candidato en el mismo orden. Los ejemplos incluyen: "¿Por qué respondería al desafío de esa manera?" o "¿Qué haría a continuación si eso no resolviera la situación?" Cree preguntas estructuradas para la entrevistaque sean claros, abiertos y estén vinculados a las capacidades básicas requeridas para el rol, según lo recomendado por la OPM de EE. UU. Utilice el "método STAR", es decir, haga preguntas sobre situaciones, tareas, acciones y resultados. Estas podrían ser preguntas sobre desafíos laborales que los candidatos han enfrentado en el pasado y cómo respondieron. También puede describir situaciones hipotéticas que podrían enfrentar cuando trabajen para su pequeña empresa y preguntarles cómo responderían.

Prepare sus preguntas de seguimiento. Decida las preguntas de seguimiento exactas que utilizará para que los candidatos aclaren y amplíen sus respuestas. Un ejemplo podría ser: "¿Por qué crees que es la mejor manera de responder a un cliente iracundo?" O, "¿Qué harías si el cliente continuara gritándote?"

Compruebe que las preguntas sean adecuadas. Revise todas las preguntas para asegurarse de que sean adecuadas según las pautas de la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo de EE. UU. O EEOC . Estas reglas prohíben preguntar sobre raza o etnia, género o sexo, nacionalidad, religión, discapacidad o estado civil, embarazo o familia. Preguntas como "¿Tienes hijos?" están estrictamente fuera de los límites. Si es posible, pida a otra persona de su empresa que también examine sus preguntas.

Planea tomar notas. A medida que el entrevistado responde a cada pregunta, debe tomar nota de las respuestas, así como de otros factores como el lenguaje corporal, el estilo de comunicación y la gramática.

Prepare las partes informativas de la entrevista. Una entrevista es una vía bidireccional que incluirá breves charlas sobre: ​​el trabajo y la cultura de su pequeña empresa, el proceso de entrevista y las condiciones del proceso de contratación y el trabajo (por ejemplo, pruebas de antecedentes o pruebas de drogas). Es inteligente hacer un mini guión para cada parte de la entrevista donde brindará información. Esto ayuda a que las entrevistas sean similares para todos los candidatos y a garantizar que no omita nada.

Planifique un cierre breve para concluir la entrevista. Puede terminar la entrevista con algunas cortesías. Escríbalos con anticipación, de modo que pueda hacer comentarios similares a cada candidato.

5. Planificación del proceso posterior a la entrevista

Reserve tiempo para evaluar las entrevistas. Tómese un tiempo después de cada entrevista para revisar el formulario de evaluación, asignar una puntuación general y tomar notas adicionales.

Planifique su estrategia de selección. Establezca un cronograma realista para evaluar a todos los candidatos y seleccionar su próxima contratación. Es importante tomarse su tiempo para elegir al empleado que mejor se adapte a su negocio y sus necesidades.

Entrevistar a los candidatos a un puesto de trabajo puede ser estresante porque hay mucho que recordar. Pero su próxima entrevista será mucho más fácil si utiliza estas pautas para preparar todo, desde la sala de entrevistas hasta las preguntas y la evaluación de los candidatos. Una vez que haya utilizado el proceso una vez, las entrevistas futuras serán muy sencillas.