Lista de verificación de orientación para empleados nuevos

Su lista de verificación de orientación para nuevos empleados debe tener la documentación adecuada necesaria para que el empleado comience a trabajar . Esto incluye los documentos de retención de impuestos federales y estatales, los documentos federales de elegibilidad de empleo y un contrato de empleado que describe los deberes y el título del trabajo. Debe revisar estos documentos, y cualquier otro, con su nuevo empleado y luego repasar los beneficios y pedirle que los firme. También debe hacer un recorrido por su lugar de trabajo y presentar al empleado a sus compañeros de equipo y a las personas con las que trabajará. Informe a sus otros empleados con anticipación que comenzará un nuevo empleado. De esta forma pueden organizar un almuerzo u otra actividad para romper el hielo.

Tareas administrativas para un nuevo empleado

En el primer día de un empleado nuevo, hay bastante papeleo que revisar y firmar para completar el proceso de contratación. También es una buena oportunidad para educar al nuevo empleado sobre las políticas y procedimientos, el lugar de trabajo y los programas de beneficios de su pequeña empresa.

Reúna la documentación adecuada

Usted o su gerente de recursos humanos deben tener una carpeta con todos los documentos que un nuevo empleado debe revisar y firmar. No olvide obtener todas las firmas necesarias. Estos documentos incluyen:

• Un contrato de trabajo que describe: título y clasificación del trabajo (es decir, tiempo completo o tiempo parcial), deberes y expectativas, período de empleo (continuo o un período de tiempo establecido), horario de trabajo regular, vacaciones y tiempo por enfermedad, salario, beneficios , métodos y estándares de evaluación del desempeño laboral, y condiciones y procedimientos de despido
• Acuerdos de confidencialidad y / o no competencia si es necesario
• Formulario W-4 de retención de impuestos federales sobre la renta, que le permite retener la parte correspondiente de su salario para impuestos sobre la renta federales
• Formulario federal de elegibilidad de empleo I-9, que verifica que haya confirmado la elegibilidad del nuevo empleado para trabajar en los Estados Unidos
• Documentación estatal de notificación de nuevas contrataciones, que variará, según los requisitos de notificación de contratación de cada estado
• Formulario estatal de retención de impuestos sobre la renta, si corresponde
• Información de depósito directo para cheques de pago
• Formularios de designación de beneficiarios (por ejemplo, seguro de vida, cuenta de jubilación, etc.)

Revisar las políticas y los procedimientos de la empresa

Es fundamental repasar las políticas y procedimientos de su pequeña empresa antes de que un nuevo empleado comience a trabajar. Esto lo protegerá legalmente y ayudará al empleado a comprender los detalles clave. Debe proporcionar una copia de su manual del empleado y hacer que el empleado firme que lo ha leído y comprendido. Si no tiene un manual, puede proporcionar la información y recopilar firmas por tema. Su revisión de políticas y procedimientos debe incluir:

• Notificación y consentimiento para pruebas de alcohol / drogas al azar o regulares si es necesario
• Políticas, procedimientos y requisitos de trabajo y vacaciones (horas extra, tiempo de vacaciones, días de enfermedad, proceso de notificación de ausencia por enfermedad o vacaciones planificadas, tiempo libre no remunerado, si el empleado puede recuperar los días perdidos, etc.)
• Seguridad y protección (obtenga información de contacto de emergencia de los empleados, recopile información médica o sobre alergias alimentarias que el empleado desee compartir, revise los procedimientos de evacuación y seguridad del edificio)
• Uso de dispositivos electrónicos y privacidad (reglas para el uso del correo electrónico e Internet y las redes sociales durante el horario laboral, uso personal de los dispositivos de la empresa, discusión del trabajo / empresa en las redes sociales u otras plataformas)
• Presentación y desempeño laboral (código de vestimenta, comportamiento, visitantes en el trabajo)

Revise los beneficios y reúna firmas

Los beneficios que ofrece son uno de los beneficios más importantes para su nuevo empleado. Es fundamental proporcionar documentos que expliquen los beneficios y que los empleados tomen las decisiones necesarias (por ejemplo, el tipo de plan de salud y si desean comprar un seguro de vida adicional) y que completen y firmen los formularios necesarios. Los beneficios que revise dependerán de lo que ofrezca y pueden incluir:

• Seguro de salud
• Seguro dental y de la vista
• Los seguros de invalidez
• Seguro de vida
• Plan de retiro
• Otros beneficios (plan de bienestar para empleados, reembolso de teléfono celular, seguro para mascotas, etc.)

Tómese el tiempo suficiente para responder cualquier pregunta que tenga su nuevo empleado sobre los beneficios. Esto hará que el empleado se sienta valorado desde el principio y ayudará a evitar malentendidos en el futuro.

Ofrecer Orientación a la Empresa y al Trabajo

Un nuevo empleado puede generar el impulso adecuado desde el principio si tiene el espacio y las herramientas necesarias para hacer su trabajo. A continuación, le indicamos cómo ayudar a su nuevo empleado a ponerse a trabajar rápidamente:

1. Limpia tu horario

Asegúrese de ser libre de dar la bienvenida personalmente y ayudar a su nuevo empleado a instalarse. Hacer que esta tarea sea encomendada a un asistente administrativo u otro empleado puede hacer que el nuevo empleado se sienta menos bienvenido. Cambie las conferencias telefónicas o reuniones para que pueda estar completamente disponible.

2. Haga un recorrido por su lugar de trabajo

Ofrecer un recorrido de inmediato ayudará al empleado a sentirse más seguro y como en casa. Muéstrele al empleado: baños, salas de reuniones, la impresora / fotocopiadora y dónde pueden encontrar los suministros necesarios (bolígrafos, cuadernos, etc.). Este también es un buen momento para señalar físicamente las características de seguridad, como el botiquín de primeros auxilios, los extintores de incendios y las escaleras que se utilizarán para la evacuación de emergencia.

3. Proporcionar una oficina o escritorio y suministros

Asegúrese de que el nuevo empleado tenga todo lo necesario para instalarse. Por ejemplo, es posible que deba:

• Configure una cuenta de correo electrónico de la empresa y organice el acceso a otras cuentas que el empleado deberá utilizar. Si utiliza una herramienta de gestión de proyectos para pequeñas empresas, es posible que el empleado necesite un nombre de usuario y credenciales de inicio de sesión.
• Brinde acceso a hardware y dispositivos (computadora, tableta, teléfono, etc.) Usted o su profesional de TI deberán configurar la computadora y los inicios de sesión del nuevo empleado. Organice esto con anticipación para evitar retrasos y tiempo de inactividad el primer día del empleado.
• Entregue al nuevo empleado una credencial, llaves y cualquier otra credencial o herramienta que necesite. Si es necesario, tome una foto para su tarjeta de identificación de empleado.
• Solicite tarjetas de presentación para el nuevo empleado, si corresponde.

4. Ofrezca una hoja de ruta de capacitación

Usted o un miembro del equipo deberán capacitar al nuevo empleado en las tareas y procesos clave. Explique el proceso de formación. Ofrezca un resumen escrito de cómo se desarrollará la capacitación. Esto ayudará a garantizar que el empleado sepa qué esperar durante los primeros días y semanas de trabajo.

5. Asigne una tarea al nuevo empleado

Pídale a su nuevo empleado que realice una tarea sencilla relacionada con el trabajo el primer día. Esto les permite sentirse como un miembro productivo del equipo desde el principio y los prepara para asumir más responsabilidades.

Ofrezca una cálida bienvenida al equipo

Las primeras impresiones son importantes y es importante hacer que un nuevo empleado se sienta parte de algo importante. Esto es lo que debe hacer el primer día:

1.Realice presentaciones a otros empleados

Haga que su nuevo empleado conozca al resto del equipo lo antes posible. Esto evitará cualquier momento incómodo alrededor del enfriador de agua. Avise a los empleados sobre cuándo hará las rondas, para que estén listos para saludar.

2. Celebre un almuerzo para nuevos empleados

Si tienes un equipo muy pequeño, sal a almorzar el primer día de trabajo. De lo contrario, considere tener una comida sencilla en la oficina. Esto ofrece una oportunidad para que su nuevo miembro del personal converse con otros en un ambiente relajado.

3. Empareje al nuevo empleado con un compañero de trabajo

Un "compañero de oficina" puede responder preguntas y ayudar al nuevo empleado a instalarse cómodamente. Elija un empleado servicial con buena actitud. Asegúrese de que el "amigo" esté comprometido con su pequeña empresa. La estrategia podría resultar contraproducente si la persona a cargo de ayudar a su nuevo empleado es alguien que cotillea sobre el trabajo o de repente anuncia que ha conseguido un nuevo trabajo.

4. Profundice en la historia de su pequeña empresa

Para cuando su nuevo empleado comience a trabajar, ya sabe bastante sobre su empresa. Pero tómese unos minutos el primer día para asegurarse de que su nuevo miembro del personal realmente entienda la historia y el "por qué" de su pequeña empresa. Esto podría ser tan simple como hablar durante el almuerzo sobre por qué inició el negocio y cómo atiende a sus clientes.

5. Haga una actividad de bienvenida

Ríase un poco y fomente la vinculación con un juego, tarea o desafío grupal. Por ejemplo, podría dividir a los empleados en equipos de dos y hacer una búsqueda del tesoro en la oficina. O podrías jugar dos verdades y una mentira. En este juego, cada empleado hace tres declaraciones sobre sí mismo, y los demás empleados deben adivinar cuál está compuesta. Por ejemplo, alguien podría decir: "Tengo un wombat como mascota, toco el ukelele y una vez nadé con delfines en Hawái". Esto fomenta el intercambio de datos divertidos e interesantes y puede llevar a los empleados a descubrir que tienen cosas en común.

6. Dar un regalo a un empleado nuevo

Un pequeño regalo es una manera excelente y económica de hacer que un empleado se sienta apreciado desde el primer día. Las ideas incluyen: una tarjeta de regalo para un lugar de almuerzo cercano donde a los miembros de su equipo les gusta comer o una canasta llena de golosinas locales. Esta es una manera especialmente agradable de dar la bienvenida a alguien que se mudó para el trabajo.

Hay mucho que hacer en el primer día de trabajo de un empleado nuevo. Pero esta lista de verificación puede ayudarlo a marcar fácilmente todas las casillas y hacer que su nueva contratación tenga un gran comienzo. ¿Le resultó útil esta lista? ¿Hay algo que le agregarías? Siga leyendo para obtener más consejos e ideas para administrar empleados y todos los demás aspectos de la gestión de su pequeña empresa.