He aquí cómo celebrar por primera vez una reunión con miembros del equipo independientes de su localidad

Muchas personas ven las reuniones de equipo como reuniones de oficina entre los empleados y la gerencia, pero la economía de hoy en día es simplemente diferente. Ya sea que dirija un negocio de comercio electrónico o una agencia digital, podría estar colaborando con un equipo en todo el estado, país o incluso en el mundo. Entonces, cuando llega el momento de una reunión de equipo, y su equipo no tiene una sola ubicación, ¿qué hace usted?

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Si es la primera vez que intenta organizar una reunión de equipo para un equipo independiente de su ubicación, entonces le daremos algunos consejos probados y reales para crear una experiencia de reunión excepcional y productiva mediante la creación de una sede virtual.

Cosas a considerar

Cuando llegue el momento de decidir dónde o cómo llevar a cabo la reunión de su equipo, hay algunas consideraciones en las que tendrá que pensar. Por ejemplo, ¿cuáles son las necesidades de su equipo? ¿Cuál es la mejor manera de colaborar? ¿Es necesario que su equipo colabore cara a cara, o podría llevar a cabo una reunión de una manera diferente?

Si no es necesario reunir a todo tu equipo, entonces tendrás muchas opciones. ¿Es suficiente hablar por teléfono con su equipo, o sería mejor para todos si hubiera una videoconferencia por Internet? En este caso, ¿es necesario compartir la pantalla? ¿Necesita ver a todo el mundo, o es suficiente saber que están allí?

Si una reunión cara a cara es preferible, entonces la mayor decisión es encontrar un lugar que funcione para todos. Luego, tienes que encontrar un lugar que ofrezca el espacio y los servicios que necesitarás para la reunión de tu equipo.

Trabajar con un equipo independiente es realmente fascinante. Puedes trabajar con un talento increíble que no está ligado a un lugar específico, e incluso puedes trabajar en diferentes zonas horarias. A menudo es útil tener miembros del equipo en varias áreas y zonas horarias para asegurar un apoyo continuo a sus clientes. Cuando llegue el momento de una reunión de equipo, puede obtener la mejor experiencia y los mejores resultados identificando cuáles son los objetivos de su equipo.

Opciones para la primera reunión del equipo independiente del lugar

Cuando tu equipo no tiene una sola base, ¿qué haces? Encuentre el punto de encuentro adecuado para su equipo! En la siguiente parte de esta guía, cubriremos algunas de las alternativas más comunes para los espacios de reunión cuando su equipo no está atado a una sola área.

1. Opciones digitales

Una conferencia telefónica puede ser suficiente, dependiendo de los objetivos específicos que desee alcanzar. Si una conferencia telefónica no funciona, entonces hay otras opciones. Por ejemplo, una videoconferencia o conferencia web puede proporcionarle suficientes elementos visuales que necesita. Aquí están algunas de las opciones más populares para las videoconferencias cuando no se puede tener a todos bajo un mismo techo:

GoToMeeting: Esta plataforma ha existido por un tiempo, y es crítica para muchos equipos que necesitan poder tener reuniones a su conveniencia. Su uso es sencillo y directo, y ofrece la posibilidad de compartir la pantalla con los participantes. GoToMeeting puede incluso integrarse con muchos programas, como Microsoft Office. La versión gratuita es sólo de audio, pero puede obtener vídeo con varias opciones de plan.

Skype : Skype es un servicio de videoconferencia muy popular y gratuito. Para los equipos pequeños que necesitan colaborar sobre la marcha, Skype puede ser la solución perfecta. Skype ofrece la posibilidad de compartir la pantalla de forma gratuita, lo que es excepcional para muchos equipos, y el audio y el video son compatibles para un máximo de 25 personas. Esta podría ser la solución perfecta para su equipo!

Join.me : Esta es otra plataforma popular de videoconferencia, y es conocida por ser fácil de usar para los equipos. El plan gratuito incluye compartir la pantalla y la conferencia, pero si necesita ofertas más sólidas, los planes incluyen videoconferencia e incluso un número de conferencia dedicado.

2. Lugares de reunión

Dependiendo del tamaño de su equipo, es posible que necesite un espacio más grande de ladrillo y mortero. Si está organizando una reunión de gran tamaño, es posible que necesite un equipo, como un sistema de audio y un proyector. Por lo tanto, si la primera reunión de su equipo va a ser un gran evento, es posible que deba considerar un lugar de reunión más grande. Los lugares de reunión pueden incluir salas de conferencias en hoteles o incluso centros de convenciones. Hay una serie de lugares que ofrecen espacio sólo para funciones corporativas, y una búsqueda rápida en la web de su área específica probablemente le dará las opciones que está buscando. ¿La única desventaja? Si el espacio no es exactamente lo que necesita, es posible que encuentre que está pagando más de lo que desea.

3. Espacios de Oficina Virtual

Los espacios de oficinas virtuales son una forma rentable de llevar a cabo una reunión cara a cara, ofreciendo el espacio que su equipo necesita al mismo tiempo que ofrece una serie de servicios. Los espacios de oficinas virtuales se pueden encontrar a nivel internacional. Por ejemplo, empresas como Regus ofrecen espacios de oficinas internacionales que usted puede simplemente alquilar cuando lo necesite. Sin contrato, sin precios altos. Usted simplemente paga por lo que necesita, y en muchos casos, puede obtener una larga lista de servicios: impresión, copiado, fax, servicios de recepcionista, y más. Si desea reunirse con su equipo en un lugar céntrico con todas las comodidades que necesita, entonces una oficina virtual puede ser para usted.

Para llevar

No hay una respuesta correcta o incorrecta cuando se trata de reunir a tu equipo para una primera reunión, pero sí tienes que elegir qué es lo que tiene más sentido. Para muchos, un espacio de oficina virtual va a ofrecer la solución ideal, mientras que el simple video chat puede ser suficiente para un equipo pequeño!

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