La guía definitiva para crear un manual para empleados

Entonces, acaba de cruzar la línea de meta en el proceso de contratación y ahora está listo para darle la bienvenida a su nuevo empleado a su pequeña empresa. Hay pasos críticos que debe seguir tanto para incorporar como para retener a los empleados. Un vínculo clave entre estos dos es su manual del empleado.

Su manual no solo prepara el escenario para la cultura, la visión, el ambiente y las reglas del camino de su empresa, sino que también establece su intención de comunicarse con claridad. Además, ciertos elementos del manual, como ventajas, compensación, beneficios y un entorno de trabajo seguro, son esenciales para la retención de empleados.

Exploraremos por qué necesita un manual para empleados como propietario de una pequeña empresa (y la angustia y el dinero que inevitablemente ahorrará), qué incluir, cómo crear uno y cómo asegurarse de que sus empleados lo conviertan en uno de los primeros documentos que leyeron el primer día.

El propósito de un manual del empleado

Un manual del empleado es el manual operativo y la herramienta de comunicación que usted y su equipo necesitan para codificar las reglas del camino para trabajar en su pequeña empresa. Un manual bien escrito ofrece un desglose de los estándares, expectativas y procesos que espera que sigan sus empleados, al tiempo que les indica cómo manejará las situaciones que surjan.

Los buenos manuales son documentos que entusiasmarán y empoderarán a sus empleados, al tiempo que reforzarán su cultura y valores. El manual del empleado proporciona claridad y contexto, en caso de que surja algún problema, para que los empleados sepan exactamente a dónde acudir. Los nuevos empleados reciben una copia del manual del empleado con un formulario para firmar, confirmando que lo han leído y comprenden su contenido.

Si bien el manual no garantiza el cumplimiento (y no es un contrato de trabajo formal), brinda a todas las partes claridad sobre cómo operar y puede proteger a los propietarios de pequeñas empresas de acciones legales o incluso usarse como evidencia en una lucha contra la discriminación. demanda, por ejemplo.

Por qué necesita un manual para empleados

Aquí hay dos estadísticas asombrosas: Primero, según una encuesta de Gusto a propietarios de pequeñas empresas, solo el 26% de las pequeñas empresas con menos de 10 empleados tenían manuales para empleados. En segundo lugar, considerando el costo de un posible litigio laboral, según un estudio del Proyecto de estadísticas de la corte , el costo medio de un caso de empleo que va a juicio es de $ 88,000.

Tenga en cuenta que solo se necesita una demanda para asestar un golpe aplastante a su empresa, y los efectos del litigio podrían ir mucho más allá de las pérdidas financieras. Una demanda puede dañar la reputación de su empresa, especialmente si pinta su negocio de manera negativa y es publicitada por los medios de comunicación locales o nacionales. También puede generar estrés para usted y sus empleados. Es posible que hubiera podido evitar la demanda si hubiera creado un manual para empleados.

Es esencial contar con un manual de estrategias, porque no solo expresa que todos los empleados son tratados de manera equitativa y justa, sino que también ayuda a promover un entorno de trabajo positivo, acogedor, productivo y seguro.

Quizás se pregunte si tener un manual del empleado es obligatorio para su negocio. Si bien el Departamento Federal de Trabajo no requiere la creación real del documento, debe informar a los empleados sobre sus derechos en el lugar de trabajo, ya sea a través de letreros visibles en el lugar de trabajo o un manual formal. Los propietarios de pequeñas empresas inteligentes optan por ambos, para tener todas sus bases cubiertas.

Primero desea revisar los carteles obligatorios en el lugar de trabajo del Departamento de Trabajo . y luego busque los requisitos estatales en el sitio web de la Oficina de Trabajo de su estado .

Si opera ubicaciones comerciales en diferentes estados, es posible que deba escribir y producir diferentes manuales; comuníquese con su abogado para obtener más información. Por ejemplo, los requisitos del Departamento de Trabajo de Connecticut pueden no ser los mismos que los del Departamento de Relaciones Industriales de California.

Recuerde, cuando crea un manual para empleados, desea ir más allá de lo mínimo para centrarse también en las políticas, legales o de otro tipo, que tienen un impacto directo en su pequeña empresa.

Los 10 debe incluir en su manual del empleado

No se sienta abrumado y piense que debe incluir cada pensamiento, ley o proceso en su manual; está destinado a servir como una guía general, y los detalles surgen en la práctica de usar la guía. Concéntrese en incluir los elementos esenciales que le afectan directamente a usted y a sus empleados.

1. Descripción, visión, misión y valores de la empresa

Defina la misión, la visión y el propósito de su empresa desde el principio, para que sus empleados puedan tener total claridad y alineación con los valores de su empresa. Sus valores y creencias son los principios rectores, lo que más le importa, que impulsan todos los aspectos de su negocio. Es su brújula moral y su núcleo, y les da a usted y a sus empleados un sentido de propósito y dirección.

Por ejemplo, la declaración de misión de Patagonia comienza con el anuncio: "Estamos en el negocio para salvar nuestro planeta de origen". Sus valores fundamentales son construir el mejor producto, no causar daños innecesarios, utilizar el negocio para proteger la naturaleza y no estar sujeto a convenciones. Los empleados que se unen a la empresa saben que se están incorporando a una organización que valora la sostenibilidad y la responsabilidad medioambiental.

Sea claro acerca de lo que representa y podrá capacitar a sus empleados para que sean sus mejores defensores. En esta sección, es posible que desee incluir:

Carta de bienvenida del fundador o propietario
La historia del origen de la empresa y el cronograma operativo
Fotos del personal y el lugar de trabajo
Cualquier venta o estadística poderosa que pueda tener un impacto.
Cualquier evento patrocinado por la empresa, ya sea que se trate de salidas anuales o esfuerzos voluntarios sancionados.

2. Compensación, beneficios y ventajas

Esta sección es una de las favoritas de la multitud y la primera que el empleado leerá en detalle. No solo quieren tener una comprensión completa y clara de cuándo y cómo serán compensados, junto con el proceso de revisión del desempeño, sino que también quieren comprender los beneficios y las ventajas de la empresa para los que son elegibles.

En términos de compensación, desea definir:

Frecuencia de pago y tiempo de pago. ¿Paga a los empleados semanalmente o cada dos semanas? ¿Los cheques de pago llegan en una fecha y hora específicas dentro del mes? Establezca expectativas claras sobre cuándo se compensará a los empleados.
Cómo se les paga. ¿Entrega cheques a los empleados, ofrece depósito directo o paga a través de una empresa de procesamiento en línea como PayPal o Stripe? Aclare cómo los empleados recibirán sus fondos y si necesitan proporcionar información para garantizar que el proceso de pago se desarrolle sin problemas. Para muchas empresas, es tan simple como completar un formulario de depósito directo.
Política de horas extraordinarias. Aclare si tiene una política de horas extras, así como su estructura y lo que califica como pago de horas extras.
Compensación alternativa. Quizás su compensación incluya acciones o bonificaciones en aumento, o compensación relacionada con el logro de objetivos y metas de ventas. Defina cómo y cuándo los empleados pueden obtener esta compensación adicional o alternativa.

Dentro de la sección de pago, también debe describir las expectativas de las revisiones de desempeño y los salarios / bonificaciones. ¿Eres una empresa que realiza evaluaciones estructuradas anuales o semestrales, o el proceso es más relajado y fluido? ¿Los empleados reciben un cierto porcentaje de bonificación en función del éxito del negocio, o reciben bonificaciones individuales basadas en el desempeño o bonificaciones "puntuales"? No existe un procedimiento correcto o incorrecto; simplemente sea transparente sobre sus procesos de revisión, aumento y bonificación.

Cuando se trata de beneficios, desea brindar una descripción general de lo que ofrece en términos de atención médica, dental, de la vista, seguro de vida y planes de jubilación, incluidos los requisitos de elegibilidad. En esta sección, desea explicar:

Beneficios y elegibilidad básicos de salud, seguros y jubilación. Por ejemplo, ¿necesita ser un empleado de tiempo completo para acceder a beneficios específicos (o todos)? ¿Ofrecen paquetes prorrateados? Informe a los empleados cuándo pueden inscribirse y cuándo son elegibles para recibir beneficios.
Beneficios de educación y formación. Asegúrese de incluir el reembolso de la matrícula o los cursos en línea, si ofrece estos beneficios.
Beneficios. Desde teléfonos y computadoras portátiles pagados de la empresa, hasta almuerzos gratuitos, horarios flexibles y trabajo remoto, describa las ventajas que hacen que trabajar para su empresa sea especial y único. Las ventajas son la forma de atraer y retener a los mejores talentos.

3. Código de conducta

Haga que sus estándares sean generales, para no caer en la trampa de incluir todas las permutaciones de comportamiento. Desea brindarles a los empleados una comprensión básica de lo que considera aceptable. Las áreas que debe incluir en su código de conducta son:

Códigos de vestimenta
Uso de teléfonos, correo electrónico e Internet durante el horario laboral
Pausas para comer y períodos de descanso
Pautas para el tabaquismo, el alcohol y el abuso de sustancias
Gestión de datos y privacidad del cliente
Política de resolución de conflictos
Regalos de clientes o proveedores (en cualquier forma) o sobornos
Normas y políticas éticas
Salvaguarda de información confidencial

El manual del empleado también debe abordar cualquier procedimiento disciplinario que tenga relacionado con el comportamiento de los empleados en el lugar de trabajo.

4. Políticas de lucha contra la discriminación e igualdad de oportunidades

La ley le exige que declare explícitamente que su empresa se adhiere a las leyes de no discriminación e igualdad de oportunidades de empleo en la contratación y promoción, de acuerdo con la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC).

También es posible que deba considerar abordar y cumplir con la Ley de Inmigración y Nacionalidad (INA), que prohíbe las prácticas injustas de contratación, despido, promoción y reclutamiento relacionadas con el estado de ciudadanía de un empleado, el origen nacional y su proceso de verificación de elegibilidad. La ley también describe la reparación por represalias e intimidación.

5. Políticas de licencia médica y familiar

Si su pequeña empresa tiene más de 50 empleados, debe contar con una política de la Ley de Ausencia Familiar y Médica (FMLA). La ley requiere que proporcione hasta 12 semanas de licencia sin goce de sueldo y con protección laboral durante un período de 12 meses para eventos en la vida de un empleado, incluidos el parto y el cuidado de los niños, el cuidado de un familiar inmediato con una enfermedad o afección médica grave, o a su propia enfermedad médica.

Durante el período de licencia, los empleadores también deben mantener todos los beneficios de salud de los empleados. Para obtener más información, consulte la Guía del empleador de FMLA . También es posible que deba revisar las leyes estatales para determinar si necesita abordar algún mandato adicional en su manual del empleado.

6. Horario, horas de funcionamiento y tiempo libre remunerado (PTO)

Aquí desea aclarar sus horas de operación y cuándo se espera que los empleados lleguen y se vayan. Debe incluir los feriados observados, las políticas relacionadas con el trabajo durante los feriados u horas no laborales y cómo se compensará a los empleados. Es posible que también desee describir cómo los empleados pueden "registrar" su tiempo, de modo que su gerente controle y verifique su asistencia.

Cuando se trata de PTO, desea tener claro la cantidad de tiempo asignado para los días de enfermedad, la licencia a corto plazo y las vacaciones y, si hay un proceso devengado o de acumulación, si permite que los días ganados se "transfieran" en el próximo año.

7. Seguridad y protección en el lugar de trabajo

Para evitar confusiones y posibles litigios, defina los pasos que debe seguir para garantizar un entorno de trabajo físico y no físico seguro. Ya sea que se trate de políticas y procedimientos para operar maquinaria, o su proceso para presentar quejas de acoso sexual o intimidación, sus empleados deben sentirse cómodos de que están trabajando en un ambiente seguro. También asegúrese de comprender las reglas y procedimientos de compensación para trabajadores .

8. Política de conducta digital y redes sociales

La tecnología digital y social está más extendida que nunca, lo que brinda tanto a empleadores como a empleados el beneficio de una conexión instantánea, pero también abre la puerta a la responsabilidad. Asegúrese de definir cómo sus empleados pueden (o no pueden) hablar y representar a su empresa en las redes sociales.

Tanto para los empleados en el sitio como para los empleados remotos, desea establecer estándares para proteger activos, documentos internos e información del cliente. Esto podría significar iniciar sesión en una red específica para acceder a su correo electrónico o documentos cuando no esté en la oficina, o puede ser la forma en que administra sus contraseñas.

9. No divulgación y conflictos de intereses

Los propietarios de pequeñas empresas deben proteger los aspectos confidenciales de su negocio que los hacen únicos y competitivos. Con ese fin, desea asegurarse de que sus secretos comerciales y toda la información patentada permanezcan dentro de la empresa. Sería aconsejable que los empleados firmen un acuerdo de no divulgación (NDA), que estipulará reglas sobre el intercambio de información.

Además, la economía de los gig está prosperando, con el 36% de los trabajadores realizando actividades a tiempo parcial ; es posible que desee considerar definir los tipos de trabajo y proyectos que están permitidos mientras una persona está bajo su empleo.

Puede ser útil contratar a un abogado laboral que pueda guiarlo a través de las mejores prácticas para su industria, así como ayudarlo a redactar un lenguaje relevante.

10. Renuncias importantes

Asegúrese, con absoluta claridad, de que los empleados sepan que:

El manual no es un contrato vinculante y no garantiza más empleo.
El manual es la última palabra sobre todas las políticas, reemplazando cualquier memorando o documento que pueda haber circulado a los empleados antes de su inicio.
Las políticas están sujetas a cambios. No todo en el documento está escrito en piedra. Tiene derecho a cambiar las políticas a medida que su negocio cambia y evoluciona; sin embargo, también debe revelar cualquier actualización pertinente que afecte a sus empleados.
Deben leer y acusar recibo del manual del empleado. La ignorancia nunca es una bendición, especialmente cuando se trata de los derechos de los empleados y los procedimientos de la empresa. Los empleados tienen la responsabilidad de informarse sobre los estándares que ha establecido y los derechos que tienen.

Cómo empezar

No reinventes la rueda. Casi todas las empresas tienen pautas operativas, por lo que, si está perplejo por el contenido y la creatividad, no busque más allá de Google.com. Utilice su investigación como un medio para generar inspiración sobre qué incluir, cómo transmitir información y cómo diseñar y empaquetar su manual. Tal vez desee mantener el diseño simple en un documento de MS Word, pero puede ser humano y divertido con el texto. O quizás tenga algo de presupuesto para crear un manual ilustrado con los colores, las fuentes y el logotipo de la marca de su pequeña empresa, de modo que los empleados puedan sentirse comprometidos con su marca desde el principio.

Además, es posible que ya haya creado gran parte de la copia que necesita para el manual (como valores, servicios y procesos) al producir otros documentos, como su sitio web y políticas internas. La consolidación de información de fuentes existentes, en lugar de abrir un documento de MS Word y comenzar desde cero, le ahorrará tiempo y ayudará a garantizar que su lenguaje sea coherente tanto para sus empleados actuales como para los nuevos empleados.

Paso 1. Extiende la alfombra roja.

Su nuevo empleado acaba de salir del proceso de entrevistas y negociación y desea que continúe la energía positiva y la emoción. Su manual del empleado es uno de los primeros encuentros clave que tendrán con usted en el sitio, y las primeras impresiones cuentan. Desde el diseño y el texto hasta las páginas iniciales, desea que su recluta se sienta como en casa. Comience con el entusiasmo y la pasión de su negocio. Abra con su visión, misión y valores fundamentales. Explique el tipo de negocio que desea operar y cómo sus empleados juegan un papel fundamental en esa historia, y déjeles que lo conozcan antes de caer en el laberinto que es su jerga legal.

Para ayudar a guiar su pensamiento, observe ejemplos de empresas que comunican sus valores fundamentales de una manera que se destaque.

Paso 2. Sumérjase en las políticas y los procedimientos.

A continuación, querrá entrar en el meollo del manual. Al incluir todos los componentes como se describe en la sección anterior, considere la posibilidad de crear ejemplos ilustrados, para que los empleados puedan obtener contexto y claridad. Tal vez desee visualizar elementos del manual con gráficos, tiras cómicas, fotos o ilustraciones. Sea creativo con la forma en que representa la información. Nos sumergiremos en ejemplos en breve.

Paso 3. Revise su manual con las partes interesadas clave.

Asegúrese de contar con profesionales capacitados en forma de representantes o consultores de Recursos Humanos, así como abogados laborales, que estén al tanto de las últimas leyes federales, locales y estatales. Vale la pena que examinen su documento para asegurarse de que no solo ha articulado la información con claridad, sino que además no se está exponiendo a la incertidumbre, la mala interpretación o la responsabilidad absoluta. Dedicar tiempo ahora a que su material sea debidamente examinado pagará dividendos en el futuro.

Paso 4. Diseñar y distribuir.

Las opciones son ilimitadas. Puede simplificarlo con un documento procesado en texto que entrega a los nuevos empleados como parte de su proceso de incorporación, o puede diseñar algo visual y especial que se pueda entregar en persona y acceder en línea. Realmente depende de sus recursos, marca y presupuesto. La clave aquí es brindar a los empleados toda la información que necesitan para tener éxito en su negocio. El empaque y el diseño pueden aumentar la emoción y crear más sentimientos de lealtad hacia su negocio como una marca viva y que respira.

Paso 5. Realice actualizaciones periódicas.

Escuche a sus empleados, compañeros, personal de recursos humanos y abogados durante todo el año. Nuestro mundo cambia continuamente, hay nueva tecnología en el mercado todos los días, por lo que es importante asegurarse de que su manual se mantenga al día con las tendencias y los tiempos. Considere revisarlo al menos una vez al año y realizar actualizaciones de material cuando sea necesario.

Recursos que puede utilizar si se atasca

Aquí hay varias plantillas de manuales para empleados disponibles en línea:

Para obtener información más detallada sobre qué incluir en su manual, consulte:

Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM). Ofrecen a sus miembros una plantilla de manual para empleados gratuita , así como opciones personalizadas por una tarifa.
Departamento de Trabajo de EE. UU . Familiarícese con las leyes sobre igualdad de oportunidades de empleo, licencias familiares y médicas, etc. También desea investigar las leyes a nivel estatal para asegurarse de que las cumple.
Administración de Salud y Seguridad Ocupacional (OSHA). Ofrecen información sobre las responsabilidades del empleador para proporcionar un lugar de trabajo seguro.

Cómo crear un manual que sus empleados deseen leer

Los manuales de los empleados han tenido mala reputación. A menudo se describen como la panacea definitiva para el insomnio: una pila de páginas escritas en jerga legal seca que solo parecen catalogar problemas anteriores en el lugar de trabajo o asustar a los reclutas para que se sometan. No son necesariamente una lectura nocturna fascinante.

Sin embargo, su guía no tiene por qué ser un aburrido manual de formación o servir como un flashback de 1984 de George Orwell . Recuerde, está creando un plan de cómo deben operar las personas dentro de su pequeña empresa. Desde su cultura, creencias y valores hasta las políticas del día a día que ayudan a garantizar que todos tengan un entorno de trabajo justo, seguro y agradable, los empleados deben sentirse comprometidos y ansiosos por comenzar su día.

Aquí hay seis trucos para que sus empleados se enganchen a su cambio de página desde la página uno.

1. Abra con su visión, misión y valores.

Prepare el escenario para que sus empleados participen en el panorama general de su negocio. Ayude a sus empleados a sentir que son parte de algo más grande que su hoja de tiempo.

2. Habla como un humano.

Nada hace que la gente se duerma más rápido que la jerga. Sea positivo, optimista y conversador. Recuerde, esto no es una regla contra los errores pasados y los problemas de los empleados. Su manual es una guía de avance para que su empresa dé su mejor paso proverbial. Aún puede ser profesional sin usar un lenguaje aburrido o rígido.

3. Aumente sus ventajas.

A la gente le encanta presumir de sus fantásticas ventajas laborales. Considere la posibilidad de cargar al frente la página de beneficios con sus ventajas, o puede mostrar imágenes en todo el manual (¡e incluso en su lugar de trabajo!) Que muestren empleados felices inmersos en su cultura.

4. Considere el empaque y la presentación.

En la sección anterior, hablamos sobre cómo podría crear su manual. Si tiene un poco de presupuesto y algo de creatividad, puede divertirse con un documento conocido por ser seco. Por ejemplo, Education First (EF) tiene un manual encantador, caprichoso e ilustrado que se centra en el espíritu de equipo y la eliminación de la burocracia y la jerarquía.

En otras palabras, piense creativamente en la creación de un manual para empleados que no solo informe a sus empleados, sino que también los incite a leer el manual y les ayude a sentirse bien al elegirlo a usted como empleador. Valve Software comunica sus valores a través de imágenes atrevidas , enfocándose en trabajar duro mientras mantiene el sentido del humor.

Y hable sobre cómo practicar lo que predican: Trello creó su manual para empleados en su plataforma tecnológica . O tal vez pueda tomar prestado del libro de jugadas simplificado de Netflix . No tienen gráficos sofisticados e interactivos, pero su manual describe sus valores y políticas en un lenguaje sencillo y conversacional, es decir, no requiere traducción.

5. Sea inteligente con los formatos.

Debido a Internet, las personas están acostumbradas a ser bombardeadas con grandes cantidades de información todos los días. Como resultado, se han capacitado a sí mismos para leer documentos de manera muy similar a un artículo en línea donde hay encabezados de sección, saltos, viñetas y brevedad. Los grandes trozos de texto son abrumadores, así que haga que su manual sea agradable a la vista. Irónicamente, los empleados leerán más si les da un respiro visual.

6. Sea justo y coherente.

Esto puede parecer obvio, pero practique lo que predica. Viva la cultura y el sistema de creencias que describió. Trate a todos los empleados por igual con compasión y justicia y, lo más importante, sea coherente en todas sus acciones.

Crear y compartir su manual del empleado es uno de los varios pasos esenciales en el proceso general de contratación. Desde determinar cuándo necesita realizar una nueva contratación hasta diseñar el proceso de incorporación, comprender las implicaciones de las acciones que realiza durante el proceso de contratación es una gran inversión para el éxito futuro de su pequeña empresa.

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