La clave para administrar los beneficios y el flujo de caja de su pequeña empresa y conocer la diferencia entre los dos

Si está buscando comenzar su primera pequeña empresa, hay una cosa que necesita saber más que cualquier otra cosa: el papel que desempeñarán las ganancias y el flujo de caja en su empresa.

Una encuesta de Insights West  descubrió que casi la mitad de los propietarios de pequeñas empresas las consideran su principal fuente de estrés.

Un   estudio del US Bank realizado por Jessie Hagan encontró que el 82 por ciento de las empresas fracasan debido a la mala gestión del flujo de caja.

No queremos que se convierta en parte de esa estadística. Queremos ayudarlo a comenzar su pequeña empresa con el pie derecho y aumentar sus posibilidades de éxito desde el principio. Para hacer eso, no solo necesita garantizar las ganancias, sino que también debe adoptar el concepto de gestión del flujo de caja y su importancia fundamental para el éxito de su negocio.

Comprender los conceptos básicos de las ganancias y el flujo de caja

Lo primero es lo primero: ¿a qué nos referimos cuando decimos “ganancias” y “flujo de efectivo”?

En términos simples, las ganancias son los ingresos menos sus gastos. Es lo que queda cuando resta lo que cuesta administrar su negocio de lo que le está cobrando a sus clientes. Muchos propietarios de pequeñas empresas, ya sean nuevas o establecidas, piensan que las ganancias son la verdadera medida del éxito de su empresa. No es. Las ganancias son solo una parte de la historia de éxito.

“No se preocupe demasiado por lo que muestra su declaración de ingresos, o incluso su declaración de impuestos en algunos casos”, dice el  autor y experto en pequeñas empresas Gene Marks . "Preocúpese más [por] cuál es su flujo de caja".

Entonces, ¿cuál es el flujo de caja?

Es el dinero que su empresa tiene en su cuenta bancaria en un momento dado. Son las entradas y salidas de efectivo que resultan de sus operaciones diarias. Es lo que proviene de los clientes que le pagan y el dinero que sale para pagar sus facturas. Es lo que financia las operaciones diarias de su empresa: pagar facturas, almacenar inventario, suscribirse a servicios, depositar pagos de clientes o compensar a sus trabajadores.

“Es el elemento vital de su negocio”, dice  Denise O'Berry , autora de  Small Business Cash Flow: Strategies for Making Your Business a Financial Success . “Tienes que tener dinero entrando antes de poder sacar dinero. De eso se trata realmente el flujo de caja: la entrada y salida de dinero en su negocio ".

Piense en las ganancias como la teoría del éxito de su negocio y el flujo de caja como la realidad. No puede pagar su factura de electricidad con ganancias, solo dinero que está en su banco. O considere un ejemplo no empresarial. Digamos que el pago de su hipoteca vence el día 15 del mes y su cheque de pago se deposita el día 31. Ahora, imagine un mes en el que haya tenido unas primeras dos semanas muy caras. De repente, vence el pago de su hipoteca y no tiene suficiente dinero en su cuenta corriente para pagarlo. Tiene un problema de flujo de caja.

Sí, su declaración de ingresos puede mostrar que gana lo suficiente para pagar su hipoteca. Sin embargo, el día en que vence su factura, no tiene efectivo para pagarla. (Es de esperar que tenga una tarjeta de crédito o una línea de crédito para ayudarlo). Cuando se trata de su empresa, no hay duda de que mirar solo las ganancias, incluso si presenta una imagen bonita de su negocio, es exactamente lo que tropieza con muchos propietarios de pequeñas empresas. Entonces, ¿cómo evitar distraerse con una bonita imagen de ganancias solo para caer en el abismo de una crisis de flujo de efectivo? Una buena gestión del flujo de caja es la clave.

Aprenda a asegurarse de que recibe la cantidad correcta de efectivo en el momento adecuado para satisfacer las necesidades y obligaciones diarias de su negocio, incluidos los impuestos. Además, querrá incluir suficiente búfer para mantener las operaciones en caso de una emergencia, como una falla del equipo o un problema de plomería.

Obtenga una educación financiera sólida

Comprender los términos básicos no es suficiente para garantizar que pueda navegar con éxito en las difíciles aguas del flujo de caja y las ganancias.

Tienes que hacer más de lo que estás haciendo ahora: educarte a ti mismo.

Eso puede parecer un consejo obvio, pero le sorprendería saber cuánta gente no lo hace. “Mucha gente se dedica a los negocios sin saber contabilidad, o sin tener un buen conocimiento de las matemáticas simples, por lo que no conocen la diferencia entre ganancias y flujo de caja positivo”, dice Marks. "Si ingresa sin conocer los conceptos básicos de administrar un negocio, se está preparando para algunos desafíos bastante grandes".

Cuando tiene una pasión o una gran idea para un nuevo negocio, todos sabemos que puede ser difícil pisar el freno y estudiar. Incluso puede ser tentador suponer que podrá descubrir los entresijos financieros de una pequeña empresa sobre la marcha. Quieres hacer realidad tus sueños, pero para que prosperen tienes que protegerlos. Eso significa asegurarse de saber cómo hacerlo. Artículos como este o nuestra guía para  pronosticar el flujo de caja con hojas de cálculo.—Son excelentes puntos de partida. Pero también debe considerar invertir tiempo y dinero para tomar un curso en línea o en un colegio comunitario. El flujo de caja y las ganancias entrarán en juego diariamente después de que inicie su nuevo negocio. Asegúrese de informarse antes de comenzar a trabajar, para que pueda beneficiarse de una comprensión firme del papel que desempeñarán las ganancias y el flujo de caja. Y si está en funcionamiento y todavía está funcionando, entonces no es demasiado tarde, ¡estudie!

Utilice las herramientas (de software) que están disponibles para usted

Otra forma clave de navegar por los entresijos de las ganancias y el flujo de caja es saber cómo vigilarlos. Quiere estar seguro de que, en un momento dado, sabe exactamente cómo le va a su negocio: cuánto dinero ha facturado, cuánto ha recibido y si es suficiente para pagar sus facturas a tiempo.

Una vez más, te sorprendería saber cuántas personas no se ayudan a sí mismas al estar atentos a eso. Una encuesta realizada por Wasp Barcode Technologies  encontró que más de la mitad de los propietarios de pequeñas empresas no rastrean sus activos. No hay excusa para eso, especialmente cuando existen recursos como los programas de software de contabilidad, como QuickBooks, Xero, FreshBooks, Wave, Sage y Zoho, para capacitar a los empresarios para que comprendan su situación financiera.

Use las herramientas disponibles para usted (incluida nuestra propia  calculadora de flujo de efectivo ) y asegúrese de elegir las que sean lo más completas posible, capaces de brindarle tanto el panorama general como la actualización diaria de sus finanzas.

Dicho todo esto, no dejes que esos programas te tienten a pensar que no necesitas educarte. El software, por valioso que sea, no reemplaza el conocimiento financiero.

“Como cualquier herramienta, deben ponerse en manos de alguien que sepa qué hacer con ellas”, dice Marks. "Todavía no le exime de su responsabilidad de obtener una educación en contabilidad y flujo de caja si va a dirigir un negocio".

Nunca te olvides del tío Sam

Si un nuevo propietario de una pequeña empresa no hace su tarea, hay una temporada cada año en la que verá la gran diferencia entre las ganancias y el flujo de caja: la época de impuestos.

Ahí es cuando muchos descubren que es posible ser rentable pero pobre en efectivo al mismo tiempo. Y eso se debe a que administraron mal su flujo de efectivo al, por ejemplo, gastar en exceso en inventario o no cobrar dinero a sus clientes.

“Lo que veo una y otra vez es gente en un negocio que en realidad está obteniendo ganancias, y cuando llega el momento de pagar impuestos, dicen, bueno, '¿Cómo puedo adeudar impuestos? Porque no tengo dinero '”, dice Caroline Grimm, autora de  Stop the Cash Flow Roller Coaster .

Por cada dólar de ganancia, se le cobran impuestos. Si no dejas ese dinero a un lado y lo proteges (idealmente, en una cuenta bancaria dedicada que  nunca  toques), puedes fácilmente encontrarte sin el dinero que necesitas cuando el Tío Sam le tiende la mano.

Esa es otra razón por la que comprender el flujo de caja es tan importante: sabrá que el hecho de que su empresa muestre que ganó una cierta cantidad de dinero en papel no significa que realmente lo tenga a mano.

Sepa qué clientes elegir para su negocio

Una vez que comprenda la importancia del flujo de caja para su negocio, algo se aclarará muy rápidamente. “Una de las claves para tener éxito en los negocios y tener un flujo de caja saludable: dirigirse al cliente adecuado”, dice O'Berry.

Si no le pagan, no tiene efectivo para administrar su negocio. Sí, una  mejor facturación puede mejorar su flujo de caja , pero asegurarse de tener clientes ideales es especialmente importante.

Eso puede significar hacer verificaciones de crédito primero, hacer que acepten pagar todas las facturas en tres días o usar pagos de PayPal. Haga lo que sea necesario para asegurarse de que su flujo de caja esté protegido.

¿Qué sucede si un cliente se resiste y quiere la factura estándar después de 30 días? ¿Pagar después de otros 30 días ”? Considere agregar una prima para que obtenga más dinero cuando finalmente paguen.

O puede atraerlos haciendo lo contrario y ofrecerles un descuento por pagos más rápidos. Puede hacerle perder un poco de dinero, pero eso puede valer lo que obtiene a cambio: confiabilidad.

Cultivar una base de clientes en cuyos pagos pueda depender hará maravillas en su flujo de caja, su negocio y su vida. “Desde el principio, quieres sentar un precedente y decir: 'Así es como va a ser'. Le ahorrará mucho dinero, angustia y estrés ”, dice  Michelle Dunn , autora de  The Guide to Getting Paid .

No tenga miedo de aprender del fracaso

Es una dura verdad que incluso si gestiona todo lo anterior, una vez que inicie su pequeña empresa, puede enfrentar momentos en los que el flujo de efectivo será limitado, posiblemente porque cometió un error. Pero sepa esto: está bien. Una encuesta de Fifth Third Bank  encontró que 4 de cada 10 propietarios de pequeñas empresas no tenían suficiente efectivo para cumplir con sus objetivos comerciales, por lo que no está solo.

Eso no es todo.

“Es en ese momento [cuando el dinero escasea] cuando de repente te das cuenta de la verdadera importancia de traer dinero en efectivo”, dice Marks. "A veces tienes que vivirlo para aprenderlo realmente, y así es como se asimila la lección". Eso puede ser increíblemente valioso. Además, esa experiencia puede enseñarle lo que no puede aprender en la práctica: la mayor importancia del flujo de caja.

“Cuál es su flujo de caja, es la historia y la salud de su negocio. Con el tiempo, puede decirle qué es lo que ha tenido éxito y qué no », dice O'Berry. Comprender las ganancias y el flujo de efectivo le permite controlar la historia de su negocio. Aún mejor, te da una mejor oportunidad de escribir un final feliz para él.