Controle el flujo de caja de su pequeña empresa en 4 sencillos pasos

¿Quiere realmente tener un buen control de su flujo de caja ? ¿Quiere minimizar las sorpresas en su negocio y reducir el estrés en su vida? Luego, necesita formas de mejorar su flujo de caja y crear un pronóstico para su pequeña empresa. Eso es lo que hacen mis clientes más inteligentes; siempre miran hacia adelante, y usted también debería estarlo.

Esto no es dificil. Aquí le mostramos cómo empezar.

Paso 1: comience con una hoja de cálculo.

En esta hoja de cálculo, copie y pegue su estado de resultados del año hasta la fecha. No tiene que ser exactamente correcto o incluso revisado por su contador, simplemente sáquelo de su sistema de contabilidad. Asegúrese de que todos los números estén ahí, desde los ingresos hasta los ingresos netos del año. Cree tres columnas en blanco a la derecha de su estado de resultados del año hasta la fecha que represente cada uno de los próximos tres meses.

Paso 2: Tómate unos minutos y haz algunas suposiciones.

Ahora, piense en el futuro en solo 90 días y comience desde abajo con sus gastos. Porque cuando lo piensas, tus gastos son bastante fáciles de predecir, ¿verdad? Hay gastos fijos como alquiler, salarios y servicios públicos y muchos artículos que son prácticamente iguales cada mes.

Entonces piensa en los ingresos.

Esto es un poco más desafiante, pero también tiene mucha de esta información, en su trabajo pendiente. Probablemente tenga una lista de cotizaciones o propuestas abiertas y pueda adivinar cuándo se cerrarán las cosas. Dependiendo de la contabilidad de su puesta en marcha , usted (o su contable o gerente de contabilidad) puede hablar con sus vendedores y pedirles que le ayuden a calcular cuáles serán sus ventas durante los próximos tres meses. A medida que mejore en esto, aprenderá a ajustar esas estimaciones (los vendedores siempre son demasiado optimistas, por eso son vendedores). Y también aprenderá a incorporar cojines y extras. Una vez que haya estimado los ingresos, puede aumentar fácilmente su costo de ventas porque, por lo general, es un porcentaje bastante consistente de sus ingresos por ventas, ¿verdad?

No está mal: ha creado un pronóstico razonable para el próximo trimestre. Ya casi estás ahí.

Paso 3: Piense en los artículos inusuales.

A continuación… tómate un momento para pensar. Piense en cualquier cosa inusual que suceda este próximo trimestre. Cosas que pueden resultar en una entrada o salida de efectivo. Asegúrese de tener en cuenta las mejores prácticas para administrar un flujo de caja saludable , por ejemplo:

• ¿Se adeudarán los pagos de impuestos trimestrales?
• ¿Tiene planes de comprar nuevos equipos?
• ¿Se acerca un pago global de su préstamo para la construcción?
• ¿Algún otro pago inusual?
• ¿Bonificaciones de fin de año?
• ¿Una gran compra de inventario que ha planeado?
• ¿Está llegando un pago de proyecto inusualmente nuevo y grande?

Solo está pensando en el futuro de 90 días, así que incorpore estos elementos en su pronóstico en los meses en que espera que ocurran.

Paso 4: Ahora ... ¡sigue haciendo esto cada trimestre!

¿Te das cuenta de que no te estoy pidiendo que hagas esto mensualmente? Para la mayoría de las pequeñas empresas, eso es una exageración. Tengo algunos clientes que solo hacen esto dos veces al año. Pero para la mayoría de los dueños de negocios inteligentes que conozco, un pronóstico trimestral es suficiente. Se comprometen con esto y piden a sus empleados que hagan lo mismo. La mayoría de las veces toma alrededor de un par de horas cada trimestre. Pero el esfuerzo bien vale la pena. Si se hace correctamente, de manera oportuna y consistente, tendrá una buena idea de qué esperar durante los próximos tres meses. Evitará la mayoría de las sorpresas y minimizará las interrupciones innecesarias. Tendrá un gran manejo de cómo administrar su flujo de efectivo.

Y no, no será perfecto. Pero será casi perfecto. Solo estás estimando. Pero cada vez que hagas esto, mejorarás cada vez más. Y su pronóstico será cada vez más preciso. Así es como operan los dueños de negocios exitosos. Minimizan las sorpresas. Y siempre miran hacia adelante.