Las 5 mejores formas de manejar a un cliente que paga tarde

Como era de esperar, el flujo de caja de una pequeña empresa depende del efectivo. Es por eso que los clientes que pagan tarde pueden ser un desafío increíblemente frustrante para el propietario de una pequeña empresa. No solo inmoviliza el dinero que necesita para pagar sus propias facturas, sino que intentar que los clientes paguen puede convertirse en una pérdida de tiempo real. De hecho, un estudio de 2017 encontró que los propietarios de pequeñas empresas gastan un promedio de 1,3 días al mes persiguiendo el dinero que se les debe.

A continuación, presentamos cinco de las mejores formas de lidiar con los clientes que pagan tarde.

1. Recuerda que te mereces ese dinero

A nadie le gusta sentirse como una plaga. La mayoría de la gente tampoco disfruta de tener que pedirle a alguien que pague lo que debe. Es por eso que muchos propietarios de pequeñas empresas pueden tener problemas con los clientes que pagan tarde. Después de todo, cuando buscas perseguir tu pasión y tus sueños, perseguir a la gente por dinero probablemente no estaba en la parte superior de la lista de cosas que imaginabas hacer. Pero aquí está la cuestión: pedirle a la gente que pague es parte de su negocio. Y uno de los pasos más importantes para lograr que los morosos le den dinero es ajustar su estado de ánimo.

Recuerde siempre esto: nunca debe sentirse mal pidiendo el dinero que le deben. Trabajaste duro por ello. Te lo mereces. Ellos son los que deberían sentirse mal. No tú. Si ha prestado un servicio a un cliente, ya no es su dinero. Es tu dinero. Deje que este pensamiento se convierta en una segunda naturaleza. Si necesita ayuda para hacer eso, adopte “Merezco este dinero” como lema que se susurra en silencio cada vez que está a punto de enviar un correo electrónico de seguimiento. O escriba las palabras en una nota adhesiva y publíquela en su computadora para que pueda verla. Sumérjase en ellos hasta que nunca se sienta mal por hacer un seguimiento del dinero nuevamente.

2. Establezca plazos de pago claros

Una forma de lidiar con los clientes que pagan tarde es establecer plazos de pago inamovibles en un contrato que los clientes firmarán antes de comenzar a trabajar. Si bien los plazos de 60 o 90 días son comunes, no los adopte solo porque otros lo hacen. Determine qué fecha límite desea en función de sus necesidades de flujo de efectivo.

¿Un plazo de 60 días corre el riesgo de deshacerse de sus propios pagos mensuales, ya sea de alquiler, almacenamiento en la nube o seguro? Luego, solicite una fecha límite de 30 días. O incluso 14 días si eso funciona mejor para usted. Elija siempre una línea de tiempo que se adapte a sus necesidades comerciales. Entonces hágalo acorazado en un contrato. Esto es especialmente importante en caso de que, tocándose madera, sean necesarios servicios de recolección o procesos legales.

Ahora, vale la pena mencionar lo que debe hacer si un cliente potencial se resiste a su línea de tiempo. En primer lugar, esto puede ser una señal de alerta útil. Pero, si cree que el cliente es legítimo o que vale la pena ser flexible, no dude en negociar. Solo asegúrese de que cualquier compromiso que alcance todavía le convenga y esté escrito en piedra con un contrato actualizado.

3. Adoptar incentivos por pago anticipado y sanciones por pago tardío

Ya que estamos hablando de contratos, hay varias cosas que puede hacer para desalentar y protegerse de los pagos atrasados. Primero, considere ofrecer un incentivo financiero para un pago rápido y anticipado. Si el plazo de pago de un contrato es de 30 días, ofrezca un pequeño descuento (hasta un 5%) para quienes paguen dentro de los 14 días. Si no está seguro de perder esos ingresos, piénselo de la siguiente manera: ese descuento vale la pena por la tranquilidad del flujo de efectivo que brinda; además, ha ahorrado las horas que habría invertido en el seguimiento.

La segunda cláusula que podría incluir en un contrato es una multa por pago tardío. Tendrá que decidir el porcentaje y el tiempo, pero tenga cuidado de no ir por la borda. Las sanciones pueden ser un arma de doble filo. Sí, es un medio para asegurarse de que le paguen a tiempo o por las molestias de tener que esperar. Pero también puede infundir resentimiento. A nadie le gusta ser sancionado. También vale la pena recordar que, idealmente, instituir una multa por pago atrasado está destinado a disuadir a cualquiera de pagar tarde, en lugar de ser una multa real que luego deba cobrar.

4. Automatizar el proceso de facturación y seguimiento

Si tiene clientes que pagan tarde, se familiarizará con el seguimiento. Esta puede ser una tarea que consume mucho tiempo y que realmente no desea agregar al millón de bolas que ya está haciendo como propietario de una pequeña empresa. Es por eso que debería considerar el uso de una solución de contabilidad como FreshBooks, QuickBooks o Xero que pueda automatizar la facturación y los seguimientos.

La mayoría de los programas no solo envían facturas, sino que también se pueden programar previamente para enviar correos electrónicos recordatorios sobre pagos atrasados. Ellos harán lo que están diseñados para hacer, lo que lo liberará considerablemente para concentrarse en las tareas más inmediatas que requiere su pequeña empresa. Muchos programas de contabilidad también permiten a los clientes no solo ver facturas, sino también enviar pagos.

Considere combinar este consejo con la configuración de opciones de pago adicionales como PayPal o Bill.com para que sea mucho más fácil para los clientes actuar en función de los recordatorios que reciben.

5. Nunca te enojes

Teniendo en cuenta cuán dependiente es su pequeña empresa del flujo de efectivo, los clientes que pagan tarde pueden hacer que sea muy fácil no solo arrancarse los pelos, sino también enojarse con ellos. Después de todo, están afectando negativamente a su negocio, ¿verdad? Y, sin embargo, debes hacer todo lo posible para no dar rienda suelta a tu Hulk interior. Esa ira solo te hará daño.

Si bien los consejos anteriores ayudarán a minimizar los pagos atrasados, la verdad es que son una parte común de los negocios. Un estudio de Xero descubrió que más de un tercio de los clientes pagan al menos dos semanas tarde. Entonces, si se enoja cada vez que sucede, puede quemar rápidamente a los clientes que no desea perder. También vale la pena recordar que no todos los clientes tardíos son malos clientes. Eso puede parecer contrario a la intuición, pero es cierto. Después de todo, en los días del alquiler de videos, ¿quién de nosotros a veces no traía un video tarde, a pesar de las mejores intenciones?

Es por eso que necesita mantener una relación cordial incluso con los clientes que pagan tarde. No envíe mensajes enojados. Envía amables y personalizados. Especialmente desea hacer eso con los clientes que no se retrasan crónicamente. Nunca se sabe con qué problemas están lidiando. Quizás su departamento de contabilidad esté experimentando una gran rotación. Quizás algo salió mal con su banco. A veces, dos meses de demora en los pagos pueden ser una anomalía.

Si mantiene la calma, la paciencia y la buena voluntad que genere pueden beneficiarlo enormemente una vez que los problemas desaparezcan y un cliente vuelva a ser confiable con sus pagos. Apreciarán su comprensión y su relación comercial se profundizará.

¿Qué hay de usted? ¿Los pagos atrasados ​​de las facturas están perjudicando su negocio? ¿Qué consejos puede compartir con otros propietarios de pequeñas empresas que buscan lidiar con clientes que pagan tarde?