¿Cuánto puede ahorrar cuando utiliza la Oficina Virtual en lugar de la Oficina Física?

El objetivo de cualquier negocio es generar la mayor cantidad de ingresos posible mientras atiende a sus clientes de la mejor manera posible. Una oficina virtual es una gran manera de ahorrar decenas de miles de dólares al año en gastos de oficina. El alquiler de la oficina virtual logra esto para muchos negocios al ofrecer una oficina física para reuniones importantes, un lugar privado para trabajar según sea necesario, y una entrega/envío de correo que agrega un nivel de profesionalismo a cualquier negocio.

Después de todo, el lugar donde usted reside dice mucho a los clientes acerca de cuánto valor puede ofrecer. Con la instalación de una Sede Virtual, se obtiene el prestigio de la ubicación virtual que se alquila, sin todos los gastos. Los servicios virtuales también incluyen otros elementos esenciales como la recepción y el acceso a otros profesionales virtuales para ayudar a que el negocio funcione sin problemas.

Los ahorros de costos ascienden a los miles de dólares por mes y a cientos de miles por año para algunas empresas. Considere los beneficios de manejar una oficina física que no necesariamente necesita para manejar su negocio con éxito.

Oficina virtual en comparación con los costos de la oficina física

Costos de arrendamiento (cientos vs. miles)

Los costos de arrendamiento pueden ser uno de los mayores ahorros que una PYME puede esperar al elegir una oficina virtual en lugar de una opción de ladrillo y mortero. Dependiendo de la ciudad en la que trabaje - las tasas de vacantes de la oficina, las tasas de desempleo, y la ubicación física - un contrato de arrendamiento barato puede ir hasta el rango de $5,000 para una oficina pequeña! Las tasas de vacantes más altas pueden hacer que los precios bajen, pero generalmente son bajos por una razón.

Usted puede elegir entre varias ubicaciones para alquilar una oficina virtual, que se enumeran en sus materiales de marketing y también tienen acceso limitado. La ubicación virtual y el proveedor de servicios que elija también afectarán los precios mensuales, pero generalmente costarán cientos en lugar de miles por mes. No se requiere ningún depósito de seguridad ni tampoco el primero y el último.

Por último, una oficina virtual se alquila por mes, no por medio año o un arrendamiento anual para una ubicación física. Es decir, si tiene que mudarse de lugar o cancelar el servicio de otra manera, no hay que preocuparse por cargos por terminación anticipada o demandas por infringir un contrato de arrendamiento.

Obligaciones mensuales (cero gastos generales vs. miles)

El mantenimiento y las utilidades típicas de una oficina física incluyen electricidad, agua/alcantarillado, Internet, suscripciones de software, suministros de oficina y mucho más, dependiendo del negocio que esté dirigiendo. Estos costos se calculan fácilmente en miles de dólares. Una oficina virtual proporcionará todas las comodidades de una oficina normal para cientos en lugar de miles, sin requerir que usted saque la tarjeta de crédito de la compañía constantemente para pagar por el mantenimiento de su edificio y personal.

Si usted es dueño de la oficina física que ocupa, tiene el privilegio de pagar todos los costos de mantenimiento, incluyendo electricidad, plomería, electrodomésticos, pintura y cualquier otra parte de la propiedad propensa a la depreciación y/o daños por el clima, vandalismo o daños accidentales por parte de los empleados. No hay manera de estimar estos costos, ya que variarán mucho.

Empleados (cientos frente a miles)

Como mínimo, una oficina física requiere la presencia de un recepcionista y/o guardia de seguridad para saludar a los huéspedes entrantes y dirigirles lo que deben hacer mientras están en la propiedad. El personal de limpieza también es esencial en la mayoría de los entornos de oficina, pero ocasionalmente encontrará edificios de oficinas gestionados y alquilados donde el propietario proporciona limpieza a sus inquilinos comerciales.

Se estima que el costo total de fin de año de cada empleado es su salario anual, dividido por 2, luego sume ese total al gasto salarial original. Esto se debe a que los empleados físicos crean muchos costos, incluyendo reclutamiento, capacitación, obligaciones fiscales, pago de vacaciones, beneficios médicos y de otro tipo. El ejemplo a continuación supone un coste salarial anual de 50.000 dólares anuales:

• 50.000 $ / 2 = 25.000 $
• 50,000 + $25,000 = $75,000/año

Este número es representativo del salario típico de una recepcionista o administrador experimentado. El personal de limpieza puede ser subcontratado o contratado internamente y puede costar más de 30.000 dólares anuales en el extremo inferior. La administración, el marketing, las ventas, la contabilidad y otros profesionales experimentados costarán mucho más. Estos costes son inevitables si su modelo de negocio requiere este tipo de personal. Sin embargo, considere si podrían trabajar de forma remota y utilizar sus propias herramientas y dispositivos. Siendo conservador, si usted sólo requiere personal de recepción y limpieza, los costos anuales de una oficina física, sólo para empleados, serán de más de $100,000 anuales sólo en gastos salariales.

Una oficina virtual, completa con recepción, puede comenzar en los bajos cientos por mes, dependiendo de sus necesidades. Todo en una oficina virtual es administrado por usted también, por lo que no se incurrirá en gastos de limpieza u otros gastos de mantenimiento de la oficina.

No hay comparación cuando se trata de ahorro de costes

Dado que trabajamos en el mundo digital, sólo tiene sentido incluir una oficina virtual en nuestra lista de herramientas digitales. Debería ser obvio ahora que las empresas en movimiento, que no necesitan un espacio físico de oficina para usar diariamente, pueden ahorrar miles de dólares al año usando una oficina virtual.

Para algunos de ustedes, una oficina física es una necesidad, pero piensen en lo que sucede cuando quieren expandir sus operaciones por todo el país o el mundo. Hacer la mudanza para abrir una nueva oficina puede ser peligroso. Tener la capacidad de alquilar una oficina legítima por cientos, sin gastar diez o más miles de dólares al mes en arriendo y gastos generales es algo obvio. El alquiler de oficinas virtuales suele incluir recepción, desvío de llamadas y correo, y usted y su equipo tendrán acceso a las instalaciones cuando las necesiten.

Los ahorros de costos son muchos y definitivamente pueden beneficiar a las nuevas empresas o empresas que necesitan mantenerse en movimiento, sin tiempo para sentarse en una oficina.