¿Cuánto espacio de oficina necesita realmente?

El costo de alquilar espacio de oficinas se ha disparado en el último año. En 2017, el mercado global de oficinas flexibles ha crecido en más de un 18% y este crecimiento ha continuado en 2018. Investigaciones recientes han revelado que la ciudad de Nueva York es el lugar más caro del mundo para alquilar un escritorio, con San Francisco, Chicago, Sydney, Los Ángeles y Londres redondeando los seis primeros puestos.

Con el aumento de los costos de espacio de oficina, es cada vez más importante asegurarse de que sólo está alquilando el espacio que su negocio necesita. Según un análisis de Philips Lighting, las empresas de todo el mundo pueden ahorrar un total de 1,11 billones de libras esterlinas en costes de oficina reducidos, simplemente reduciendo el número de espacios de trabajo vacíos y salas de reuniones en sus oficinas. Sin embargo, la reducción de estos costes podría llevar a perder el espacio por empleado que una empresa necesita legalmente.

Es mucho más fácil calcular cuánto espacio necesita por empleado de lo que piensa, y esto puede ayudarle a reducir gastos innecesarios.

Asegúrese de tener la cantidad legal de espacio necesario por empleado

La mayoría de las propiedades comerciales anuncian los pies cuadrados de su espacio de oficina, pero puede ser difícil calcular cuánto espacio se requiere para las necesidades de su negocio. Los requisitos legales para la cantidad mínima de espacio por persona varían en todo el mundo, y la regla más comúnmente aceptada en Londres es de 100 pies cuadrados por persona. Sin embargo, el código de construcción de Australia añade 10 pies cuadrados por persona a esa cifra, y a los neoyorquinos se les asignan al menos 125 pies cuadrados por persona.

Para saber cuánto espacio de oficina tiene actualmente, necesita calcular el volumen de toda su oficina. Simplemente mide la longitud, la altura y el ancho de tu espacio y multiplícalos (largo x ancho x alto). Luego, divida esto entre el número máximo de personal que puede tener en su oficina en cualquier momento. Si el personal no tiene el mínimo de pies cúbicos requeridos, usted debe considerar mudarse a una oficina más grande.

Dese espacio para hacer crecer su negocio con su espacio de oficina

Si usted está firmando un contrato de arrendamiento a largo plazo de su espacio de oficina, tendrá que tener en cuenta el crecimiento de la empresa. Es esencial que usted tenga el espacio para expandir su negocio con nuevas contrataciones de personal, sin comprometer el espacio necesario disponible para el personal existente. Si está buscando expandirse, necesitará asegurarse de tener espacio para sus nuevos empleados.

Alternativamente, puede considerar la posibilidad de alquilar un espacio de oficina con servicios flexibles, lo que le permitirá pagar sólo por el espacio que necesite y utilice. La mayoría de los paquetes de oficinas con servicios incluyen servicios tales como cocinas, equipo de computación, seguridad y servicios de limpieza. Un contrato a corto plazo de este tipo es ideal para las empresas de nueva creación, ya que les ofrece la posibilidad de ampliar o reducir su espacio de trabajo en cualquier momento.

Use solamente el espacio de oficina que su tipo de negocio necesitará

Si su empresa aplica una política de trabajo flexible, es posible que sus empleados no estén todos en el lugar en un momento dado, ya que algunos pueden optar por trabajar a distancia, ya sea desde su casa o desde otros lugares. En consecuencia, podrá ahorrar espacio de oficina y reducir costes, lo que resulta más adecuado para las empresas que trabajan en línea, con documentos guardados en la nube, a los que se puede acceder fácilmente desde cualquier lugar con una conexión a Internet.

Los escritorios calientes también pueden ahorrarle dinero a su negocio en espacio de oficina. Esto funciona mejor para las empresas que trabajan en turnos, ya que el personal generalmente no está en la rotación para cada turno. Las investigaciones han revelado que el hot desking puede ahorrar a las empresas británicas hasta 34.000 millones de libras esterlinas al año, ya que se necesita menos espacio para adaptarse a cada empleado durante una jornada laboral.

La cantidad de espacio de oficina que necesitará depende de cuántos miembros del personal tenga, de su tipo de negocio y del entorno de trabajo. Si está alquilando su espacio de oficina, se recomienda que añada otro 10% de espacio más allá de lo que necesita, para tener en cuenta cualquier contratación de personal en el futuro. Sin embargo, lo más importante es que sólo debe pagar por el espacio de oficina que pueda costear, y ampliarlo según sea necesario cuando esté en condiciones de hacerlo.