Una recepcionista es generalmente la persona que da a sus clientes y prospectos una impresión duradera de su negocio. Al igual que el anfitrión en un exclusivo complejo de condominios, o el conductor de entrega de su nuevo restaurante favorito. Una buena impresión hace que sea mucho más fácil mantener relaciones con clientes, proveedores y socios.
Una mala impresión, obviamente, hará que la gestión de su negocio con éxito sea mucho más difícil. Casi cualquier empresa, grande o pequeña, puede beneficiarse de una recepcionista que responda a sus llamadas. La elección realmente se reduce a si usted necesita una persona física sentada en un escritorio en su oficina, o si la subcontratación a una recepcionista virtual o a un equipo de recepcionistas tiene más sentido.
Aquí hay algunos hechos a considerar, para ayudarle a tomar la decisión correcta para las necesidades de su negocio (y de sus clientes).
Flexibilidad: La recepción interna puede recibir a todos sus clientes
Una recepcionista interna puede saludar a todos sus clientes, tanto a los que llaman como a los que entran en su oficina física. De hecho, la recepcionista es la cara de cualquier negocio con presencia de ladrillo y mortero.
Los clientes los conocerán, y muchos estarán encantados de visitar su oficina sólo para verlos y así poder intercambiar sus simpatías y disfrutar de la brisa.
Flexibilidad: No todas las empresas necesitan una recepcionista física
Para las personas que dirigen un negocio totalmente virtual – o un negocio fuera de línea en el que en realidad no desea que los clientes lo visiten – una recepcionista o un equipo de recepción virtual “a distancia” tiene más sentido.
Sólo tiene sentido si todo lo que necesita es alguien a quien saludar, y enrutar números de teléfono, y/o llevar mensajes fuera de horario.
Productividad: La recepción interna puede hacer algo más que saludar a los clientes
Cuando necesites organizar una gran fiesta o convención, o una reunión improvisada, ¿a quién vas a llamar para pedir ayuda? Un recepcionista físico también puede ser un asistente personal – hacer llamadas, ordenar bienes y servicios, organizar su área de reunión, asegurarse de que las tazas de café de todos estén llenas, pagar las cuentas a medida que llegan, etc.
También pueden encargarse de encargar suministros de oficina según se necesiten, y de almacenar otros artículos esenciales como café y bebidas.
Productividad: La recepción virtual ofrece más flexibilidad en el precio
Un recepcionista físico puede ser su mayor activo cuando los teléfonos no paran de sonar, o cuando son capaces de manejar múltiples tareas mientras trabaja en su ocupada oficina. Por otro lado, si todo lo que necesita es alguien que conteste el teléfono y otras tareas de recepción, le garantizamos que pagará a una recepcionista física para que se quede sentada, probablemente se quede sentada mucho tiempo.
Usted también es responsable de cubrirlos cuando se enferman durante un día o semanas. Sin mencionar los beneficios y otros incentivos necesarios para atraer a los mejores talentos. La mayoría de las empresas de externalización cobran por llamada o por minuto, lo que significa que usted sólo paga por lo que realmente necesita.
Carga de trabajo: La recepción en casa sólo puede manejar hasta cierto punto
Si su negocio recibe un número razonable de llamadas al día, una sola recepcionista puede manejarlo con facilidad. Si necesita un equipo de recepcionistas que se ocupe de sus teléfonos, también puede etiquetar su negocio como un centro de llamadas. Y eso va a ser caro de financiar!
Una persona o dos pueden manejar un número limitado de llamadas entrantes a la vez, y a la gente no le gusta que la pongan en espera por mucho tiempo. Los clientes establecidos se enfadarán, y los clientes potenciales pueden colgar y no volver a llamar.
Carga de trabajo: Se crea un servicio virtual para grandes volúmenes de llamadas
Cuando sus llamadas se enrutan a través de un servicio de recepción virtual establecido, hay un equipo literal de profesionales del servicio de contestación telefónica listos y esperando las llamadas entrantes. Una desventaja potencial es que usted no siempre tendrá a la misma persona respondiendo a sus llamadas telefónicas.
Sin embargo, los servicios profesionales utilizan un software que permite a los recepcionistas que contestan sus llamadas saber exactamente cómo saludar a cada persona que llama, para que cada interacción sea lo más profesional posible.
Costes: Las recepcionistas físicas le cuestan más que su salario
Tenga en cuenta que los datos de esta página no deben ser sesgados. El hecho de que una recepcionista offline cueste más dinero no significa que no valga la pena para su negocio. Usted tiene que sopesar todos los hechos, incluyendo decidir si necesita a alguien para saludar a los clientes cuando entran a la oficina, y para manejar más que sólo las responsabilidades telefónicas.
Estas son consideraciones muy importantes, a pesar de las limitaciones que tienen en cuanto al número de llamadas que pueden manejar a la vez. Dicho esto, hay muchos costos a considerar si usted está indeciso, y piensa que su negocio podría salirse con la suya con cualquiera de las dos opciones, sin sacrificar los niveles de servicio:
- Salario: En promedio, una recepcionista cuesta entre $30,000 y $50,000 mil al año en salario, dependiendo del nivel de experiencia cuando se la contrata, o del tiempo que se pasa con la compañía.
- Beneficios: Seguro social, salud, 401k, pensión, pago por enfermedad, tiempo de vacaciones – todos estos costos pueden sumar hasta $15,000 – $20,000 mil dólares adicionales por año. En total, una recepcionista puede costarle hasta $70,000 al año, incluso antes de que piense en ir a la tienda de muebles o de computadoras para conseguirles el equipo que necesitan.
- Espacio de oficina: Tenga en cuenta que si usted ya tiene una oficina amueblada, con computadoras, líneas telefónicas y todo lo que no esté disponible, entonces obviamente necesita esa oficina para manejar su negocio, reduciendo los costos de contratar a una recepcionista física. Los costos de arrendamiento comercial varían ampliamente, pero un pequeño espacio de 1200 pies funcionará por lo menos entre $2,000 y $3,000 mil en el extremo inferior. Luego están los servicios públicos, los servicios esenciales (por ejemplo, Internet, conserjería), los suministros, el mobiliario y mucho más, que suman decenas de miles al año en gastos.
Costes: La recepción virtual elimina muchos de los costes obligatorios asociados con los empleados fuera de línea
El costo de una recepcionista virtual también puede variar ampliamente. Considere los siguientes hechos antes de tomar una decisión que sea adecuada para usted:
- Una recepcionista virtual puede venir en forma de freelance que usted contrata para completar la tarea, o a través de un servicio que puede ofrecer un equipo de recepcionistas para que lo pongan a su disposición. Sin embargo, usted no paga por su espacio de oficina, servicios públicos, conexión a Internet, café, almuerzo, etc.
- A un trabajador autónomo se le puede pagar una tarifa por hora mucho más pequeña si usted va por esa ruta, menos los beneficios y cualquier gasto obligatorio normal impuesto por el gobierno que usted pagaría por un empleado fuera de línea.
- Por lo general, un servicio le cobrará por llamada o por minuto. Para los negocios más ocupados, algunos pueden venderle un paquete mensual de una cantidad prepagada de llamadas contestadas o minutos gastados en llamadas telefónicas.
Esperamos que los hechos mencionados anteriormente le ayuden a decidir cuál es la mejor opción de respuesta telefónica para las necesidades de su negocio.
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