Construya una Family Office completamente automatizada

Crecí en Long Island, cerca del campus Stony Brook de la Universidad Estatal de Nueva York. Vivíamos a unos quince minutos de una variedad de playas y muelles. De vez en cuando, caminábamos por los muelles y miraba todos estos hermosos barcos flotando en el agua.

Nunca hemos tenido un barco. No conocíamos a nadie que tuviera un barco. Pero en una de estas caminatas, recuerdo que mi papá me explicó que esos botes a veces podían costar millones de dólares. Señalaría algunos que costaban más que nuestra casa, un concepto que probablemente dejó alucinado en mi frágil mente.

Luego dejó caer la bomba: algunos de esos barcos de un millón de dólares tenían personal. Gente que vivía en el barco y lo cuidaba.

Lo que sea que quedaba de mi mente fue volado.

Esa es una de las cosas más importantes que separan a los ricos del resto de nosotros. Puede contratar un servicio de limpieza cada semana o dos. Puede llevar su auto a un lavado de autos. Puede pedirle a una empresa de jardinería que corte el césped y arregle los arbustos. No tiene una criada, un mayordomo o un jardinero a tiempo completo en el personal.

Lo más cercano a la ayuda de tiempo completo que llega la mayoría de la gente es una niñera para cuidar a sus hijos.

Eso es solo la mitad de la ecuación. La parte que la mayoría de la gente no ve no tiene nada que ver con la gestión de las operaciones diarias. Está en la gestión de patrimonios. El personal que preserva y aumenta su riqueza ... esa es la verdadera diferencia que cambia el juego. La riqueza es difícil de adquirir y aún más difícil de preservar.

Cuando empaqueta esos dos juntos, obtiene lo que se conoce como una "oficina familiar". Si tiene suficiente dinero ($ 100 millones +), puede contratar al personal para su propia family office unifamiliar. Si no lo hace, puede construir una aproximación cercana por mucho menos.

El Family Office

Cuando tienes mucho dinero, empiezas a pensar que tu dinero tendrá una vida útil.

El proverbial dólar en su bolsillo podría vivir con usted durante unas horas, hasta que lo gaste en el almuerzo, o podría vivir con usted hasta que muera. Lo que haces con ese dinero, cómo lo cuidas, es de vital importancia.

Ahí es donde entra en juego una family office.

Imagina que valías miles de millones . Una vez que haya comprado todo lo que pueda desear, todavía le quedarán miles de millones . Hay dólares que no solo te sobrevivirán a ti, sino también a tus hijos. Y sus hijos. Y de ellos.

Cuando tiene miles de millones, puede y, a menudo, debe pagarle a alguien para que administre ese dinero por usted. Puede pagarle a alguien para que le pague a la persona que administra ese dinero por usted.

Eso es una family office. Es una empresa, que es solo una envoltura legal alrededor de un grupo de personas que administra sus activos.

Una family office cumple dos funciones principales:

• Apoyo diario : funciones de apoyo administrativo como pagar las facturas, mantener las casas de vacaciones.
• Administrar el patrimonio de la familia : mantener y hacer crecer el patrimonio mediante la gestión de inversiones, la planificación patrimonial y la banca.

Gran parte de lo que me aproximaré a continuación está guiado por este excelente documento técnico de Credit Suisse . Esta no es una guía para configurar o replicar una family office, es una guía para que las personas se aproximen a las funciones de una family office según corresponda.

Soporte día a día

Para los ricos, el soporte diario significa asegurarse de que todas las facturas se paguen, los servicios estén programados y todo el trabajo de mantenimiento se realice a tiempo.

Si poseía varias casas de vacaciones, botes y vehículos de alta gama, este tipo de apoyo es crucial. Si pensaba que mantener una casa consumía mucho tiempo, ¡imagínese varias! Ahora agregue uno o dos botes y es más que un trabajo de tiempo completo.

Afortunadamente para la gente normal, muchas de estas cosas se pueden automatizar y hoy aprenderá a hacerlo.

Pagando cuentas

Nuestro pago de facturas está casi 100% automatizado con débitos automáticos de nuestra cuenta corriente de Ally Bank.

Después de dibujar nuestro mapa de la red financiera , lo reconstruí para que Ally se convirtiera en mi centro. Todos los ingresos fluyeron a esa cuenta corriente y todos los gastos se pagaron de esa cuenta. La única tarea que debo hacer es mantener un saldo mínimo allí para que una transacción nunca me tome desprevenido.

Tenemos dos facturas mensuales: servicios públicos y tarjetas de crédito.

Para nuestros servicios públicos, utilizamos el pago de facturas iniciado en el lado del banco. El pago de facturas es increíble y si no ha vinculado sus facturas a su cuenta corriente, ahora es el momento de comenzar.

Nuestro proveedor de electricidad, BG&E, enviará a Ally una factura con una fecha límite para pagar. Ally me notificará que han recibido una factura y ahora está programada para pagarse en la fecha de vencimiento. No hay ninguna intervención de mi parte. Todo lo que recibo son correos electrónicos.

Para las facturas que no ofrecen débitos automáticos, confío en el pago de facturas manual en línea. El pago manual de facturas en línea demora un minuto en configurarse para cada factura, pero puede realizar los pagos en segundos. Es mejor que encontrar su talonario de cheques, escribir un cheque, encontrar un sobre, colocar la dirección en el sobre, poner un sello y luego dejarlo en el buzón (escribir eso me cansaba). Y le ahorra el costo de un sello.

Configure débitos automáticos siempre que sea posible y pago manual de facturas si no hay otras opciones.

Para las tarjetas de crédito, lo tenemos configurado en pago automático en su totalidad y esto lo inicia la compañía de la tarjeta de crédito. Todo lo que hacemos es recibir un estado de cuenta por correo electrónico, que podemos escanear en busca de transacciones fraudulentas (esto no es del todo exacto, reviso las transacciones con más regularidad a través de Personal Capital ).

Todas las demás facturas en nuestro hogar se debitarán directamente de la cuenta de Ally, por ACH, o se facturarán a una tarjeta de crédito (nuestra tarjeta de crédito Southwest Rapid Rewards ).

Si su cuenta corriente no ofrece pago de facturas gratis, busque un banco nuevo. Esta es una característica imprescindible de la cuenta.

Programación del trabajo

La primera herramienta que necesitará es gratuita: Google Calendar . Úselo para programar todos sus chequeos anuales, ajustes, etc. para recordar exactamente cuándo debe hacerlo.

No tenemos casas de vacaciones, barcos o autos de alta gama, pero tenemos una piscina. Programamos tener nuestra piscina cerrada el 15 de septiembre de cada año porque sabemos que nunca la usaremos después de ese momento. También sabemos que es entonces cuando las hojas comienzan a caer y el trabajo de mantenimiento se dispara si no lo cerramos para entonces. Al establecer un recordatorio de reunión anual (técnicamente, un evento dentro de la nomenclatura de Google Calendar), nunca tenemos que intentar recordar el mejor momento para hacerlo.

También tenemos un tractor cortacésped John Deere, que debe prepararse para el invierno y afinarse cada año. Eso está programado para un poco más tarde y se basa en cuándo las hojas están fuera de los árboles (generalmente a fines de octubre).

Mientras lo hace, recuerde cualquier otra cosa que considere importante en su vida. Un recordatorio de dos semanas de que es el cumpleaños de tu pareja, un recordatorio de un mes de que es tu aniversario o simplemente un recordatorio quincenal para decir "Te amo" en caso de que la vida se vuelva demasiado agitada y te olvides. Nada es demasiado grande o pequeño. El recordatorio no le cobra.

Es importante quitarse estas fechas de la cabeza y colocarlas en un programador electrónico que las recordará por usted.

Servicios de conserjería

Este último conjunto de servicios es un complemento para todo lo demás que puedan hacer, como reservar boletos de avión y habitaciones de hotel. Para ello, puede contratar un asistente ejecutivo virtual.

Cuando una family office brinda este servicio, solo es un asistente ejecutivo virtual, pero a una tarifa por hora mucho más alta.

Si tiene tareas que no requieren que la persona esté físicamente presente, documente lo que le gustaría que hiciera, incluidas las instrucciones paso a paso, y asigne el trabajo a un asistente virtual.

Uno de los servicios de EA más populares es Zirtual . Nunca los he usado.

Gestión de patrimonios

La administración de patrimonio es donde una family office justifica sus tarifas. El día a día elimina algunos dolores de cabeza y brinda conveniencia, pero la administración de patrimonio mantiene esas facturas pagadas.

La gestión de la riqueza tiene dos funciones principales.

La primera función es la de administrador de carteras. El segundo es como asesor patrimonial.

Un administrador de cartera es responsable de la cartera de inversiones, mientras que el asesor de patrimonio se ocupa más de la planificación, la transferencia de patrimonio y los impuestos.

Sea su propio gestor de cartera

Estoy seguro de que ha leído acerca de cómo la mayoría de los administradores de inversiones no pueden superar sus propios puntos de referencia (en 2014, el 86% de los administradores de fondos de gran capitalización activos no superaron sus propios puntos de referencia ), lo que demuestra que la gestión activa no es no es todo lo que parece ser.

Puede obtener el 95% de los resultados haciendo dos cosas:

• Invierta de forma regular: haga contribuciones periódicas a sus cuentas de jubilación.
• Reequilibre de forma regular: una vez al año, reequilibre su cartera de nuevo a sus porcentajes objetivo.

El mayor problema con la inversión para la jubilación no es la asignación de activos, es que la gente no está ahorrando lo suficiente . Simplemente comience a ahorrar y elija la asignación de activos más tarde, si esa decisión lo deja esposado.

O aquí hay cuatro enfoques que son tan buenos como cualquier cosa (uso Vanguard como ejemplos porque los uso y tienen tarifas extremadamente bajas, puede usar cualquier opción de bajo costo que desee):

• 120 menos su edad : 120 menos su edad debería ser su asignación porcentual objetivo en acciones. Si tiene 30 años, eso significa 90% en acciones. 10% en bonos. Puede obtener esto a través de Vanguard invirtiendo en el Vanguard Total Stock Market Index (VTSMX) y el Vanguard Total Bond Market Index (VBMFX). Si desea un poco de sabor en su vida, puede tomar parte del 90% en acciones e ir con el Vanguard Total International Stock Index (VGTSX) para obtener algo internacional. (también puedes hacer 100 menos tu edad)
• Fondo de jubilación objetivo: los fondos de jubilación objetivo son un tipo de fondo que ajusta la asignación automáticamente en función del año de jubilación objetivo. Invertirá en otros fondos. Si invierte en Vanguard Target Retirement 2045 (VTIVX), se ajustará para una jubilación en 2043-2047 con el supuesto de que tendrá 65 años en 2045.
• Opte por un Core Four : acuñado por Rick Ferri , el Core Four es un plan muy simple: es la base central de su estrategia de inversión y consiste en Vanguard Total Stock Market Index Fund Investor Shares (36% VTSMX), Vanguard FTSE All-World ex-US Index Fund (18%, VFWIX), Vanguard REIT Index Fund Investor Shares (6%, VGSLX) y Vanguard Total Bond Market Index Fund Investor Shares (40% VBMFX). Luego, coloca cualquier inversión adicional encima de esto para mayor entusiasmo, pero los Cuatro Principales forman la base de su cartera.
• Opte por un robo-advisor : todavía no está seguro con una de las tres primeras opciones, elija un robo-advisor como Wealthfront y Betterment . Tienen tarifas razonables y pueden manejar cosas como la recolección de pérdidas fiscales , el reequilibrio y similares.

Tiene una asignación, tiempo para configurar contribuciones automáticas, por lo que está ahorrando cada mes. Si está invirtiendo a través de un plan de jubilación en el trabajo, asegúrese de contribuir automáticamente mensualmente. Si esto ocurre fuera del lugar de trabajo, trabaje con su corredora para averiguar cómo hacer contribuciones automáticas.

Si su corretaje no ofrece contribuciones automáticas, tiene dos opciones. Uno, cambiar de corretaje. Dos, establezca recordatorios en su Calendario. En este punto, tiene toda la información que necesita para tomar medidas.

¿Qué pasa con los ajustes de año a año fuera de las asignaciones basadas en edad? Si está utilizando Target Retirement, lo manejamos por usted. Si está usando uno de los otros, solo necesita hacer sus ajustes cuando reequilibre cada año. Los ajustes que realice deberían ser relativamente pequeños al principio; eventualmente, cuando se acerque a la jubilación, querrá ajustarlos para volverse más conservador.

¿Qué pasa si creo que hay un sector preparado para una recesión o un repunte y quiero aprovecharlo? Aquí es donde la mayoría de la gente dice "no pierdas el tiempo, solo compra un fondo indexado y termina con él". Seamos realistas, es una picazón. Si tiene picazón, tiene que rascarse o empeora. Rástelo mediante el comercio de papel y ver si eres bueno en eso. Si después de un año, ha obtenido una ganancia que vale la pena perseguir, reserve unos pocos miles de dólares para invertir en este pasatiempo secundario. Hago esto con la inversión de dividendos .

Mantenga la mayor parte de sus fondos dentro de su cartera principal, pero no hay nada de malo en sacar unos pocos dólares del lado para invertir.

¿Qué pasa con los informes consolidados? Este será un servicio que no podrá replicar fácilmente. Mi recomendación es consolidar sus cuentas para que todas se mantengan en una cuenta de corretaje. Obtiene informes consolidados porque sus cuentas están consolidadas.

Alternativamente, puede usar un panel de agregación de datos para extraer de múltiples corredurías. Los servicios como SigFig y Personal Capital no le proporcionarán un informe consolidado para el año, pero pondrán todas sus inversiones en un solo lugar.

Sea su propio asesor patrimonial

Si su patrimonio vale muchos millones, no debería utilizar plantillas estándar. Sin embargo, las plantillas en sí mismas no son el problema, lo que te falta es una visión del panorama general.

El asesoramiento patrimonial no es difícil, es solo una gran lista de cosas que debe considerar. Esto es un desafío cuando no tienes la lista. Es como navegar en la oscuridad, puedes caminar muy bien, pero no sabes realmente lo que estás haciendo y esperas no arruinarlo.

Aquí hay un ejemplo fácil de entender de la planificación patrimonial. El impuesto federal al patrimonio entra en vigencia cuando el patrimonio que se transfiere supera los $ 11,7 millones para individuos ($ 23,4 millones para parejas) para 2021. Puede evitar este impuesto mediante el uso de fideicomisos irrevocables, pero no lo sabría a menos que haya estudiado planificación patrimonial o trabajó con un profesional. Ese es un caso simple, las cosas se vuelven mucho más complicadas a medida que asciende en la escala de riqueza.

¿Cómo haces esto tú mismo? Trabajas con profesionales.

Si usted o alguien que conoce ha tenido alguna vez un trabajo importante de renovación en su casa, a menudo trabaja con un contratista general. El contratista general es su punto de contacto. Él o ella es responsable de contratar a los subcontratistas que son especialistas. El contratista general supervisa el trabajo y los subcontratistas especializados lo hacen.

Para hacerlo usted mismo, será el contratista general de su plan patrimonial. Esto requerirá un poco de experiencia, pero he trabajado con un asesor financiero y, según mi leal saber y entender, estas eran las piezas que necesitaba.

Estos son los especialistas que necesitará (como mínimo):

• Contador público certificado : planificación fiscal y preparación / presentación de declaraciones de impuestos.
• Abogado de planificación patrimonial : estableciendo su patrimonio.
• Agente de seguros : se asegura de que esté debidamente asegurado contra posibles riesgos, incluida la muerte, la discapacidad y los problemas médicos.

Para cada especialista humano real, existe una opción de hágalo usted mismo. Si su situación es simple, la opción de bricolaje funcionará bien.

Cuando utiliza una opción de bricolaje, pierde la pericia y la experiencia de la ayuda del especialista para determinar lo que necesitará. Si son básicos, entonces no entregas nada. El software se ha vuelto tan sofisticado que la mayoría de los escenarios están cubiertos, simplemente no tiene la opción de hacer preguntas.

En algunos casos, eso no importará (puede preparar sus impuestos con un software de preparación de impuestos) . En otros, es posible que desee consultar con el especialista incluso si no los usará porque se entera de que no los necesita (planificación patrimonial). Hacer algo (como usar software) es mejor que no hacer nada.

Permítanme repetir eso para enfatizar.

Hacer algo es mejor que no hacer nada.

Si no está seguro de contratar a un abogado de planificación patrimonial, obtenga el paquete de software hoy y complételo. En caso de que ocurra algo entre ahora y cuando pongas tu trasero en marcha, tienes el software… además habrás resuelto todos los problemas difíciles. El resto es solo papeleo.

Finalmente, antes de seleccionar un especialista, querrá reunirse con algunos para tener una idea de los costos y las expectativas. Estos servicios son como comprar cualquier cosa, necesita algunas cotizaciones para saber en qué se está metiendo o puede que pague de más o no reciba servicios.

(si no es tan rico como para que la planificación patrimonial sea una pieza crucial, redactar su testamento sigue siendo importante y algo que debe hacer incluso si eso significa depender del software)

Programar eventos de gestión patrimonial

Cada trimestre, programe una reunión con las partes interesadas (¡cónyuge!) Y repase su plan de administración de patrimonio. Controle cualquier elemento de acción que haya dejado pendiente (obtener un seguro de vida, terminar un testamento, etc.) y adquiera el hábito de controlar sus finanzas para asegurarse de que estén bien encaminadas y satisfagan sus necesidades.

Una de estas reuniones, generalmente la de fin de año que coincide con su planificación fiscal, reevalúe sus contribuciones y reequilibre según sea necesario.

Vanguard publicó un informe que explicaba que “no existe una frecuencia o un umbral óptimos al seleccionar una estrategia de reequilibrio. … La cantidad de eventos de reequilibrio y los costos resultantes (impuestos, tiempo y mano de obra) aumentan significativamente ”. Concluyen que si los costos de reequilibrio son altos, hágalo anualmente. De lo contrario, hágalo siempre que las asignaciones se salgan de control en umbrales del 5%.

¡Eso lo cubre!

Si se ocupa de lo anterior, tiene una aproximación cercana a una oficina en casa, menos algunas de las piezas que son cruciales para quienes administran el patrimonio en cientos de millones. No hablé sobre algunos temas, como la gestión de riesgos, porque estaba fuera de nuestro alcance, pero hay algunos recursos fantásticos a los que puede recurrir (incluido el documento técnico de Credit Suisse) para profundizar en esos temas.

Este también es un trabajo en progreso, si ve que falta una pieza importante (o un gran malentendido), ¡hágamelo saber en los comentarios!