Comprender los principales desafíos de la gestión de gastos

A nivel macro, hay muchas cosas que afectan a las empresas cuando se trata de la gestión de gastos. Por ejemplo, las expansiones internacionales y la globalización son dos elementos que influyen en la gestión de los gastos, y también hacen que estos costos aumenten en muchos casos.

Según la Asociación Mundial de Viajes de Negocios, se estima que habrá un aumento del cuatro por ciento en los costos este año, y las empresas necesitan estar preparadas para abordar este desafío general, así como muchos otros.

Una de las mejores maneras de abordar la mayoría de los desafíos de la gestión de gastos es elegir el software de informes de gastos adecuado. Además de mantener los costos bajo control, los siguientes son algunos de los otros desafíos que las empresas necesitan para darse cuenta de que es probable que se enfrenten, a medida que seleccionan el software de administración de gastos.

Políticas confusas o inexistentes

Antes de que una empresa pueda obtener mucho valor del uso de software de gestión de gastos, debe asegurarse de que tiene las políticas adecuadas. Con demasiada frecuencia, las políticas de gestión de gastos son confusas o apenas existen.

Los empleados pueden estar gastando más de lo que deberían, o pueden enfrentar problemas que los distraen mientras viajan, todo porque no tienen claras las políticas de gastos, o estas políticas no están claramente definidas.

Tener una política de T&E específica y detallada sirve como base para todo lo demás relacionado con los viajes de los empleados.

Puede ser valioso tener las directrices fácilmente disponibles para los empleados, incluso cuando están de viaje, por ejemplo, a través de una aplicación móvil.

Mala visibilidad

Otro reto importante al que se enfrentan las empresas en términos de gestión de gastos es la escasa visibilidad del gasto.

Por ejemplo, es posible que una empresa ni siquiera sepa dónde intentar recortar costes porque no tiene una idea clara de dónde están gastando los empleados. Es difícil optimizar el gasto o determinar el retorno de la inversión para los costos de T&E sin visibilidad.

Retrasos en el reembolso a los empleados

Si su empresa tarda mucho tiempo en reembolsar a los empleados, éstos terminarán frustrados, enojados y potencialmente no aceptando viajar por trabajo nunca más.

Hay un sinnúmero de cosas que pueden llevar a retrasos en el reembolso a los empleados, incluyendo la ineficiencia en su proceso, y no depender de la tecnología para administrar las facturas. Cuanto más pueda automatizar el proceso, más rápido se les reembolsará a los empleados. Cuando a los empleados se les reembolsa rápidamente, a su vez van a estar más contentos de viajar, y es probable que sean más productivos al hacerlo.

Errores

El error humano puede costar mucho dinero y llevar a mucha ineficiencia. Por ejemplo, la información incorrecta sobre los gastos podría no ser el resultado de un fraude, sino simplemente errores. Sin embargo, el hecho de que algo ocurra como resultado de un error genuino en lugar de un fraude, no hace que su corrección sea menos costosa o lleve menos tiempo.

Una vez más, una de las mejores y únicas maneras de eliminar el riesgo de error humano es a través de la automatización.

Por último, incluso para las empresas con políticas de viajes definidas, su aplicación resulta difícil. Puede ser costoso simplemente hacer cumplir las políticas que están en vigor, y si no se hace cumplir, las empresas van a gastar aún más. Una solución de software puede crear reglas que se aplican automáticamente, lo que quita mucha carga al negocio.