Cómo preparar un estado de flujo de efectivo

Un estado de flujo de efectivo desglosa los diversos tipos de entradas y salidas de efectivo (y equivalentes de efectivo) que experimenta una empresa. Puede ayudarlo a usted y a otras partes interesadas a ver claramente cómo su empresa gana o gasta efectivo, y puede proporcionar información valiosa sobre las finanzas de su empresa . También puede ayudarlo a detectar tendencias comerciales que pueden mejorar la toma de decisiones comerciales generales y hacer un mejor uso de sus ganancias .

Un estado de flujo de efectivo desglosa los diversos tipos de entradas y salidas de efectivo (y equivalentes de efectivo) que experimenta una empresa y es posiblemente uno de los estados financieros más importantes que puede generar una empresa. Aprender a preparar y administrar estados de flujo de efectivo puede ser rápido e impactante. Puede ayudarlo a usted y a otras partes interesadas a ver claramente cómo su empresa gana o gasta efectivo, la cantidad de efectivo perdido o ganado, y puede proporcionar información valiosa sobre las finanzas de su empresa. También puede ayudarlo a detectar tendencias comerciales que pueden mejorar la toma de decisiones comerciales en general. Aprender a hacer un estado de flujo de efectivo es invaluable para los propietarios de pequeñas empresas.

Entonces, ¿qué se incluye en los estados de flujo de efectivo y cómo se prepara un estado de flujo de efectivo que proporcione el mayor beneficio para su negocio? Estos son los aspectos esenciales que debe saber para poder elaborar un estado de flujo de efectivo eficaz.

[youtube https://www.youtube.com/watch?v=lVYXySnxhug?version=3&rel=1&fs=1&autohide=2&showsearch=0&showinfo=1&iv_load_policy=1&wmode=transparent&w=640&h=360]

Descripción general de cómo hacer un estado de flujo de efectivo

El período de tiempo que cubre su estado de flujo de efectivo depende totalmente de usted. Algunas empresas preparan estados de flujo de efectivo anualmente, que cubren todo el año fiscal, mientras que otras los preparan trimestralmente o incluso mensualmente. La frecuencia que elija debe depender de cómo su empresa utilizará el estado de cuenta y si los informes más regulares proporcionarán un mayor beneficio.

Hay dos métodos principales  a considerar para preparar un  estado de flujo de efectivo : el método directo y el método indirecto. Si bien el método indirecto es más común, la mejor elección entre los dos dependerá de la cantidad de detalles que necesite incluir en su declaración y de cuánto tiempo esté dispuesto a dedicar al proceso para mejorar su toma de decisiones a largo plazo. (Consulte a continuación para obtener más información sobre cómo elegir el método correcto para sus informes financieros).

También es importante comprender qué tipos de transacciones financieras deben reflejarse en el estado de cuenta y cuáles no. Solo las entradas y salidas de efectivo y equivalentes de efectivo deben contabilizarse en el estado de flujo de efectivo para calcular el flujo de efectivo neto exacto. No deben incluirse las transacciones que no sean en efectivo y que no afecten directamente los recibos de efectivo, como la depreciación o la cancelación de deudas incobrables.

¿Qué incluye un estado de flujo de efectivo?

Cuando se trata de lo que se incluye en un estado de flujo de efectivo, hay tres tipos de flujos de efectivo que querrá desglosar para obtener el mayor valor y conocimiento de su estado de flujo de efectivo:

• Flujo de caja de las actividades operativas. Este es el dinero que su empresa genera y gasta en actividades operativas cotidianas típicas, como vender productos y servicios o pagar alquileres y empleados. Los flujos de efectivo de las operaciones son parte integral de su estado de flujo de efectivo.
• Flujo de caja de las actividades de inversión. Este es el dinero gastado y generado a partir de valores de mercado, activos a largo plazo y otros instrumentos financieros durante el período del informe. Podría ser por la compra o venta de equipos o propiedades importantes, u otras compras o ventas relacionadas, por ejemplo.
• Flujo de caja de las actividades de financiación. Las actividades de financiación incluyen el dinero que se mueve entre una empresa y sus propietarios, inversores y acreedores, por ejemplo, mediante la emisión de acciones o deudas.

También puede incluir una sección de "otras actividades" para cualquier tipo de flujo de efectivo que no se ajuste a estas tres actividades principales. Cada sección debe incluir elementos de línea que desglosen los diversos tipos de flujo de efectivo relacionados con esa actividad, de modo que no se pierda ningún pago en efectivo.

Cómo preparar un estado de flujo de efectivo paso a paso

Antes de comenzar a trabajar en su estado de cuenta, determine si el método indirecto o el método directo para preparar un estado de flujo de efectivo tiene más sentido, dadas sus necesidades. Tenga en cuenta que el método que seleccione solo afectará la sección de actividades operativas de su estado de cuenta, ya que las secciones de actividades de inversión y financiación tendrán el mismo aspecto independientemente del método utilizado.

Cada método tiene sus ventajas y desventajas. El método indirecto es más común, por ejemplo, porque generalmente es más simple y requiere menos tiempo de realizar. Pero el método directo proporciona más detalles sobre la situación del efectivo de su empresa y, a su vez, más información potencialmente valiosa.

Pasos del método indirecto para preparar un estado de flujo de efectivo

El método indirecto se basa en la contabilidad de lo devengado, lo que significa que los ingresos y los gastos se cuentan cuando se incurre en ellos, no cuando el dinero realmente cambia de manos. La mayoría de las empresas utilizan la base devengado del método contable, que es en parte la razón por la que este método es tan popular.

Para la sección de actividades operativas del estado de flujo de efectivo, el método indirecto implica mostrar primero los ingresos netos de la empresa (que deben encontrarse fácilmente en el estado de resultados de la empresa). A continuación, muestra los ajustes de entrada o salida que no sean de efectivo y que deban realizarse para calcular el flujo de efectivo total de las actividades operativas. Los ajustes comunes, por ejemplo, incluyen:

• Depreciación (que debe agregarse nuevamente al ingreso neto porque no cuenta como flujo de efectivo)
• Cuentas por pagar
• Cuentas por cobrar
• Gastos de inventario (que se deben restar de los ingresos netos porque se consideran una salida de efectivo)
• Cambios de capital de trabajo

Pasos del método directo para preparar un estado de flujo de efectivo

El método directo se basa en la contabilidad de caja, lo que significa que los ingresos y los gastos se cuentan cuando se realizan los cobros y pagos en efectivo durante el período del informe.

El método directo generalmente requiere más tiempo y procesamiento de números porque está restando las salidas de efectivo reales de las entradas en lugar de simplemente ajustar los ingresos netos. Las líneas de pedido habituales que utilizan el método directo incluyen:

• Recibos de clientes
• Pagos a proveedores
• Pagos a empleados
• Intereses y dividendos recibidos
• Pagos del impuesto sobre la renta

Si bien dividir cada tipo de recibo o pago en efectivo lleva tiempo, este método ofrece más detalles y visibilidad de las finanzas de su empresa. Por ejemplo, puede mostrar cuánto efectivo se gastó durante el período del informe en la nómina o mercadería de los empleados, o el valor en dólares exacto de las ventas de los clientes, en lugar de tener esas fuentes de flujo de efectivo individuales agrupadas en "ingresos netos".

Dicho esto, existen complejidades potenciales adicionales para elegir el método directo para preparar estados de flujo de efectivo. Por un lado, dado que la mayoría de las empresas utilizan la contabilidad de acumulación (o devengo), el método indirecto encaja de forma más natural con sus prácticas contables actuales. Además, el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) requiere que las empresas que utilizan el método directo también proporcionen una “conciliación” que muestre cómo se ajustarían sus ingresos netos al efectivo neto (esencialmente utilizando el método indirecto) en un programa separado.

Sin embargo, la mayoría de las entidades que establecen estándares de contabilidad (incluido FASB) prefieren el método directo debido al mayor nivel de conocimiento que proporciona. Si elige seguir la ruta del método directo, querrá comenzar a rastrear regularmente sus entradas y salidas de efectivo de la manera en que lo informará, de modo que la elaboración del estado de flujo de efectivo no sea una carga demasiado pesada. .

Puede usar software de contabilidad como Intuit QuickBooks, Zoho o FreshBooks para controlar su flujo de efectivo y ensamblar más fácilmente el estado de flujo de efectivo.

Cómo utilizar su estado de flujo de caja

Entonces, ahora que sabe cómo hacer un estado de flujo de efectivo, ¿cómo puede aprovechar al máximo el estado de cuenta una vez que está terminado?

Puede usarse de múltiples formas y presentarse a diferentes tipos de partes interesadas. Por ejemplo, debe utilizar su estado de flujo de efectivo internamente para comprender mejor cómo y cuándo su empresa genera y gasta efectivo. A su vez, puede ser invaluable para tomar decisiones presupuestarias y predecir su situación de efectivo en el futuro.

También puede dárselo a los acreedores que buscan evaluar el capital de trabajo, la liquidez y la salud financiera general de su empresa al momento de determinar si proporcionar financiamiento y cuánto. Y puede dárselo a inversores actuales y potenciales que deseen evaluar el bienestar financiero de su empresa y determinar su valor como inversión.

A medida que busca hacer crecer y evolucionar su empresa, aprender a preparar estados de flujo de efectivo puede ser una excelente manera de ayudarse a sí mismo y a otras partes interesadas a evaluar cómo se está desempeñando su negocio desde una perspectiva de efectivo y, en última instancia, tomar mejores decisiones comerciales.